淺談檔案管理中存在的問題及對策

譚國英

摘 要：隨著時代的發展，社會的進步，科學技術獲得了飛速的發展，計算機技術在很多領域都獲得了廣泛的應用，不僅提高了工作效率，還給人們的日常生活提供了很多方便。在檔案管理工作中，逐漸開展信息化建設，工作效率和質量顯著提升。然而，在當前的我國檔案管理工作中，還存在著一些問題，文章對此進行了深入細致的分析和探討，并提出了解決對策。希望通過文章的分析，可以為相關人士提供一定的參考和借鑒。

關鍵詞：檔案管理；信息化；問題；對策

作為記錄個人、企業和社會的發展歷程的重要的歷史性資料，檔案具有非常重要的作用。目前，檔案管理在信息化程度上明顯提高，管理更為規范，檔案管理工作取得很大的進展，為企業的發展提供了有力的支持。然而，在檔案管理工作中，還存在一些問題，如檔案管理手段不先進、管理人員隊伍變動大、在思想上沒有引起足夠的重視等，這些問題的存在都阻礙著檔案管理工作的發展。為了提升檔案管理的水平，必須規范操作流程，進一步完善檔案管理制度，緊跟時代的步伐。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 思想上不重視

在激烈的市場競爭中，企業往往將工作的重心放在了追求經濟利益上，管理者對于檔案管理工作重視程度不足，以經濟利益為先，并且認為檔案管理工作是無足輕重的。此外，管理者還片面地認為檔案管理同企業的經營發展是沒有聯系的，僅僅是檔案部門的職責。

因此，這就導致在檔案部門成立之后，在管理上不夠系統，資金支持較為欠缺，對于檔案管理工作重視程度不夠。檔案管理工作也局限于較為基礎性的工作，如檔案的記錄、收集以及裝訂等，工作內容簡單，缺乏深度。檔案管理硬件設施不完備，資金短缺，在管理人員上綜合素質不高。由于思想上沒有引起足夠的重視，導致檔案管理工作存在諸多問題。

1.2 檔案管理人員的隊伍不穩定

檔案管理工作對于管理人員的實踐經驗要求較高，需要具備專業的理論知識，專業性較強。目前，檔案管理人員變動較大，而且高素質的人才較為欠缺。當前，計算機技術的普遍應用，以及檔案管理信息化建設的加快，對于檔案管理人員的素質提出了更高的要求，不僅需要具備檔案管理知識，還要能熟練掌握計算機技能。而大部分檔案管理人員的專業素質較低，因此影響了檔案管理工作的質量。還有一部分檔案管理人員并非專職人員，因此有很大的流動性，影響檔案管理工作的有序進行。此外，檔案管理人員在工作中缺乏創新意識，主動性和積極性較欠缺，思想落后，這些都阻礙了檔案管理工作的順利進行。

1.3 檔案管理手段落后

目前，檔案信息化管理的概念已經被越來越多的人熟悉，雖然在工作中計算機技術得到了較為廣泛的應用，然而具體到檔案信息化管理，則仍然有很長的一段路要走，有很多的工作要做，目前檔案管理基本停留在人工處理、紙質辦公的模式。這就給后期的檔案查閱和使用工作帶來阻礙，甚至導致一些重要的文件丟失。雖然計算機設備也被應用到檔案管理部門中，然而信息化水平較低，僅用于信息的輸入和輸入。為了將檔案管理信息化切實落到實處，應更新和優化檔案管理的手段和方式，使計算機的作用能夠充分發揮出來。

1.4 檔案室硬件環境不佳

理論上講，檔案室的環境應該是良好的，而且管理上十分規范，然而實際情況卻并非如此。很多單位對其他硬件設施十分重視，不斷購進新設備，然而卻不愿意為檔案室購置新設備，導致檔案室的設備陳舊，甚至沒有專門用于存放檔案的檔案室。因此，不僅檔案管理不夠規范、不夠標準，檔案材料被蟲蛀和發霉的事件也是時有發生，威脅檔案資料的安全。

1.5 檔案管理工作信息化程度不高

當今社會已經步入信息化時代，在各個領域中計算機技術都獲得了較為廣泛的應用，尤其是在辦公自動化中，提高了工作的效率，使人們從繁瑣的工作中解脫出來。然而在檔案管理工作中，很多單位并沒有充分利用計算機技術，將它的優勢充分發揮出來。不僅造成了資源的浪費，而且降低了管理工作的效率。

2 提高檔案管理水平的對策

2.1 加強管理意識

一些領導認為經濟建設是發展的關鍵，而檔案管理工作重要性不大，這種觀點是錯誤而片面的，更加導致檔案管理工作經費不足、工作含糊的問題。因此，為改變這一現象，在實際工作中，應時刻地關注檔案工作的情況，注重合作與交流，認真分析工作中存在的不足和問題，并加以解決。要引起各級領導的關注、支持。同時，應根據相關的法律和法規，在經費預算計劃中，將檔案事業費納入其中，并逐年增加用于檔案工作的經費開支。采取有效措施提高檔案管理的信息化水平和工作效率，改善工作環境，配齊基礎設備，注重檔案管理人才隊伍的穩定性和人員的培養。

2.2 加大人才培養，優化整體素質

檔案管理工作既講求效率，又注重科學性，而在這其中人才發揮的作用無疑是非常巨大的，通過建立具備創新能力的檔案管理隊伍，不斷培養和引進學習能力卓越的人才。檔案管理信息化工作的發展，要求管理人員具有較強的業務能力，以及理論水平。因此，檔案管理部門應積極培養復合型人才，堅持以人為本，調動人員的積極性和創造性。

2.3 加強檔案管理的信息化建設

2.3.1 開展檔案信息化的宣傳工作

檔案管理工作目前還沒有被人們所熟知，很多人對檔案管理工作知之甚少，在社會上的影響力不足，在一定程度上阻礙了檔案配合工作的順利進行。因此，應進一步加強檔案知識的普及工作，做好宣傳，使群眾了解、認識檔案工作的重要意義，為檔案管理工作獲得更多的支持和配合，營造良好的環境。

2.3.2 完善檔案信息化管理行業標準

檔案的標準化建設，是提高檔案管理信息化建設水平的前提。而檔案信息化工作的基礎則是廣泛的合作和明確的分工。當今社會已經進入信息化時代，統一的標準規范，有助于促進網絡的溝通和信息的共享，因此應建立和完善檔案標準體系，從而在工作中不斷改進標準，優化標準，并不斷推動檔案管理現代化的步伐。

2.3.3 營造電子檔案網絡安全環境

檔案信息具有非常重要的意義，因此在信息的保密性和安全性方面，有著更高的要求。而信息技術的應用，則使得檔案信息可以更好地被收集，實現科學的管理，以及較高的利用效率。然而，計算機網絡環境在提高準確性和工作效率的同時，也存在一些不安全的因素，因此應建立安全的網絡環境，避免檔案系統受到病毒的侵害，加強軟件系統、硬件設備的防護措施。

3 結束語

綜上所述，我國檔案制度是一份真實的個人經歷的記錄，是對一個人品德和業務能力的真實表現，具有十分重要的意義。因此發展和完善我國檔案管理制度是十分必要的，作為檔案從業者應當正確看待前進中的困難，要有恒心、有毅力、有能力推動人事檔案工作得到更大發展，為今后培養和選拔人才提供堅實基礎。

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