離退休人員檔案管理信息系統的設計與實現

閻智靈

摘要：隨著醫療水平和國家養老基金的落實，我國老齡化速度越來越快，相應的離退休人員的數量日漸龐大，成為不能忽視的問題。必須盡快加強離退休人員檔案管理信息的采集和管理，建立詳細完整的信息系統，以便及時、準確、規范的為離退休人員提供全面的服務。這項工程涉及范圍大、人員構成復雜、信息登記不完全，如果采用人力去整理和歸納是不可想象的，因此必須采用更網絡化信息技術進行管理，提高相關單位的辦事效率和滿足檔案信息的交流。

關鍵詞：離退休人員；檔案管理；信息系統；設計

我國改革開放以后才建立起自己的離退休人員的檔案庫，初期的檔案收集也只停留在大城市之間，然后隨著社會化進程加快，越來越多的企事業單位人員退休和離職，其退休后生活的保障以及養老問題日益突出。因此在當前老齡化趨勢背景下，離退休人員檔案管理已經成為我國社會主義和諧發展的重要課題之一，具有重要的改革發展意義。

一、離退休人員檔案管理的現狀

以目前來說，有不少中小型城鄉地區仍然采用傳統的、低效的人工登記和整理，存在信息來源不準確，信息完整性不高，易出錯，信息不共享等諸多問題，而且人工處理這些檔案時，信息資源不能及時有效的查詢和調動，對已離退休和即將離退休的人員都存在很大的不便。21世紀是網絡的時代，是計算機飛速發展的時代，如果信息采集和管理任然不能建立信息網絡話，那么就會影響整個社會發展的進度。還可能對離退休人員的相關事跡和問題造成疏漏，對離退休人員的功過獎罰都會造成不小的影響[1]。

二、離退休干部檔案管理網絡系統建設的必要性

我國社會已經進入后老齡化時期，城市中離退休人員已經達到將近總人口的15%左右，而離退休人員都是改革開發的執行者和先行者，必須對其加以重視和關心。我國一貫秉承尊老愛老的傳統美德，這也是構建和諧社會實現中國夢的重要內容，更是推進社會穩定、長治久安的保障。建立完整的離退休人員檔案管理信息系統是我國信息化時代的工作重點，是以人為本的治國方針政策的體現，堅持正確的科學發展觀做好離退休人員的工作，既是新時期組織工作的要求，也是國家發展進程的必由之路，更能夯實國家實力，儲備國家人才。

傳統的紙質文件的管理，絕大部分是手工填寫和表格形式，在登記和管理過程中不免造成遺漏和信息不清晰、填寫不到位等問題，在某些地區因為人口素質差異，對信息錄入和整理時有不規范不嚴謹的現象存在。要改變這種現狀，利用網絡和計算機建立一套統一和完備信息管理體系處理信息時，就能提高信息處理的效率和準確性。

檔案管理需要使用大量的財力和人力，在檔案登記時需要人員反復的詢問和復核，在遇到異地檔案調動或者重復信息時，很難做到立即查詢和修改。而在查詢離退休人員的檔案時也需要人工費時費力的一一查詢，工作難度和強度較大。在采用現代化辦公設備后，科學技術幫助檔案管理人員建立了新的網絡管理體系，充分利用各項資源，提供了高水平高效率的工作方式，有效的發揮信息時代的作用，跟上了現代化社會的腳步[2]。

三、離退休人員檔案管理信息系統的設計

離退休人員檔案管理信息系統要把離退休人員檔案的特點和情況進行分析，根據需要設計框架，系統必須符合簡單明了，查詢方便，流程清晰和調配合理的設計理念。離退休人員檔案管理信息系統要基于成熟的數據庫和計算機網絡上，系統網絡覆蓋到各個環節和部門，全面適用于各層次相關單位，方便查詢使用和信息調動。系統首要功能即使方便信息的采集和查詢，這是檔案管理的基礎。結合針對離退休人員檔案的特點，系統的建立和設計還應該有計劃、分步驟、分階段逐步建立數據庫信息：

（一）在設計離退休人員檔案管理信息系統的基本結構，該結構包括身份信息、資料數據的采集和登記，應用軟件的選擇，網絡的架構和開發要考慮周詳。包括離退休人員的姓名、性別、籍貫、出生年月、文化程度、個人照片、身份證號、聯系電話、家庭住址、職稱、成分、職務、入黨時間、工作時間、離退休時間等基本信息數據項。在信息系統設計時，考慮到這類信息錄入工作量大信息固定的特點，該部分內容可以批量作業，方便工作人員導入。而對于其他變動性信息，如健康體檢、工資調整、特殊情況等問題時還要采用分時分段的進行更新，為社區、醫療、黨委等相關單位工作使用[3]。

（二）系統需要不斷的完善、改進和更新，在面對新形勢下的社會格局，不斷的提升應用系統的涉及面，保證內容的全面和真事，貫徹解放思想，積極探索的工作理念。力爭為做好離退休人員檔案管理工作，推進檔案管理事業的發展。及時發現和提出新問題，抓住主要矛盾采取相應措施。離退休人員檔案管理信息系統可以適當的增加一些功能性設計，方便統計和管理，在調取檔案和整理歸納時能夠迅速整合得出數據。

（三）進一步加大離退休人員檔案管理信息系統的投入，滿足社會和國家的需求，規范和統一各區域的系統，在今后系統的建設和應用過程中，重視信息資源的客觀準確性，做到信息的同步和一致，方便社會離退休人員的流動。在信息系統的維護和更新方面，也必須做到位，方便離退休人員或者其家屬對其信息的查詢和修改，但又必須設立權限，做好檔案管理的保密性和安全性。

四、結束語

綜上所述，從目前來看，我國離退休人員檔案管理信息系統中還存在這許多問題，還需要進一步地調整和完善。離退休人員檔案管理信息系統的數據還不能做到完全同步，可使用和開放的部門也有限，系統的設計和實現過程任重而道遠。作為離退休人員檔案的唯一出路，長遠目標是實現全國的信息同步和統一，方便各級地方和單位隨時查詢和使用。因此，必須利用網絡信息時代的變革，隨著辦公自動化和信息技術的普及，逐步推廣和完善系統，提高管理工作人員的業務水平和計算機能力，有計劃有目標的全面推行，讓離退休人員能夠早日受益。

參考文獻：

[1]王曉萍.離退休人員檔案管理信息系統的設計與實現[J].中國集體經濟，2014（24）：53-54.

[2]陳志剛，鞠曉東，高顏芝.高職院校離退休人員管理系統的設計與實現[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2012（12）.

[3]王智.離退休干部檔案管理信息網絡系統探究[J]城建檔案：2014（11）：125.