基于BPM的教務管理系統流程優化

王涵一

(首鋼工學院 教務處，北京 100144)

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基于BPM的教務管理系統流程優化

王涵一

(首鋼工學院 教務處，北京 100144)

近年來，隨著各院校MOOC教學平臺的建設，混合式教學的深入推進，以及辦學方式多樣化的開展，教務管理工作難度和復雜性增加。為改善教務系統的數據利用效率，簡化教學管理流程，本研究提出采用BPM優化教務管理信息系統中的業務流程。新的流程使信息傳遞和數據同步，消除組織壁壘、各職能部門信息溝通不暢、效率低下的現狀。并且定義了跨職能業務活動，用業務流程管理來明確教務管理信息系統中各角色的職責，從而優化各職能部門之間的信息交互，提高教務管理效率。

互管理信息系統；業務流程管理；教務管理

近年來隨著各院校的MOOC教學平臺展開和混合式教學深入推進，以及辦學方式多樣化，使得教務管理工作難度和復雜性增加。教務管理工作是各類院校辦學質量的直接體現，過去復雜、繁瑣的教務管理方式，越來越跟不上現代教育管理發展的步伐。有些高校在應用教務管理系統后，并沒有對傳統的管理流程做出相對應的整合與優化，沒有設計出新的適合學校辦學特點的教務管理運行方案。各類信息數據雖然都錄入了教務管理系統，管理流程卻仍然遵循之前的套路，沒有使教務系統發揮統計、分析以及決策的功能，使得系統成為一個巨大的教務信息數據庫，因而也沒有通過信息化的應用推動學校教務管理工作的持續發展。

教務管理信息系統的設計堅持教務管理信息化建設與企業辦學和職業教育相結合、堅持業務流程再造和規章制度完善相結合、堅持管理育人和服務育人相結合的原則，逐步實現教務管理全功能的信息化應用，再造業務流程，健全規章制度。信息化的教務管理將以其特有的科學性、規范性、靈活性，有效地支持了高職教育教學改革，提高了教務管理的質量和效率。

一、BPM業務流程管理

信息技術帶來了流程管理，同時信息技術為流程管理的實現提供了有利工具，流程管理的開展必須利用信息技術。同樣流程管理對企業信息化方案的實施具有很強的指導意義和支持作用，企業信息化離不開流程管理的指導。

業務流程管理定義為跨職能業務活動的設計、執行和優化，這些業務活動由人員、流程和功能組成，它是一套以流程為核心的管理體系，密切關注流程是否增值并對流程的整個生命周期進行有效管理。業務管理流程是從工作流管理拓展而成的一個新的研究領域，是自本世紀初以來企業信息技術應用(信息化)背景上最重要和活躍的概念之一。業務流程管理它以流程為中心，突出地將流程管理提升到比信息管理更高的層次上。目前企業信息化建設過程中出現的種種問題，如組織壁壘、信息孤島、市場響應緩慢、非增值活動時間過長等最終需要通過高效的流程管理才能解決。業務流程管理通過使用若干新方法、技術和工作流軟件來對涉及到的人、組織、企業應用、業務對象和其它信息資源的企業實際運作流程的設計、執行、控制、分析等諸多環節進行全面的支持和管理。

二、教務管理信息系統流程的優化

(一)傳統教務管理信息系統流程的特點

1.流程分散

傳統的教務管理是根據各部門以及人員的職能不同，將學院的各項工作進行分配。每個部門都有自己的職責，從而形成職能型的組織結構。因為手工操作效率低、容易出錯、教務信息不共享等因素，容易將一件性質單一、任務簡單的工作變得拖沓、繁瑣，甚至會出現無人問津的狀況。各職能部門之間互相依賴，各自只處理自己的問題，當其中某一個環節出現問題，或者存在一些責任人模糊的任務時，會出現部門之間互相“踢皮球”的現象，使得等待處理的時間變長，工作不容易開展。

