檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題及對(duì)策

牛新羽

摘 要：所謂的檔案信息化，簡(jiǎn)而言之就是在檔案工作中合理地運(yùn)用信息技術(shù)，更好的配置資源，更好的開展管控工作，目的是為了為社會(huì)和廣大群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。作者具體的闡述了當(dāng)前時(shí)期我們國(guó)家的檔案信息化建設(shè)工作面對(duì)的不利現(xiàn)象，并且針對(duì)問題提出了幾點(diǎn)自身的看法。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；問題；對(duì)策

1 我國(guó)檔案信息化基本情況

在我們國(guó)家，經(jīng)過長(zhǎng)久的發(fā)展，目前檔案工作已經(jīng)能夠基本實(shí)現(xiàn)信息化了。

最近幾年，我們國(guó)家的檔案工作開展得非常不錯(cuò)，各個(gè)相關(guān)機(jī)構(gòu)不斷提升工作的信息化程度，管理工作開始出現(xiàn)質(zhì)的革新，此時(shí)檔案機(jī)構(gòu)之間開始共同分析資源，共同交流信息，此時(shí)的檔案工作開始朝著開放性方向發(fā)展。而且它的服務(wù)客體也發(fā)生了變化，之前的時(shí)候僅僅的為國(guó)家機(jī)構(gòu)服務(wù)，目前已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闉閺V大群眾工作了。具體來(lái)說(shuō)，作為普通群眾，我們可以借助遠(yuǎn)程信息，分析檔案信息，像是養(yǎng)老金等等，這在過去顯然是不能的，目前我們真真切切的感受到了它帶來(lái)的方便。不過，信息化工程是一個(gè)非常繁瑣的工程，而且需要的時(shí)間非常久，所以，作為公民我們有義務(wù)共同推進(jìn)它的發(fā)展。

2 信息化進(jìn)程中存在的弊端

2.1 沒有優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)

檔案的信息化建設(shè)工作并不是一件非常簡(jiǎn)單的工作，要想將其開展好，就需要有一個(gè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)來(lái)操作，具體來(lái)講就是需要打造一個(gè)高素養(yǎng)高能力的工作組織。作為工作者，不但要懂得基本的管理知識(shí)，還要了解信息技術(shù)。假如專家和工作人員在認(rèn)知水平上不一致的話，那么就會(huì)導(dǎo)致很多問題出現(xiàn)，進(jìn)而影響工作效率。

要想開展好信息化建設(shè)工作，當(dāng)務(wù)之急要做的就是轉(zhuǎn)變思想，提升自身的創(chuàng)新能力。當(dāng)前的實(shí)際情況是，很多的工作人員過于守舊，還是喜歡依靠過去的模式開展工作，無(wú)法從內(nèi)心之中接受信息化，更別提創(chuàng)新了，還有更甚的竟然存在抵觸的心理。很顯然就算存在了網(wǎng)絡(luò)，配置了相關(guān)設(shè)備的話，也無(wú)法發(fā)揮它們的存在意義和價(jià)值，大多數(shù)都被閑置了，最終導(dǎo)致了資源的不合理利用，導(dǎo)致信息化工作無(wú)法正常開展。

2.2 欠缺資金

要想做好信息化創(chuàng)建工作，必然少不了資金的支持。比對(duì)于別的工作來(lái)講，該項(xiàng)工作不太受人們的關(guān)注，因此投入的資金相對(duì)要少很多，其實(shí)這主要是和該項(xiàng)工作本身的特性有關(guān)。除此之外，如果工作者不具有創(chuàng)新意識(shí)的話，不去積極爭(zhēng)取資金，有的甚至錯(cuò)誤的認(rèn)為資金有無(wú)都是一樣，那么我們很顯然就不會(huì)獲取足夠的資金，無(wú)法正常開展創(chuàng)建工作了。

2.3 沒有合理的開發(fā)

當(dāng)前的檔案管理工作規(guī)定我們必須保證所有的流程都合乎規(guī)定。不過實(shí)際情形是許多的工作者在運(yùn)用信息體系的時(shí)候，沒有合理的開發(fā)它的功效，僅僅的將其用在儲(chǔ)存信息了，沒有意識(shí)到它的強(qiáng)大之處。

2.4 沒有從大層面上做好規(guī)劃工作

目前該工作還沒有形成體系化，各個(gè)機(jī)構(gòu)只做自己的工作，缺少交流。

3 加快實(shí)施檔案信息化的措施

3.1 打造優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)

任何工作的開展都離不開人類，尤其是檔案信息化工作，更是需要有一批綜合素養(yǎng)極強(qiáng)的工作者來(lái)開展。所以，當(dāng)務(wù)之急是要培養(yǎng)一批優(yōu)秀的人才，確保他們能夠既懂得基本的管理知識(shí)，又能夠很好的操控信息系統(tǒng)，只有這樣才能夠保證工作開展順暢。

