提高檔案管理能力初探

李大港

信息時(shí)代，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步發(fā)展，檔案部門不能固步自封，死守著紙質(zhì)檔案，應(yīng)該結(jié)合新技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)方式。檔案網(wǎng)站的建設(shè)、微博的互動(dòng)、短信提供利用、檔案展覽、流動(dòng)窗口宣傳，這些都是與時(shí)俱進(jìn)的服務(wù)方式，檔案部門應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)。檔案館應(yīng)借鑒相關(guān)學(xué)科數(shù)字化發(fā)展的研究成果，構(gòu)建檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫(kù)和查詢系統(tǒng)，完善計(jì)算機(jī)檔案檢索體系，通過(guò)建設(shè)數(shù)字檔案館，逐步實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化、信息化管理，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，開展檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享。同時(shí)，檔案部門應(yīng)對(duì)館藏檔案按專題進(jìn)行系統(tǒng)、深層次地梳理，對(duì)檔案信息進(jìn)行深入研究、綜合加工和深度開發(fā)，主動(dòng)為各方面提供經(jīng)過(guò)提煉的深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，建立起有效的檔案知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)體系，提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性和系統(tǒng)性，變單純的提供檔案利用服務(wù)為高層次的信息服務(wù)，把“死檔案”變成“活信息”，更好的為廣大人民群眾服務(wù)。一、檔案館提高自身公共服務(wù)能力的必然性1、提高檔案館的公共服務(wù)能力是檔案館服務(wù)于構(gòu)建和諧社會(huì)、加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐的迫切需求。上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系的丁華東認(rèn)為社會(huì)發(fā)展的加快和環(huán)境的復(fù)雜多變，要求檔案領(lǐng)域要能夠融入社會(huì)，參與社會(huì)發(fā)展、社會(huì)管理和文化傳承，要承擔(dān)更多的社會(huì)發(fā)展責(zé)任。隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)也愈加激烈，能否提供高效、優(yōu)質(zhì)的信息為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)是信息部門所承擔(dān)的主要任務(wù)，決定著企業(yè)的興衰成敗。檔案信息資源作為政府機(jī)構(gòu)的核心信息資源，是政府機(jī)構(gòu)可持續(xù)發(fā)展的信息支持和信息保障。檔案館作為愛(ài)國(guó)主義教育基地，檔案安全保管基地，檔案利用服務(wù)中心，政府信息公開中心和電子文件管理中心，是社會(huì)各方面利用檔案信息資源的中心，它承擔(dān)著傳承人類記憶、弘揚(yáng)民族文化、服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要使命。新時(shí)期的檔案工作已不能在局限于傳統(tǒng)的“重藏輕用”，而應(yīng)該轉(zhuǎn)變模式，積極開發(fā)檔案信息，服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)。2、提高檔案館的公共服務(wù)能力是保障公民知情權(quán)的必然要求。“據(jù)統(tǒng)計(jì)80%以上的各類信息是由政府機(jī)關(guān)掌握的.而政府機(jī)關(guān)則往往從有利于自身管理的角度隱匿所掌握的信息以致妨礙公眾對(duì)政府信息的獲取與利用。”隨著我國(guó)政治文明的不斷進(jìn)步，民眾的民主意識(shí)和法律意識(shí)日益增進(jìn)，對(duì)于平等占有信息資源的愿望也與日俱增。而知情權(quán)作為政治民主化的一種必然要求和結(jié)果也要求檔案館提高公共服務(wù)能力，及時(shí)、有效地提供信息，為公民所利用。同時(shí)，“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀要求建立服務(wù)型政府，作為集中保管檔案和提供利用的各級(jí)國(guó)家檔案館應(yīng)該以檔案公共服務(wù)、滿足社會(huì)公眾需求作為發(fā)方向。正如法學(xué)專家孫潮所說(shuō)的：“對(duì)公共政府而言。公共檔案就是我們工作和我們承擔(dān)公共職責(zé)的一種記錄。作為一個(gè)公共政府。它必須留下自己的檔案以提供給人民，提供給歷史。提供給社會(huì)，從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)。檔案不是我們政府的一種權(quán)力，恰恰是政府的一種義務(wù)。你有義務(wù)準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地提供你的檔案。”3、提高檔案館的公共服務(wù)能力是新時(shí)期檔案工作轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新、發(fā)展的迫切需要。根據(jù)檔案館的性質(zhì)、功能以及社會(huì)發(fā)展對(duì)現(xiàn)代檔案館的要求，檔案館作為檔案事業(yè)的主體，在新的社會(huì)發(fā)展時(shí)期必須進(jìn)行包括加強(qiáng)檔案館公共服務(wù)能力建設(shè)在內(nèi)的全面轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會(huì)的環(huán)境變化要求，得到可持續(xù)的發(fā)展。