2.資源沖突

由于信息不共享，導致資源的可用性不透明。例如，一個老師上課需要調整教室，必須通過系部審核課表，然后提交教務處來審核要調整的新教室是否被其他教學活動或是臨時會議占用，才能調整教室。究其原因，雖然課表的教室安排每個部門都可以查詢，但是每個部門的臨時活動信息大家不共享，為避免資源沖突，要統一經部門提交教務處辦理，整個過程非常繁瑣。

3.基層被動

由于教學信息需要一層一層的口頭傳達，隨后再逐層反饋上去，傳遞效率緩慢、模式單一不靈活，使得教學的基層單位一直是處于被動接受任務的狀況，各院系教學管理人員工作積極性自然就低下。再加上擴招，學院學生總體人數的增加，工作中的新問題層出不窮，內部協調等需解決的問題也日益增加。一些邊緣性的或交叉性的是問題管理人員往往會相互推諉。

(二)教務管理信息系統流程的優化

仔細分析上述的3種問題，可以發現造成傳統教務管理弊端的根本原因是信息難共享，易造成資源沖突，歷史數據雖有備案，但是難以提取進行多角度分析，因此要重復收集數據。而教務管理工作恰恰是以教務管理信息為根本的，信息的準確傳達、及時處理、快速反饋等，每一個步驟都環環相扣。信息化的教務管理平臺的建立是學院教務工作改革的關鍵所在，它為教務改革保障信息的及時性、準確性和全面性，消除了組織壁壘、各職能部門信息溝通不暢、效率低下的現狀。使用教務管理信息系統，可以幫助教務管理人員擺脫復雜重復的事務性工作，讓他們可以有時間和精力，去進行一些探索性研究，學習新的管理技能。這樣不僅解決了他們工作積極性低下的問題，也提高了整體處理事務的效率和準確度。

在運用教務系統解決技術問題的基礎上，還需要對傳統的教務管理流程進行優化。教務管理工作的根本是為在校學生學習成長而服務的，學生從入校開始，首先將獲得在校學籍，然后根據自身選擇的專業進入專業課學習，在每個學期結束后進入考試考核環節，考試結束后由教師和教務管理人員進行成績批閱和錄入管理工作。根據學籍管理條例，對學生進行相應的學籍處理，考試成績通過的學生，可以繼續進行下一學期的正常學習。對于考試成績不合格的學生，在新學期開始前則進行相應的補考。最后如果學生在規定的學習年限中修讀滿該專業所制定的最低學分，則順利的進入畢業環節。這一核心流程將學生的所有在校期間的學習環節都串聯起來，保障了學生正常的學習和成長。

在整體的教務管理流程中，網上選課需要在短時間內更新開設課程的選課狀況，保證教育資源被充分利用，保障學生都按照自己的興趣選到最合適的課程；課表的編排管理和學生的學籍管理涉及到創建信息類數據最多，需要及時對學生的課表和學籍進行創建更新。而考試事務管理和學生成績管理則涉及到眾多的教學資源，需要不同的業務信息類數據來支持。因此優化這幾個業務系統的流程，能改善教務信息管理系統的整體運行效果。

通過對以往教務管理工作的流程進行分析，對效率低下的環節進行診斷，從而得出了教務管理流程的優化策略：本著去繁為簡的原則，將涉及多部門合作而責任分工不明確的問題責任到人，分工明確，將流程自動化，減少流程停滯的周期。采用BPM管理理念，對教務管理信息系統中核心的網上選課、課表編排、學籍管理、學生成績、和考試事務子系統，進行流程的挖掘和分析，將以往工作中的復雜環節和瓶頸一一優化，從而提高學校整體的教務管理水平，更好的服務于教師和學生。

傳統的教務管理，最大的問題是資源上人和物的分開管理，舉例來說，在場地資源方面，為防止各部門有沖突，因此場地資源由教務處統一管理協調；而學生和教師方面，由于信息多，傳統的教務管理方式教務處很難統一管理，因而分系部管理，如此的管理方式使得在安排任務時不同部門間要不斷核實并反復調整數據。在應用教務管理信息系統后，各部門數據共享，資源沖突自動檢測，因此資源可以由教務處進行統一管理，系部輔助管理。

