開放教育學生檔案管理工作探析
——以海南廣播電視大學為例

潘 群，陳美宇，符芳芬，王秀玲

(海南廣播電視大學 1.組織人事處； 2.文法學院； 3.財經學院， 海南 海口 570208)

開放教育學生檔案管理工作探析
——以海南廣播電視大學為例

潘 群1，陳美宇2，符芳芬3，王秀玲2

(海南廣播電視大學 1.組織人事處； 2.文法學院； 3.財經學院， 海南 海口 570208)

開放教育學生檔案與普通高校學生檔案相比，具有復雜性、延續性和不確定性等特點。本文通過對海南廣播電視大學開放教育學生檔案基本情況的調查和研究，分析了當前開放教育學生檔案管理存在的問題及原因，并提出了加強開放教育學生檔案管理工作的對策。

開放教育；檔案管理；廣播電視大學

自20世紀末以來，我國的開放教育從試點摸索逐漸走向成熟，其人才培養模式、教學模式、管理模式和運行機制不斷得到完善，成為國民教育序列中的重要組成部分。開放教育的學生檔案被納入到了高校學生檔案范疇，各級開放大學和廣播電視大學應依據《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》(教育部第27號令，以下簡稱《辦法》)開展學生檔案管理工作。

一、開放教育學生檔案的內容及特點

《辦法》第15條規定，學生檔案主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等[1]。然而，開放教育與普通高等教育相比，其學生群體不同、教育手段不同、在教育領域發揮的作用不同，因此，筆者認為應結合開放教育的實際情況確定其學生檔案的內容。開放教育的學生檔案應包括以下內容：招生入學材料(報名登記表、畢業證復印件、身份證復印件、入學資格承諾書、學歷網查材料、學生報讀審批表、入學通知書)；學籍檔案(學生基本信息、學歷層次、文化程度、專業、學籍異動情況、學期注冊和課程注冊情況、學習過程中的獎勵與處分情況、考試及成績的記錄)[2]；畢業材料(畢業生成績單、畢業生登記表、開放教育本科學士學位申請表)；獎懲記錄；黨團組織檔案等。

開放教育學生檔案與普通高校學生檔案相比，具有復雜性、延續性和不確定性等特點。普通高校的學生一般來源于高中，高校錄取時檔案隨學生一起進入大學，學生經過四或五年的全日制學習后，除個別特殊情況之外，絕大部分會在統一規定的年限內完成學業，因而其檔案的收集保管能夠實現集中統一。開放教育實行免試入學的制度，面向所有社會公眾招生，學生身份較為復雜，其檔案管理具有如下特點：一般從學生填寫《報名登記表》時開始收集材料，其入學資格終審合格后正式建立學生檔案，材料收集工作從零開始，具有一定的復雜性；學籍有效期比普通高校長，同一級入學的學生往往畢業時間不同，學生休學現象較多，檔案保管持續時間較長；由于工學矛盾等原因，學生退學情況較多，每個學校已為其建檔的學生都有可能出現退學的情況，如果學生退學，原已收集建立的學生檔案則失去存在的意義，因此學生檔案收集和保管工作具有一定的不確定性。

二、海南廣播電視大學開放教育學生檔案概況

開放教育最短學習年限為兩年半，學籍自注冊入學起8年內有效。開放教育新生通過海南廣播電視大學入學資格審核和入學水平測試，并經國家開放大學入學資格終審合格后，可以取得國家開放大學相應類別、層次和專業的學籍，正式建立學生檔案。建檔工作從收集《報名登記表》開始，隨后不斷補充學生在校期間產生的應歸檔材料，直至該學生畢業。目前，海南廣播電視大學學生工作部門保管的開放教育學生檔案可以劃分為五大類：一是在校生(最短學習年限內的學生)檔案，二是遺留生(未在最短學習年限內畢業的在籍學生)檔案，三是已畢業未轉遞或領取的學生檔案，四是學生退學后遺留的檔案，五是超過學籍有效期的學生檔案。學生檔案中的紙質歸檔材料主要是：報名登記表、畢業證復印件、身份證復印件、入學資格承諾書、學歷網查材料、學生報讀審批表、畢業生成績單和畢業生登記表等。