3.2 做好產(chǎn)業(yè)化創(chuàng)新工作

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們生活水平的提升，加速了市場(chǎng)對(duì)信息的需求。積極開展信息產(chǎn)業(yè)化創(chuàng)新工作，能夠幫助我們獲取足夠的資金，而且還能夠增加檔案本身的價(jià)值。具體來(lái)講創(chuàng)新方法有六個(gè)。第一，建立收費(fèi)系統(tǒng)，也就是要想使用信息的話就要繳納費(fèi)用，像是最常見的學(xué)歷驗(yàn)證。第二，結(jié)合所在區(qū)域的具體情況，吸引資源，積極開發(fā)，共享產(chǎn)權(quán)和利益。第三，舉辦展覽，不但能夠取得社會(huì)效益，更能夠獲取資金，像是實(shí)物檔案等。第四，為個(gè)別群體開展新型服務(wù)。第五，在國(guó)際之間開展檔案文化交流。最后，借助高科技制作方針檔案。

3.3 利用“需求驅(qū)動(dòng)”總體規(guī)劃

實(shí)施檔案信息化，不能單純從IT領(lǐng)域技術(shù)上努力以求達(dá)到目的，關(guān)鍵是要制定相應(yīng)的信息化規(guī)劃。需求驅(qū)動(dòng)是檔案信息化應(yīng)該遵循的重要原則，它是從利用者需求的角度，從電子檔案的形成和管理開始，依據(jù)使用人的需求，明確信息化的具體要素，也就是說(shuō)按需而定，只有在這種發(fā)展模式下，信息化才可以獲取相應(yīng)的發(fā)展條件。例如，在自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，文檔一體化會(huì)變得急需；有了先進(jìn)的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)，人們對(duì)信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)會(huì)變得比較急需；在實(shí)現(xiàn)檔案目錄使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)檢索的條件下，人們會(huì)提出全文檢索的需求；為了保護(hù)珍貴的歷史檔案（實(shí)物原件）及其信息，又會(huì)想到將其數(shù)字化；隨著政府職能轉(zhuǎn)變，管理工作日益走向科學(xué)化、規(guī)范化和高效化，檔案信息輔助決策功能的發(fā)揮也將日益重要，不同檔案管理部門只能根據(jù)現(xiàn)實(shí)用戶需求來(lái)確定階段性的建設(shè)目標(biāo)，逐步開展信息化工作，并逐步完善系統(tǒng)。

3.4 做好資源利用工作

檔案存在的最大價(jià)值就是服務(wù)社會(huì)，因此只有合理的利用才能夠體現(xiàn)出它的存在。有其是當(dāng)前社會(huì)，對(duì)于檔案信息的需求更加明顯，所以只有積極開發(fā)使用檔案信息，才能夠更好的為社會(huì)服務(wù)。一是不斷完善信息結(jié)構(gòu)，建立完善的信息保障系統(tǒng)。積極更新當(dāng)前的檔案利用方法，做好檢索體系的創(chuàng)建工作。要敢于面對(duì)現(xiàn)實(shí)，不斷創(chuàng)新，使得資源利用的范圍不斷加寬。同時(shí)還要做好如下四點(diǎn)內(nèi)容：在做好為原有團(tuán)體服務(wù)的前提之下，認(rèn)真分析廣大群眾的需求，更好的為他們服務(wù)；增加檔案機(jī)構(gòu)和社會(huì)的聯(lián)系，有目的地開發(fā)資源；不斷開發(fā)機(jī)構(gòu)的社會(huì)功能。四是靈活多樣，廣泛求實(shí)，積極開展宣傳活動(dòng)，爭(zhēng)取為信息化建設(shè)打造較好的社會(huì)氛圍。作為檔案機(jī)構(gòu)在做好相關(guān)法規(guī)普及的前提之下，還要在社會(huì)之中廣泛宣傳檔案信息。同時(shí)還要不斷完善法規(guī)，增加使用范圍，創(chuàng)造良好環(huán)境。

3.5 結(jié)合國(guó)情開展特色信息化工作

任何事情都不是短期之內(nèi)就可以完成的，檔案的信息化工作也是如此，它是一個(gè)不斷進(jìn)步的過程，不可能在短時(shí)間達(dá)到我們想要的某種效果，因此我們就要制定滾動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略。一是信息不斷發(fā)展，此時(shí)我們要積極發(fā)展管理系統(tǒng)，不應(yīng)該過分的看重設(shè)備更新，而應(yīng)該從思想上創(chuàng)新。二是數(shù)字檔案信息的積累應(yīng)該是一個(gè)無(wú)止境的過程，其掌握的資源越多，服務(wù)面就越廣，其潛力才能夠被更好的發(fā)揮，進(jìn)而才能夠展示出檔案工作的意義。所以，不管是何種形式的檔案工作，它的發(fā)展都是一個(gè)滾動(dòng)發(fā)展的過程。三是對(duì)數(shù)字檔案資源的共享和開發(fā)利用，從目錄檢索、全文檢索到社會(huì)化開發(fā)、知識(shí)化管理、輔助決策支持；從單份的檔案信息到基于對(duì)象管理的信息鏈接加工；從本單位共享、行業(yè)共享、區(qū)域共享到全國(guó)乃至全球共享，以及開發(fā)檔案信息資源等都是一個(gè)滾動(dòng)遞增與漸進(jìn)發(fā)展的過程。四是在自動(dòng)化辦公、信息化管理的基礎(chǔ)上，還將逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館和智能化控制的目標(biāo)。上述內(nèi)容均是以滾動(dòng)發(fā)展的模式存在的，借助這種模式我們可以獲知信息化的發(fā)展特征，進(jìn)而走出一條具有中國(guó)特色的檔案信息化之路。

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