三、課表編排流程的優化

編排學期課表，由于涉及到的教師、學生范圍太廣，系統排課很難滿足到所有教師的需求。例如，有些授課教師由于身體或者家庭等原因，不能安排合適的開課時間，導致學生每天課時安排不均勻，上課效果不佳等。這些問題，在傳統的教務管理中，由于信息不共享，工作分散，資源沖突難以檢測，因此只得集中管理。所有問題都集中到排課人員一個人身上，工作相當難做，工作本身任務繁重，保證資源不沖突已屬不易，如果要優化排課更是難上加難。

圖1 優化前的課表編排流程圖

在實施教務管理信息系統后，系統可以自動的檢查沖突，并且所有的用戶均可查詢教學資源的使用情況。在此基礎上合理利用資源，對流程進行再次優化。首先對課程進行分類，所有的公共必修課、全校性公共選修課由教務處管理人員統一編排，例如：高等代數、思修、英語、計算機基礎、體育等。其次，各系部單獨為本系學生開設的專業課程由系部自行安排，系部的最終排課結果報教務處統一備案,如圖2所示。

圖2 優化后的課表編排流程圖

改造后的流程圖首先減少了數據在不同部門之間的中轉，各系部可以更直接的根據本系的教師和學生的要求，靈活的按需排課，降低了排課工作完全集中在教務處排課人員身上的風險，大大的減輕教務處排課人員的工作壓力。減少數據在教務處、系部和教師之間中轉的次數，提高辦事效率。

其次，排課任務分散。傳統的由教務處統一編排全院課表的工作，在流程改造后分散給了各系，使專業課的編排更加靈活，可以更好的適應系部師生的需求，提升系部的管理能力，優化系部的教學資源。

最終，減輕教務人員工作壓力，教務處管理人員有了更多的時間來探索新的教學方法，研究新的教學理念，了解新的教務辦公工具，學習新的技術和技能，更好更多地開展工作。

四、學籍管理流程的優化

圖3 優化前的學籍管理流程圖

學生學籍信息包含了學生從新生錄取到畢業過程中，在校期間大量的數據處理，學籍就是學生的一個身份，是在校學生的一個重要憑證。學籍管理是教務管理中的一項非常重要和復雜的工作。傳統的通過人工錄入來處理學籍信息是一件非常費時費力的工作，出錯率還很高。學籍信息不對，可能會對學生的學習、畢業、就業造成不好的影響，浪費大量的教學資源。

改造前的學籍管理流程圖如圖3所示，由于數據量巨大，很難由教務處統一管理。但是如果將學生學籍管理的權限下放到各系，而教務處只負責整體學籍的核對和備案，這樣的管理方式非常不嚴謹，學籍管理的主動權在系部，教務處在管理上非常被動。

例如，傳統的學籍管理，教務處很難手工篩選出全校學生中，學分未達標的學生，因此，退學或是降級的異動申請是由班主任與系部教秘統計出學生學分后，確定未達標學生，再督促學生填寫學籍異動申請，最后教務處備案辦理手續。在這種流程下，或由于疏漏，或由于系部教師通融，教務處難以監測，導致會有漏網之魚，工作反復。

這種問題的產生是由于教務處雖然掌握大量數據，但是難以及時分析統計，數據自底向上傳遞，一方面不能夠及時監控，辦事效率低，另一方面不能保證系部提供數據的客觀準確性，容易對學院和學生造成不好的影響；教務處方面，傳統的手工錄入數據容易出現格式內容不規范，對后續管理造成障礙；學生方面，學生不會主動申請異動降級或退學，系部教務管理人員壓力大。

