政府檔案的利用現狀及提高利用水平的建議

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摘要：檔案是國家寶貴的財富，而政府是信息的最大擁有者，政府檔案有著顯著的原始記錄性，詳細記錄了與政府行政管理職能相關的信息，是當時、當地、當事人留下的未經任何改動的原始記錄，具有重要的憑證和參與價值。為此，本文強調了政府檔案的重要價值，分析了政府檔案的利用現狀，為提高政府檔案利用水平提出了具體建議，旨在促使檔案事業的全面發展。

關鍵詞：政府檔案；價值；利用

引言

政府檔案是社會實踐的可靠憑證和依據，也是各地開展學術研究、文化教育、經濟建設活動的依據。長期以來，我國檔案部門“重保密輕利用”，沒有切實發揮政府檔案的利用價值。隨著時代的的發展和政務公開的提速，我國對政府檔案的利用經歷了從封閉到逐漸開放的過程。如何改變政府檔案的利用率仍然偏低的現狀，是檔案館及其管理人員需要認真思考的問題。

一、政府檔案的重要價值

政府檔案具有高度的客觀性和真實性、權威性和可靠性，在資政決策、宣傳育人、傳承文化、服務于民等方面具有其他資料無法替代的重要價值。政府檔案是國家歷史的真實記錄，對特定時間、地點發生的特殊事件的記錄進行研究分析，就能夠推斷出一段時期內社會的發展規律、進程，為國家宏觀發展、地方經濟建設和文化教育活動提供有力參考；政府檔案是社會活動的客觀寫照，是令人信服的真憑實據，具有指導生產和實踐的實質作用，能夠幫助政府以史為鑒，制定正確的政策和措施，推動社會穩步發展；政府檔案是各行各業開展業務工作的查考憑據，通過政府檔案便可清晰了解政府決策規劃、事務處理的進度和結果，掌握政府執行公務、履行行政義務的完整情況，從而合理安排各項業務工作。

二、政府檔案的利用現狀

政府檔案類別廣泛，其中婚姻檔案、計生檔案、戶籍檔案、公證檔案、安置優撫檔案和機關文書檔案等的利用率較高，而科技檔案、聲像檔案及實物檔案等則少人問津，各類檔案的利用存在明顯的不平衡特性。整體來看，與民生相關的檔案利用率極高，其中以婚姻檔案利用最為突出，主要用于婚姻糾紛、房產過戶、辦理戶口遷移、財產分割、辦理貸款、處理債務案件、辦理準生證、辦理房產證等一系列手續；與企業相關檔案的利用率持續攀升，尤其是部分破產企業的職工需要辦理退休手續和繳納社會養老保險，有效保障了因個人檔案丟失而無法享受應有養老、醫療待遇的職工權益；政府文件政策、史料編纂等對檔案利用需求明顯增大，政府相關部門開展政治、經濟活動，社會組織、團體以及個人開展學術研究都需要把政府檔案作為重要參考。

三、提高政府檔案利用水平的建議

1.夯實管理基礎，推進檔案資源建設

各級檔案管理部門要正確認識政府檔案管理的重要性，確立以人為本的檔案服務理念，對轄內各區域檔案工作加強指導和監督，督促檔案館完善檔案管理制度，落實檔案管理規范，全面推進政府檔案資源建設，為做好政府檔案利用服務夯實管理基礎。檔案館庫管理是政府檔案服務工作的基礎，為進一步提高政府檔案服務水平，檔案館要拓寬信息收集渠道，在歸檔階段按照不同門類、不同收錄載體進行系統收集、排序、裝訂，還要在后期同步配置電子觸摸顯示屏、LED電子顯示屏、密集架、特藏檔案資料柜等現代科技設備，安裝氣體自動消防設施設備和報警系統，設置電子監控系統，為檔案使用提供更便利的服務，保障檔案館庫達到現代檔案管理建設的標準化、規范化和信息化要求。檔案館要采用靈活多樣的方式，變被動服務為主動服務，大力宣傳檔案利用服務，讓廣大群眾及時了解檔案資源利用服務的重要意義和最新動態，

2.引入信息技術，提高檔案管理實效

數字化是實現高效管理的有力手段，數字化管理是當下政府檔案管理的大勢所趨，綜合網絡技術、大數據、云計算等現代科技于一體的電子政務系統為政府檔案信息服務拓展了廣闊空間。為進一步發揮電子政務辦公系統的優勢，檔案館要注重以信息化技術引領檔案事業發展，以實際需求為導向，加大數字化設施投入，將傳統檔案利用服務方式與現代網絡檔案信息服務相結合，將部門館藏檔案全部進行數字化處理，建設數字檔案館。在做好新技術向檔案管理滲透的過程中，努力實現傳統和現代兩種服務方式的有機結合，促使兩者優勢互補，提高檔案管理實效。同時，還要加強政府檔案數據安全管理，數據庫服務器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，再利用光盤進行數據額外備份，切實保障政府檔案信息的安全。

3.遵循政務公開，打造便民利用體系

當前政府信息公開制度建設正在全面開展，檔案部門應加強與政府各職能部門的溝通和協作，加強對民生檔案的管理與利用，檔案館接收工作應遵循民生檔案優先的原則，設立“政府信息公開查詢中心”，為群眾提供便捷、高效的檔案服務。首先，各檔案部門要開拓“惠及民生”的新領域，重點加強勞動就業和社會保障檔案的規范管理，為勞動就業和全民創業的發展目標提供依據。其次，落實當地住房保障和房屋管理檔案工作的信息化建設工作，重視“智慧房管”檔案系統的建設和對大數據的開發運用。另外，創新檔案資源開發與利用的形式，讓更多人民群眾享受檔案事業發展所帶來的紅利。例如，利用互聯網社交平臺定期推送檔案信息，出版地方政府檔案選編，舉辦以檔案為主題的展覽活動，讓政府檔案信息宣傳走進社區和農村，規范農村土地確權登記頒證建檔等，全方位地為廣大群眾和社會團體提供政府檔案服務，提高政府檔案利用的廣度與效率。

4.簡化工作流程，提高檔案服務水平

政府檔案部門要理順機構職能，簡化工作流程，對檔案利用相關事項及政府信息公開工作的具體實施、組織、協調進行規范，對檔案利用的具體內容、時間、程序、標準、要求等作出明確規定。要加強對檔案工作人員的業務培訓，及時、規范地完成政府檔案利用的申請受理、統計、上傳和上報等工作，與公文印發、確定公文屬性和備案發布等后續工作實現“無縫對接”，確保檔案利用工作整體順暢有序。檔案管理人員要主動適應新形勢下政府面臨的新任務和新要求，著力檔案資源建設，延伸檔案工作觸角，加強對政府檔案資源的整合工作，將涉及社會事務、公共服務、民生服務等的檔案資料列入整合重點，重視民生檔案的形成、整理、保管、借閱、利用情況，并將這類與民生相關的資料納入政府公開信息范疇，使得檔案服務更貼近民生，不斷提升政府檔案服務的價值。

結語

政府檔案事關城市建設、社會經濟發展，而且與廣大群眾息息相關，是解決群眾養老、醫療、就業等民生問題的重要依據。為深入貫徹《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，政府檔案管理部門要積極踐行國家檔案事業發展理念，全面創新檔案服務形式，強化檔案服務功能，完善檔案服務措施，采取多種形式為廣大群眾提供最優質的服務，切實提高政府檔案利用水平。

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（作者單位：阿爾山市林海街辦事處，內蒙古 阿爾山 137800）