知識管理理念下高校檔案信息服務創新研究

（黃岡職業技術學院，湖北 黃岡 438000）

摘要：隨著我國新課改內容的不斷落實，這使得現階段我國的高校檔案管理更趨向于科學化、合理化，但是，在實踐發展的過程中仍舊存在諸多的問題亟待解決，筆者基于這一情況，對處于知識管理背景下的高校檔案管理方式進行了切實的分析和研究，而后提出了切實的高校信息創新管理措施，以下為詳述。

關鍵詞：知識管理理念；高校檔案；信息服務；創新研究

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）21-0029-02

現階段我國各高校在檔案管理的過程中，都會不斷地更新管理方式，一般情況下，檔案的管理內容包括：圖片信息、視頻影像信息、文字信息以及圖表信息等資料。高校在對學校進行管理的過程中，越發地關注到檔案管理工作以及經營的重要性，檔案管理與經營是高校的基礎管理內容，將高校檔案管理落實到實踐過程中，可以使學校管理效率得到很大程度的發揮，還會對學校的發展和進步起到重要的促進作用。所以，要想發揮高校管理模式的優勢，就要將高校檔案的管理內容落實到實踐中，這樣才能科學、合理地完成檔案管理工作，而且也能對學校日后的各類檔案應用工作提供準確的資料參考。那么高校在檔案管理的過程中究竟怎樣才能將知識信息時代的要求落實到實踐中，并促進高校檔案管理工作的效率呢？筆者針對這一問題首先概述了檔案知識管理的含義，而后提出了提升檔案管理工作效率的切實建議。

一、對于知識管理理念下的檔案管理的含義概述

1.關于知識管理的闡述。知識管理的相關理念最早可追溯到20世紀80年代，它提出了新型的管理方式以及戰略性的人力資源管理的理念，而且在這一理念問世后，很多的專業學者以及企業的領導者都認同這一管理方式。知識管理與一般的管理內容不同，將它落實的過程中，更多的是以知識的管理模式為基礎實施管理的，在應用知識和組織知識信息的過程中更加強調創造性的思維，由此可見，這樣的管理更具策略性和科學性。[1]

2.對于檔案知識管理的含義分析。現階段，高校在進行檔案管理的過程中，更多的是將管理活動以及經營理念落實到實踐過程中，并且已經逐漸地更新了舊式的管理模式。而在舊時的檔案管理過程中，更多的是將檔案管理重心落實到知識系統的構建上，逐漸的落實服務內容并架構起服務體系。所以，現階段檔案管理的過程中，要加強檔案管理人員的管理力度，在管理重點轉向檔案知識管理過程中，逐漸建設一個系統的檔案知識庫，最終將傳統的管理模式過渡到知識的管理層面中。[2]

二、對于高校檔案知識管理創新研究的具體建議

（一）檔案流程的策略管理建議

在當前知識管理理念下進行高校檔案管理的過程中，要想將知識的管理模式有效地融入，就要逐漸地將現階段的管理模式更新，并在檔案管理的過程中注重檔案知識管理的導向性，注重檔案管理工作人員的知識管理效率，在這一管理基礎上，逐步完成檔案管理制度的更新和調整，最終將檔案內容的收集和管理科學化和細致化。在檔案管理的過程中，很多高校檔案管理員不僅僅要注重檔案文件的搜集，還要逐漸地轉移管理重心，將舊時的管理模式轉移到知識管理的模式，豐富學校學生以及教師的檔案管理內容。另外，在進行高校檔案管理時，還要將檔案的文件信息明確并熟練的掌握，而后再由檔案的使用者將其反饋落實，力求將檔案管理工作科學化，逐步地構建起一體化的管理系統。除此之外，在組織高校檔案知識管理時，還要切實地將檔案知識的管理落實到組織實踐中，提升主題管理法的應用，與此同時，還要盡可能地降低分類法的應用，提高檔案管理的科學性。[3]