教務管理信息系統可以大大減輕學籍管理人員的工作量，使學籍管理人員從繁重的事務工作中解脫出來，更好推動學籍管理。有了教務管理信息系統后，利用信息技術，可以進行流程優化，數據自頂向下流動，新的流程將克服舊流程存在的問題。新的流程除了保留之前自主申請學籍異動的途徑外，還增辟了學校勸退以及留級的業務流程。由于教務系統各子模塊的數據是互通的，通過成績系統可以準確迅速篩選出符合異動條件的學生名單，隨后這些學生由系部教秘在網上審核確認，辦理異動手續，最后由教務處存檔，并在學籍管理子系統中修改異動學生學籍狀態。新流程的出現，使平時學習不努力的學生有了危機感，從客觀上督促了學生的學習。優化后的學籍管理流程圖如圖4所示。

圖4 優化后的學籍管理流程圖

五、學生成績管理流程的優化

學生成績管理教學管理工作中的常規性工作。學生的各科成績反映出學生是否掌握了相應的專業知識和技能，是學院對學生各類獎學金評優的重要因素。在學分制大力推行的現代教學管理過程中，成績管理變得更加復雜，學生成績必須達標，滿足學院規定的最低學分，才能正常畢業。

傳統的成績管理有三大缺陷。第一，關于成績的存檔和提取，是由教師提交成績到開課系部，收齊之后統一再提交到教務處，教務處審核通過，蓋上公章再存檔備案。如果某學生畢業找工作時想打印自己的各科成績單，就必須先到各系部申請打印，加蓋系公章后再到教務處審核蓋章，整個流程涉及人員較多。第二，在傳統的管理模式下，教務處和院系對成績都有改寫的權限，成績管理有很大的安全隱患。第三，傳統的成績管理很難對學生進行督促，由于一些落后的學生對自己的學分不太關心，導致到了快畢業時，經系部在學分審核后才發現學生離畢業學分差了很多，最后時間緊急，有些課也來不及重修，因此結業。優化前的流程圖如圖5所示。

圖5 優化前的學生成績管理流程圖

在應用教務管理信息系統后，上述3個問題有了明顯的改善。

首先，由教務處統一管理學生成績，學生要打印成績單，也直接登陸教務系統打印，生成的成績單有水印防偽標志，打印后直接拿到教務處蓋章，充分發揮教務信息系統的管理優勢，方便了師生，提高服務質量。

第二，為了避免成績錄入以及存檔中的安全隱患，教務管理信息系統應用后，要求教師通過自己的賬號直接將成績提交成績庫，由教務處直接管理，任何人想修改成績，都要向教務管理員提交申請，經批準后才可有教務管理員修改，并且所有成績的錄入與修改均會生成系統日志，隨時可以監督檢查，保證了數據的安全性。

第三，對于學生的成績監控，系統中增加了一項學分預警機制來監控學生學分情況，當學生未通過學分累計達到一定百分比時，系統會將部分學生篩選出來，由系部通知班主任和學生。每個學期都有過程反饋，讓班主任可以及時關注落后生。圖6為改造后的學生成績管理流程圖。

圖6 優化后的學生成績管理流程圖

總之，改造后的系統的特點是首先教務處統一控制管理成績，使成績的管理更規范，更專業。學生找工作、出國留學、考研需要成績單時，去教務處申請、打印、蓋章。對學生成績的修改權限統一交由教務處集中管理，保證了學生成績的客觀準確性。其次，學生成績系統增加了學分預警機制，在學分不夠前，提前通知到學生，對學生起到監督作用，使不合格的學生有了危機意識，能夠最大程度的避免結業現象。

六、考試事務流程的優化

考試是檢驗教師教學效果和學生學習成果的重要途徑。教務處負責學校所有的考試事務安排，包括學期初的補考、期中考試、期末考試、畢業前的大補考、自主招生考試、以及教育部和市教務組織的英語等級考試等工作。當前學?？紕展芾碛梢蝗素撠煟紕杖藛T根據教學進度計劃安排考試時間，要考慮考生參加考試的時間是否與上課時間或是其他教學環節沖突；編排考場要考慮到一個教室在同一時段內是否與上課地點或其他臨時活動沖突；監考教師在該時間段內是否有教學活動等眾多因素，為了保證考試工作不出錯就要投入很多的精力，排考優化更是無從談起。這種傳統的排考方式，資源沖突無法檢測，出錯率很高，排考工作也很難分工，因此在排考完畢后要進行多方核對。改造前的流程如圖7所示。