表1 海南廣播電視大學2008—2015年校部在籍學生統計表

上表中，海南廣播電視大學校部2008—2015年學籍在8年有效期內的開放教育學生共有5 764人，其中2008—2012年均為遺留生人數，共有1 481人；2013年有在校生和遺留生共1 050人；2014、2015年均在校生人數，分別是903人和2 330人。僅2008—2012年校部遺留生就占在籍學生人數的25.69%。

統計顯示，海南廣播電視大學2008—2015年校部開放教育學生檔案共建檔9 550份，領取3 817份。其中2008—2012年建檔4 437份，僅領取2 402份，約占建檔數的54.14%；遺留2 035份，約占建檔數的45.86%。這說明，8年學籍有效期內持續產生遺留檔案，且遺留比例較高。

三、開放教育學生檔案管理工作存在的問題及原因

1.學生檔案管理工作缺乏明確的規章制度和規范性要求

目前，開放教育缺乏學生檔案管理方面的規章制度。國家開放大學(原中央廣播電視大學)僅對學籍檔案、畢業生檔案做了一般性規定，省級電大則根據國家開放大學(原中央廣播電視大學)的規定制定學生檔案管理辦法。例如，海南廣播電視大學目前學生檔案管理方面的規章制度只有2005年制定的《學生檔案管理暫行辦法》。

海南廣播電視大學學生檔案的管理由學生工作部門負責，招生部門、教務部門、學院、分校(教學點)等與之配合，提供報名登記表、學籍檔案紙質材料、畢業生登記表等材料給學生工作部門歸檔；學生的黨團組織檔案則分別由組織人事處和校團委管理；而學生休學、復學、退學等學籍異動情況(學生省際轉學除外)和學習過程中的獎勵與處分情況等只是形成學籍檔案電子材料，學生獲得獎學金和被評為優秀畢業生的文件僅由學校綜合檔案室存檔，未被收集歸入學生檔案。同時，部分學生檔案歸檔材料存在文字材料填寫不規范、日期填寫不完整、個別信息不真實等問題。由于缺少學生檔案管理的程序規范和內容規范，且收集過程涉及多個責任單位，所以學生在校期間的檔案資料管理比較分散，這在一定程度上影響了學生檔案的完整性、嚴肅性和實效性。

2.學生檔案遺留現象較為嚴重

經調查，海南廣播電視大學遺留在校的學生檔案主要包括未在最短學習年限內畢業的學生檔案、未轉遞或未領取的畢業生檔案和退學學生檔案。雖然海南廣播電視大學校園網學生工作處網頁設置了“檔案管理”專欄指導辦理畢業生檔案事宜，但是學生“棄檔”現象仍然存在。造成這種狀況的原因主要有以下幾個方面。一是開放教育學籍有效期為8年，學生只要在期間修滿規定的學分就可以畢業。由于工學矛盾等原因，有的學生不能在最短學習年限內按時畢業。學生退學現象也較普通高校多。學生退學時往往沒有考慮到檔案問題，而學生檔案管理部門會認為該學生未能應屆畢業，繼續保存其檔案。二是學生檔案意識薄弱，缺乏建檔意識，沒有認識到檔案的真正價值。例如，檔案管理人員平時整理、核實歸檔材料的時候，會對歸檔材料不齊全、不規范的材料進行匯總，及時通知學生補齊材料或重新填寫材料；為了能夠讓學生順利辦理離校手續，會要求畢業班學生提前到校填寫畢業生登記表，以便進行統一封檔，等等。但是，學生往往不能按時配合辦理，常拖延到確實需要檔案的時候，才匆忙回校辦理。三是學習支持服務工作有待提高。開放教育應加強對學生的導學和助學，努力為學生提供多樣化、差異化、個性化的學習支持服務，助力學生按時畢業。只有如此，才能按時、順利發放學生檔案。

學生檔案遺留在校，往往導致學生在完成學業后，檔案不能及時完整送達其所在單位或移交至人事代理機構。這不利于學生檔案的完整及時轉出，也不利于用人單位全面真實了解學生的綜合情況；另一方面，也增加了檔案管理的工作量和工作難度，造成管理工作的混亂和資源浪費。

