創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

周亞君

【摘 要】隨著數字化技術及遠程通信技術的不斷發展及有機整合，實現檔案信息管理的遠程傳輸和社會共享的完整服務體系已經成為現實。新時代的檔案管理要不斷轉變觀念，緊跟科技發展步伐，改變現有檔案管理單純依靠手工檢索的舊有模式，以不斷適應檔案管理信息化的需求。對此本文就創新檔案管理理念實現檔案管理信息化提出了具體對策，希望能不斷提高我國檔案的管理水平。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；創新理念

隨著高速大容量的檔案影像管理系統的普及，使得綜合文書檔案的建立與管理急需向專業化方向發展。為了實現檔案的長期保存和高效管理，實現快速查詢和節省檔案存放空間的目的，就迫切需要實施檔案的信息化管理，不斷促進檔案管理的科學化水平。

一、文書檔案信息化管理的優點

檔案管理信息化系統的實現不但需要運用先進的檔案管理技術，還要求檔案管理人員在管理觀念上加快觀念轉變，不斷解放思想，開拓創新，只有如此才能使得文書檔案管理信息化效用達到最大發揮。以下就文書檔案信息化管理的優點進行了詳細闡述。

1、提高了辦公效率

傳統的檔案管理工作中工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整齊全，避免漏寫或漏抄。在用筆規范及字跡方面要求嚴格，在分類和統計方面要做到準確無誤。而在應用計算機軟件進行檔案管理之后，在文件資料的收集、儲存、分類、統計和查閱等方面就變得十分方便快捷，無論是起草文件還是辦理傳遞都變得簡單易行，有效的提高了辦公效率。

2、方便資源的共享

傳統的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費，還造成了文件和信息難以快速查找。在運用了計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征管理發展到內外部特征合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，把檔案信息與載體分離利用可與其他信息系統建立互聯，這極大地提高了檔案利用工作的質量和效率。同時，通過網絡服務這個寬廣的平臺還可以了解其他檔案工作部門的概況、工作的重點和檔案管理信息動態，真正做到了資源共享。

3、保存具有穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的最大優點就是保存時間久。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，而纖維素在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下容易受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成無法挽回的損失。采用信息化的電子文件后就可有效避免這類情況的發生。電子檔案載體的普遍特點是存取和讀取方便快捷且易于傳遞，儲存時間長，受外部環境影響小不易損壞，具有很強的穩定性。隨著電子技術的發展及讀取電子文件的設備日趨成熟，工作中可以根據不同的需要選擇不同的電子載體。

4、有效提高了傳遞速度和傳遞的安全性

公文辦理過程中，常會發生辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況，傳統的文件傳遞是靠郵政系統，由于傳送時間受到距離長短的限制，加之文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，這就給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成了很多不便。在應用計算機網絡技術進行管理后，可直接通過網絡進行傳遞，有效的提高了文件傳遞的安全性和及時性。

二、推進檔案信息化的策略

檔案信息化管理的實現需要一個循序漸進的過程，需要采取必要的措施才能使得檔案信息化管理落到實處。

1、建立健全檔案規范體系

檔案實現信息化管理的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務存在基礎差和案卷質量不高的問題，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，導致的系統軟件移植性差的問題也很突出。由于檔案信息化工作尚無統一標準，目前僅著眼于某一個專業，無法達到全面實施和統一推廣的標準。另外現行的檔案整理及分類和著錄的有關規定已不能完全適應時代發展。綜上可見，只有制定一部統一的標準規范體系，才能切實推動檔案管理的標準化和規范化。

2、完善檔案管理安全措施

檔案的信息化建設最終都是需要依靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。由于電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式使得文件保密性變弱。為此，要提高檔案人員的警惕性從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅可以采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。

3、健全檔案管理制度

要不斷建立健全檔案工作的管理制度，規章制度要體現合理性、科學性，建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際以適應單位檔案管理的需要。另外，還要做到制度的簡明實用。制度只有具有可操作性，所以其建立就應方便實用和簡便易行，以可操作性強為目標更好地發揮制度的指導和規范作用。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是制度的主要約束對象和執行者，所以要堅持制度約束的雙向性，既要有效約束領導又要有效約束職工。堅持制度執行的嚴肅性，由于檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門，所以在規章制度的執行過程中，要做到嚴格執行，從而充分體現制度的權威性。

4、提供技術支撐

技術條件是檔案信息化建設的生命線，如果沒有過硬的技術支撐檔案的信息化管理就形同空話。信息化管理要配備質量可靠及性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾和輻射，從源頭上減少自然毀損概率。信息化管理還要設計開發出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融合貫通。還要采取有效的措施保證軟硬件的安全運行，建立集成系統來豐富檔案的儲藏，增加信息的儲存量。另外，增強綜合開發功能，實行全方位多角度及多層次地收集檔案信息，實現檔案管理的一體化逐步形成檔案信息管理網絡以保證檔案的完整。

三、結語

在檔案管理信息時代，文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全等都是在計算機上實現的，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子檔案的全程規范管理，而且還要掌握好計算機系統以及網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。具體實踐中，檔案管理人員要立足本職工作，不斷強化自我學習意識積極參與信息化教育培訓，通過更新專業知識提高自身的業務素質和工作水平。為了不斷提高檔案管理人員的信息化工作技能，實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的盡快轉變，還應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，加大培訓力度，在培訓內容上要涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創造必要的條件讓檔案管理人員及時了解檔案發展的最新趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。