（二）健全并完善高校檔案的管理制度

高校在進行檔案管理的過程中，應當在構建知識管理的基礎上，充分遵循國家的法律法規內容，并將此作為檔案管理的基礎和前提，相關的高校領導也要重視檔案管理的作用，提升檔案管理人員的工作效率，督促他們科學地、合理地完成開發、收集以及獲取檔案等工作內容，促使檔案管理人員的工作內容做到有章可循。當前，我國為了將高校的檔案管理工作更加規范化，逐漸地依據實踐管理經驗頒發了《高校檔案管理辦法》以及《檔案法》，在此基礎上，很多學校的相關管理人員在進行檔案管理時，應當遵循檔案管理的相關法律規定，逐漸的將檔案管理內容趨向于合理、真實以及合法，相關的領導在進行檔案管理的過程中也要履行自身的職責，對檔案管理的內容和范疇明確的規劃，使檔案管理有法可依，避免檔案管理過程中存在違法行為，杜絕檔案管理的數據信息泄露現象。[4]

（三）提升檔案管理工作人員的專業素養，創新管理工作

將高校檔案管理的工作內容落實到實踐程中，最根本的目的就是更好地對檔案管理系統進行整合和規劃，從而滿足用戶的使用需求，提升用戶的工作效率。所以，要想提升高校的檔案管理質量，還要重視提升管理人員的專業素養和綜合素質，因為從某種程度上來講，檔案管理工作人員的綜合素質和專業素養決定了檔案管理的效率和質量。所以除了對檔案管理人員定期培訓外，還要在日常的工作實踐過程中，不斷地滲透檔案知識管理的重要作用，并定時安排切實的任務給檔案管理部門，通過任務的落實和完成，逐漸提升檔案管理工作人員的工作質量和工作效率。

除了重視提升檔案管理工作人員的專業素養和綜合素質，還要制定完善的制度，約束檔案管理工作人員的管理行為，提升管理人員工作效率，防止出現工作懈怠、懶惰的情況，這樣不僅會營造出良好的檔案管理工作氛圍，還會使相關的檔案管理人員，在工作中逐漸意識到檔案知識管理的重要性，逐漸轉變管理方式，提升檔案管理工作的科學性。另外，在進行檔案管理的過程中，相關的領導還要注重檔案管理工作人員的配置和協調，這樣不僅可以將檔案知識管理內容逐漸的更新，還可以轉變老員工的管理模式和管理思維，為現階段的高校檔案管理注入新的動力，除此之外，還可以為新員工提供加薪和升職的機會，激發他們的工作熱情，更新檔案管理模式，為檔案管理注入活力。

（四）構建切實的評估制度，提升檔案管理的效率

從知識管理的角度來講，切實的落實評估機制是保障管理工作實施的基礎，也是重要的環節，所以，在高校檔案管理的過程中，一定要將評估的內容落實到管理工作中，并將評估作用和優勢最大程度的發揮，這樣才能為高校檔案知識管理的創新發展提供切實的監督保障，保證檔案知識管理真正的落實到實踐過程中。從另一角度來講，如果高校在檔案知識管理的過程中，不具備科學的評估機制的保障，將會致使高校的檔案管理無法完成信息反饋，最終使得檔案的知識管理無法體現實際的意義。

三、結束語

綜上所述，現階段的高校在進行檔案管理的過程中，更多的關注知識以及信息的理念的融入，當前的管理手段如果無法跟上時代的發展腳步以及社會的發展趨勢，將會使得檔案管理面臨遭受淘汰的威脅，所以，高校在管理檔案時，應當力求將知識、信息理念融入其中，并將管理模式創新化，不斷地創新管理手段和管理理念，摒棄舊的檔案管理糟粕內容和環節，并使現階段的檔案知識管理趨向于科學、系統、合理，這樣才能提升學校的檔案管理層次。高校要想將自身的發展與時代的發展相契合，就要充分地將知識的管理理念融入其中，在不斷發掘具有參考價值檔案資源的基礎上，整合更具價值的檔案資源，并對其實現創新管理，只有最大程度地提升高校的師生檔案應用效率，才能將高校的檔案知識管理豐富、創新以及體系化。

參考文獻：

[1]包海峰.高校檔案館組織結構優化研究[D].南京：南京大學，2010.

[2]肖文.知識管理理念觀照下高校檔案信息服務研究[D].哈爾濱：黑龍江大學，2015.

[3]王鳳秀.淺析基于雙向視角的高校檔案管理[J].華章，2014，12（10）：334-334，336.

[4]褚延紅.淺談高校檔案室（館）與圖書館的協同工作機制[J].山東檔案，2016，41（3）：13-15.

收稿日期：2016-11-25

基金項目：高校特色檔案建設與體系研究（2014C2012112）

作者簡介：邵海燕（1978-），女，漢族，湖北黃岡人，文學學士，研究方向：高校檔案管理。