3.管理人員檔案專業水平有待提升

目前，開放教育學生檔案管理主要是教育教學和學生管理的一項輔助工作，尚未被完全納入到學校檔案綜合管理中，管理人員平時開展學生檔案管理工作時，一般僅從教育教學和學生管理的角度出發考慮問題，很少從檔案管理的專業角度考慮問題。同時，開放教育學生檔案管理人員目前較少有機會接受檔案專業知識培訓，尤其是針對開放教育學生檔案管理方面的培訓，導致其缺乏檔案管理的專業知識。大多數人員主要憑經驗從事日常的學生檔案管理工作。

4.學生檔案管理信息化程度較低

目前，部分廣播電視大學的檔案管理工作主要還是管理紙質檔案，學生檔案管理的電子化和信息化程度還不高，技術手段和管理模式都有待提高。在目前的條件下，每個學生僅有一套紙質檔案材料，在學生畢業后被轉遞或領取，之后學校關于該學生的信息僅有教務管理系統里的學籍檔案電子材料，即學生基本情況、課程注冊情況、考試成績、學籍異動情況等，而其他材料，如報讀審批表、畢業生登記表等將無法查詢。另外，隨著招生規模的擴大，學生檔案遺留在校現象日漸增多。學生檔案的數量不斷增加，而檔案在校存放的時間又較長，如果只使用紙質檔案，就不便于及時補充完善學生的檔案材料以及對其進行查詢利用，也不利于檔案的安全保管。

四、加強開放教育學生檔案管理工作的對策

1.加強建章立制和監督指導，依法依規開展學生檔案工作

2008年頒布的《辦法》在文件材料歸檔范圍中增加了學生類檔案，這充分說明了學生檔案的重要性。開放教育工作者應當強化檔案意識，依法依規開展學生檔案管理工作，自覺支持和做好學生檔案管理工作。雖然《辦法》規定了學生檔案的內容，但是未能涵蓋開放教育學生檔案的各個方面，各級開放大學和廣播電視大學應依據《辦法》的要求，結合開放教育學生檔案的形成特點，制定配套的檔案管理規章制度，規范開放教育學生檔案管理的內容、方法和程序，切實做好學生檔案的收集、接收(即立卷、歸檔)、保管、轉遞階段的各項工作和遺留檔案的管理。具體包括以下幾個方面的工作：一是明確學生檔案主管部門、形成檔案材料的其他相關部門的職責范圍，做到分工明確，各盡其責。二是對各部門應歸檔材料的內容和歸檔時間作出明確規定，做到隨著檔案的形成及時歸檔，保持檔案材料的完整性和連續性。這既避免了集中突擊整理的大工作量，又能使檔案及時反映出學生發展的新情況，保證檔案信息的實效性。三是要形成統一的存檔標準，規范檔案的接收、保管、轉遞要求和程序，確保檔案材料的真實性和安全性[3]。四是規范遺留學生檔案的管理，以“以人為本”為出發點，既要考慮到學生的實際情況，又要考慮到學生檔案管理的人力和場地資源情況，定期進行分類清理。五是定期匯總統計學生檔案的接收、轉遞、遺留等各類信息。

要依據法律法規和規章制度，開展監督檢查和業務指導，促進規章制度的落實和執行，做到依法依規開展學生檔案工作，實現檔案工作與開放教育共同進步、共同發展。例如，省級電大可以采取系統(廣播電視大學系統)“條條管”和地方(例如海南省檔案學會高校檔案專業委員會)“塊塊抓”相結合的方式，開展業務檢查和指導，進行交流協作，逐步形成適合開放教育學生檔案管理的理論體系和管理模式。校內可以成立學校檔案工作領導小組，對學生檔案管理工作進行定期的檢查，建立管理目標考評制度，定期進行目標考評。