同時(shí)，檔案館的公共服務(wù)能力也是溝通檔案館與社會(huì)公眾之間聯(lián)系的紐帶和橋梁。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，新的檔案載體不斷涌現(xiàn)，與之相對(duì)應(yīng)的管理技術(shù)也不斷更新，這些都要求轉(zhuǎn)變檔案館的服務(wù)方式，提升檔案館的服務(wù)能力。三、檔案館提高自身公共服務(wù)能力的實(shí)效性探索1、重視檔案館藏資源建設(shè)。檔案館實(shí)行公共服務(wù)，必須要有數(shù)量龐大、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息資源支撐。而目前檔案館館藏檔案信息資源貧乏、門類不全、內(nèi)容單一。因此，首先要加強(qiáng)檔案的接受工作，擴(kuò)大檔案接受范圍。在收集檔案時(shí)，注重收集那些能滿足當(dāng)代需求，與人民群眾的生活和生產(chǎn)活動(dòng)密切相關(guān)的各類民生檔案，建立覆蓋廣大人們?nèi)罕姷臋n案資源體系。《國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》中指出，各級(jí)檔案部門要高度重視民生檔案工作，把做好民生檔案工作作為推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力，緊緊圍繞學(xué)習(xí)貫徹黨的十七大精神，認(rèn)真抓好民生領(lǐng)域中的檔案工作，為維護(hù)公民權(quán)益、社會(huì)穩(wěn)定做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。各級(jí)檔案部門應(yīng)主動(dòng)接收民生檔案，如社保檔案、社區(qū)檔案、信用檔案、農(nóng)村勞動(dòng)力檔案等，并將工作延伸到其他領(lǐng)域，抓好醫(yī)療、教育、就業(yè)、收入分配等方面的檔案工作。將檔案館建設(shè)成為社會(huì)公眾共有的檔案信息資源“集散地”和社會(huì)公眾共享檔案信息資源的“目的地”。其次，要對(duì)現(xiàn)有館藏資源進(jìn)行整合，深層次開發(fā)檔案信息資源，滿足不同領(lǐng)域、不同層次人員的需求。2、改變服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新檔案服務(wù)理念。公共服務(wù)的核心是為公眾服務(wù)，公共服務(wù)的關(guān)鍵是以人為本。在某種程度上，“以民為本”是“以人為本”的落實(shí)和具體化，這種觀念不僅應(yīng)該成為檔案館工作人員的服務(wù)理念，還應(yīng)該成為檔案服務(wù)的立足點(diǎn)。受傳統(tǒng)“官本位”思想的影響，廣大群眾認(rèn)為檔案館是國(guó)家保密部門，是專門為統(tǒng)治者服務(wù)的，與百姓沒(méi)有關(guān)系，而檔案部門也把提供檔案信息服務(wù)作為自己的權(quán)利。隨著社會(huì)的進(jìn)步，人民民主意識(shí)和法律意識(shí)的提高，他們迫切要求檔案信息的平等獲取權(quán)。檔案部門要轉(zhuǎn)變以前“坐等上門”的被動(dòng)服務(wù)方式，要主動(dòng)“請(qǐng)客進(jìn)門”。對(duì)檔案工作人員引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制、輪訓(xùn)機(jī)制，從制度上加強(qiáng)檔案工作人員的意識(shí)轉(zhuǎn)變，以服務(wù)對(duì)象的評(píng)價(jià)為尺度，以服務(wù)對(duì)象的需要為導(dǎo)向，以服務(wù)對(duì)象的滿意為目標(biāo)，以服務(wù)對(duì)象的便利為原則。檔案工作者要摒棄“等、靠、要”的舊觀念，通過(guò)對(duì)公眾需求的研究，大膽創(chuàng)新檔案服務(wù)的新思路、新方法。二、檔案館公共服務(wù)能力概述何為公共服務(wù)能力？學(xué)術(shù)界并未有統(tǒng)一的界定。通過(guò)百度的檢索，我們可以知道，簡(jiǎn)單地說(shuō)，公共服務(wù)能力就是公共服務(wù)主體能否意識(shí)到公共服務(wù)客體的需求并及時(shí)提供公共服務(wù)以及提供公共服務(wù)的水平如何。確切地說(shuō)，公共服務(wù)能力是指公共服務(wù)主體為生產(chǎn)和提供優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)產(chǎn)品以滿足公共服務(wù)客體的公共服務(wù)需求而具備的技能、技術(shù)和技巧。其中公共服務(wù)提供的主體包括政府、非政府公共部門，客體是公共資源，服務(wù)對(duì)象是社會(huì)。公共服務(wù)能力的強(qiáng)弱決定了公共服務(wù)主體在整個(gè)公共生活過(guò)程當(dāng)中是否能夠真正承擔(dān)并辦理好所有的公共服務(wù)事項(xiàng)。檔案館的公共服務(wù)能力即是指各級(jí)國(guó)家檔案館，為提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息資源以滿足廣大人民群眾的需求而具備的技能、技術(shù)和技巧。它包括檔案館藏資源能否滿足公眾的查檔需求，檔案館提供服務(wù)是否快捷有效，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是否符合新時(shí)期服務(wù)人員的標(biāo)準(zhǔn)。總之，建設(shè)公共檔案信息資源體系，提高檔案館公共服務(wù)能力是新時(shí)期社會(huì)對(duì)檔案館提出的要求。隨著政治、經(jīng)濟(jì)、文化的不斷發(fā)展，人民群眾對(duì)于檔案信息資源的需求與日俱增。而傳統(tǒng)的檔案部門服務(wù)方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案信息資源的需求，因此，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)方式，提升檔案部門的服務(wù)水平已迫在眉睫，尤其在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)今，檔案館如不能強(qiáng)化自己的優(yōu)勢(shì)，必將在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中失去原有的舉足輕重的地位。endprint