大數據時代背景下的檔案管理探討

王啟承

摘 要：本文針對大數據時代背景下的檔案管理進行詳細的探討和描述，希望能給廣大的檔案工作人員帶來啟發幫助。

關鍵詞：大數據時代 檔案 管理

檔案是記錄我們個人信息以及時代信息的集合，包括文字、影像等方面的諸多信息，然而隨著互聯網技術的發展進步以及電腦的普及，信息進入了大爆炸的時代，我們身邊充斥著各種或真或假的信息，在這種情況下大數據時代到來，大數據即運用新的處理模式也就是軟件來處理、捕捉許多我們無法承受的信息，它具有大量、多樣、價值以及高速的特點，在檔案工作管理中有很重要的作用。

一、大數據時代背景下給檔案工作帶來的挑戰

（一）運用大數據的方法進行檔案管理的觀念的出現對傳統的檔案管理工作觀念以及管理工作流程帶來了很大的挑戰，傳統的檔案信息管理由于傳播途徑單一，因此信息量小、來源統一，所以許多檔案信息是非常少的，因此只是通過檔案管理人員進行簡單的人工的分類、標記就已經能夠做到檔案保存的完整、充實，同時還方便有需求的人員進行查閱，非常簡單。但是在大數據時代的背景下，信息的傳播途徑多樣化。信息的來源也增多，相較從前而言信息也增多許多，特別是許多的信息都是相互混雜，以交叉的形式存在的，如果還是用原始的傳統的檔案管理方法進行檔案管理工作的話，那么對檔案工作人員來說，工作量非常大，不但需要消耗大量的時間進行一一的整理、歸納、分類，同時許多傳統的檔案信息管理方法是不適合現代的檔案管理的，不利于查詢和閱讀，這樣的情況下，人們對檔案館的信賴度就會降低，檔案工作就會步入低谷。

（二）大數據背景下的檔案管理工作對檔案管理、保存的方法提出了新的挑戰 ，檔案管理包括文字、影像等方面，進入但數據時代后，電子信息技術的應用使得許多人越來越習慣于用電子形式進行儲存，如電子文檔、電子圖片、電子音頻等等，這不但節省了空間同時還便于攜帶，但是傳統的檔案管理工作主要集中在用紙張進行檔案保存，這就產生了沖突，導致當前的信息無法進行保存，信息大量缺失，造成經濟和社會的損失，因此必須對檔案管理工作的方法進行改革，適應大數據時代背景的需要，讓檔案管理工作的方法呈現多樣化的趨勢，分門分類進行檔案保存，方便信息的保存和查詢，為檔案的發展建設做出貢獻。

（三）大數據時代背景下對檔案管理工作人員的專業素質增加了難度，做出了高標準的要求，大數據時代的特點是信息的多樣化、信息的大量化、信息的高速化，因此許多信息是相互交雜、相互滲透的，因此由于傳統信息傳播渠道單一導致信息簡單的情況下，管理人員只需要簡單的操作的情況，已經不適合當今社會信息檔案管理的發展趨勢了，因此在大數據時代的背景下，檔案管理工作人員必須要熟練掌控多方面的技術，特別是在大數據檔案管理工作中占重要作用的軟件的運作方法，因此應對檔案工作人員有更高的要求，要剔除檔案管理工作中不符合要求的工作人員，保持隊伍的高素質、高效率，促進檔案管理工作的順利進行。

二、大數據時代背景下給檔案工作帶來的優勢

（一）應用大數據的方法進行檔案工作管理對降低工作效率以及減少成本上有重要的幫助，大數據具有高速性的特點，這種特點在檔案工作中是極大的優勢，因為傳統的檔案工作需要消耗大量的人力和物力，這些不但成本高，而且保存期還非常短，造成了大量的浪費，但是在大數據的時代，不但不會有巨大的成本消耗，節約資源和空間，同時還能夠在檔案工作中能夠快速、有效的處理信息數據，提高工作的效率。

（二）大數據能夠提高檔案保存質量。傳統的紙質檔案抗風險能力較差，一旦保存檔案的地方出現水災、火災，紙質檔案將難于保存，且紙質檔案在保存時問較久后，容易出現紙質老化、字跡模糊等。這些缺點在大數據時代下完全可以避免，運用大數據保存大量的檔案數據，只需很少量的數據儲存空間就可以做到。

三、大數據時代背景下提高檔案管理工作的有效對策

大數據是當前信息時代的重要特點，如何應對大數據給檔案工作帶來的挑戰和機遇，是當前我國檔案工作面臨的主要任務。為了提高我國檔案工作在大數據時代背景下的工作效率，現提出如下對策：

（一）大力培養能夠運用大數據進行檔案管理的高端人才。人才是一切工作的生命線，大數據時代背景下的檔案管理工作更是如此。傳統的檔案管理人才在大數據方面專業知識和

業務能力都比較欠缺，如果只是更新管理設備和系統，沒有足夠多的人才去運用和管理大數據下的檔案管理系統，這只會導致檔案管理工作的低效率。因此，大力培養檔案管理的高端人才相當關鍵。

培養檔案管理的現代化人才，應該從以下幾個方面著手：一是政府鼓勵高校開辦跨學科的復合型專業，如信息化和檔案管理的交叉學科專業；二是引進國外高端檔案管理人才，利用高端人才去指導我國檔案管理人才適應新時期下的檔案工作；三是大力投入資金開展人才培養工作，人才的培養不僅需要時間，還需要足夠的資金作為保障。

（二）優化檔案管理人才結構，注入新鮮血液。我國檔案管理的人員結構基本上處于“老齡化多、中年人少、年輕人無”的狀況，這是由于長時問以來我國檔案管理工作人員處于弱勢，比較少的人才投入到檔案管理工作來，幾乎沒有年輕人去從事檔案管理工作。大數據時代下對人才的要求比任何時期都要高，沒有人才參與，信息化無從談起，因此，大數據時代下開展檔案管理工作的一個重要前提就是優化檔案管理工作人員結構，改變現在“老齡化多、中年人少、年輕人無”為“年輕人為主、中年人為輔、老年人參與”的結構特點。

（三）大力加強檔案數據的安全性。大數據下的檔案管理雖然有很多優勢，能夠明顯提高工作效率，降低工作成本，但是，鑒于檔案的重要性和大數據下數據丟失的高風險性，加強檔案工作的檔案數據安全性顯得尤為重要。信息化時代大量的數據可以通過一個小小的內存卡進行保存，有便利的優勢，但存在數據丟失的風險，諸如電腦病毒、內存卡損壞等。因此，大數據背景下的檔案管理工作要重視其保存的安全性。檔案工作人員要提高檔案數據保存的安全意識，避免把電腦病毒帶入到保存檔案數據的電腦中，政府要出臺一些檔案管理工作細則，避免一些操作不當引起檔案數據丟失。

四、結語

總而言之，在大數據時代的背景下，檔案管理工作既有挑戰又有優勢，是檔案發展的一大機遇，因此檔案管理工作一定要緊抓機遇，不斷挑戰，應對困難進行自我突破，保證檔案工作能夠在符合社會發展的潮流下，進行超越的發展。

參考文獻：

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