2.加強管理人員的業務培訓，提高其科學管理檔案的能力

要提高檔案管理人員對學生檔案管理工作重要性的認識，強化其依法依規管理檔案的意識；要加強業務培訓，強化敬業精神，提高責任意識、服務意識和管理水平。要通過組織學習《檔案法》和《辦法》，使檔案管理人員了解到學生檔案管理工作不僅僅是教學或學生工作的一部分，也是檔案工作的組成部分。要鼓勵和組織檔案管理人員參加相關的業務培訓和研討會，與同行進行交流協作，參觀考察其他高校特別是本科院校的檔案管理工作。要通過多種方式加強對檔案管理人員敬業精神的培養，提高其業務知識和技能，使他們把好檔案管理的“入口關”和“出口關”。在日常工作中，檔案管理人員要認真審核學生檔案各項材料是否齊全，內容填寫是否規范、完整，對不合格的檔案，應及時通知有關人員重新填寫，審核合格后方予以蓋章，確保檔案材料齊全，信息內容真實。此外，檔案管理人員平時要多與形成檔案材料的相關部門聯系和溝通，營造良好的協作氛圍，保證檔案管理工作流程順暢。

3.加強檔案管理宣傳教育工作，提高學生檔案意識

要加強檔案管理工作的宣傳教育，積極宣傳檔案的價值和重要性。要做好學生的檔案意識教育工作，在新生入學教育和平時的政治思想教育工作中加強對學生檔案意識的培養，使之認識到檔案的依據性、憑據性、不可替代性等特點，以及對其個人未來工作、生活和學習具有的重要意義。要指導學生掌握其個人檔案的正確轉遞和管理的方式方法，督促其畢業時及時轉走個人檔案并妥善保管，以備將來考研、出國或晉升時需要。例如，可以考慮在新生入學后的第一課——《國家開放大學學習指南》的課程中增加有關檔案知識的內容，增強學生的檔案意識，從而提高學生檔案的歸檔質量，減少“棄檔”現象。

4.發揮開放教育系統優勢，推進學生檔案信息化建設

目前，開放教育新生入學信息通過招生管理系統完成，畢業審核通過教務管理系統完成，學生檔案當中的學籍檔案已自然形成電子材料，這為學生檔案信息化建設奠定了基礎。檔案管理人員和有關技術人員應在遵循檔案工作客觀規律的基礎上，充分運用現代信息技術和多媒體技術，有計劃、有步驟地開展學生檔案數字化和數據化工作，最終實現學生檔案的信息化管理[3]。學生檔案實現數字化和數據化后，可以讓檔案得以永久安全保存，為學生就業提供便利條件，為用人單位全面了解學生的綜合情況提供真實可靠、快捷方便的參考信息，做到科學治檔、高效服務。例如，可以通過開發學生檔案管理軟件，實現學生檔案內容檢索的數字化；可以與教務系統學籍檔案數據化資源建設共建共享，建立具有開放教育特色的、完整規范的學生檔案數據庫，讓教師、學生、用人單位可以通過網絡進行查詢和利用，使檔案為學生畢業后的工作、生活發揮積極作用。

開放教育學生檔案的管理水平在一定程度上反映了開放教育的管理能力和水平，對于引導社會和用人單位了解開放教育具有重要的作用。因此，應依法依規、科學高效地做好開放教育學生檔案管理工作，滿足社會、用人單位、學生等不同主體對學生檔案的個性化需求，切實做到檔案服務于學生、學校和社會，并以此促進開放大學自身建設，提高開放教育的綜合競爭力和可持續發展能力。

[1]高等學校檔案管理辦法(教育部第27號令)[Z].2008.

[2]王靜，等.學籍管理工作手冊[M].北京：中央廣播電視大學出版社，2009:3.

[3]王琴.對高校學生檔案管理工作的幾點認識[J].黑龍江檔案，2010(3)：29.

(責任編輯 安 然)

2016-12-21

2015年海南省遠程職業教育研究基地課題(校內)“開放教育學生檔案管理研究——以海南電大為例”(YZJY2015-2)成果之一。

潘群(1969—)，女，海南瓊海人，海南廣播電視大學組織人事處檔案館員，主要從事檔案管理學研究；陳美宇，海南廣播電視大學文法學院講師；符芳芬，海南廣播電視大學財經學院講師；王秀玲，海南廣播電視大學文法學院副教授。

10.3969/j.issn.1008-6382.2017.01.005

G271

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1008-6382(2017)01-0028-05