圖7 優化前的考試事務流程圖

教務管理信息系采取相關沖突校驗措施，可以智能的進行沖突檢測，保證學生、教師的時間是可以利用的，并且考試場地是空閑的。系統的應用很大程度上減輕了考務人員的壓力，在此基礎上將考務管理與教務管理信息系統相結合，重新優化考試事務的工作流程，避免出現水桶效應，使所有的工作嚴重依賴于考務人員。

各系人員非常了解本系開設的課程和教學工作，之前由于不能準確掌握資源信息，所以沒有參與到排考工作中，現在教務管理信息系統解決了這一問題，信息共享后，可將一些各系的專業課交由系部教秘自行安排考試，然后統一在教務管理系統上記錄。這樣，不僅減輕了教務處考務人員的任務量，而且考試安排靈活，系部也不必受教務處安排的牽制，考試安排可以更多的考慮本系師生的需求。

在運用信息系統后，由于工作的分流，考務人員的工作量降低，因此可以進一步考慮排考優化的問題。盡量不使學生在一天內參加多門課程的考試，是學生能合理安排時間復習，降低了學生備考的壓力；盡量安排學校所有的教師都參加監考工作，平均的分配監考任務；盡量安排教師在合適的時間段參加監考，比如某場考試的監考盡量安排當天有課的教師監考，教師下課后參加一場監考，避免有些教師只為一場監考而專門來一趟學校。經過優化改造后的考試事務流程圖如圖8 所示。

圖8 優化后的考試事務流程圖

改造后的流程精簡了考務流程，提高了考務人員的工作效率；同時由于減少了信息中轉的次數，從而大大地降低了出錯率。

其次降低了排考風險，將考試拆成兩個組成部分，其中一個部門出現問題時，另外一個部門還可以繼續開展工作，降低了全局的風險。減輕考務人員壓力，將考務工作分配給各系，考務人員不僅不再是工作的瓶頸，還可以進行一些創新工作的研究，提高考務工作的產出。

由系部教秘安排的考試，上報到教務處后，考務人員可以及時監控系部出現的問題，審核通過后才能正式發布。

七、結論

對學院的教務管理業務流程進行改造，并且制定相應的《教務運行管理辦法》，保證系統上線后，教務管理工作的運行。通過教務系統的應用，將重復的事務性工作，分散到各個系部，通過權力下放使管理工作責任到人；相應的，將涉及到全校資源協調的關鍵性工作，集中在教務處，使教務管理人員的工作重點放在統一調度以及系部工作的審核、監督方面。

通過運用教務管理系統，不僅可以對教務數據的進行存儲、輸出，而且可以迅速地進行統計、分析，為下一步構建數據倉庫和輔助決策支持系統，促進教務管理水平進一步提升奠定基礎。

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(責任編輯：李瀟雨)

Process Optimization of Educational Administration System Based on BPM

WANG Han-yi

(Office of Teaching Affairs，Shougang Institute of Technology, Beijing 100144,China)

In recent years, with the construction of institutions MOOC teaching platform, the development of hybrid teaching, as well as school-running mode diversification, the difficulty and complexity of educational administration work has increasesed. In order to improve the utilization efficiency of data of educational administration system, simplifying the teaching management process, this research puts forward. a method of business processes management to manage the daily workflow of the education management. The new process makes message and data synchronizing, eliminats organizational barriers and poor communication within functional departments as well as the status quo of inefficiency. The paper defines a cross-functional business activities, and uses business process management to clarify Educational Management Information System responsibilities for each role, in order to optimize the information exchange between the various functional departments, improve the efficiency of educational administration.

management information systems；business process management；educational administration

2017-01-22

王涵一，女，首鋼工學院教務處高級工程師。

G40

A

1008-2603(2017)02-0134-07