新《食品安全法》背景下食品企業檔案（記錄）管理的幾點思考

周霞

摘要：新《食品安全法》頒布實施以來，對食品企業檔案、刻錄管理要求更加嚴格，其在企業發展中的重要作用日益凸顯。注重對食品企業檔案記錄的管理，已經成為食品企業守法合規發展的重要內容，是促進企業長遠發展的重要保障。文章從食品企業檔案記錄管理的現狀出發，探析目前食品行業檔案記錄管理存在的問題和不足，并在此基礎上，提出了加強食品企業檔案管理的建議措施。

關鍵詞：食品企業；檔案記錄；管理體制

近年來，我國食品行業發展迅猛，全行業平均增速始終高于全國GDP年增長率。而隨著新《食品安全法》2015年10月1日正式施行以來，對企業的生產經營過程控制、原輔料采購驗收、食品檢驗等提出了更高要求，強調企業要全面履行主體責任，同時更吸收借鑒了國外最新做法，參考了ISO9000、22000等先進管理體系的規定，對食品企業的檔案及記錄管理提出了更高要求。根據粗略統計，新《食品安全法》中明確規定的檔案管理、臺帳記錄要求就達十多處。

面對食品行業迅速發展的實際和法規要求的不斷加嚴，傳統的檔案、記錄管理已經與現實需求不相適應。加強食品企業的檔案管理、規范各類記錄，必須尊重檔案管理己成為食品企業管理的重要組成部分的事實，高度重視檔案、臺帳及記錄管理工作，對檔案及記錄管理進行創新升級，發掘檔案管理的價值，輔助食品企業創造更多的經濟利益，充分發揮檔案記錄管理工作在食品企業中的積極作用。

1 食品企業檔案記錄現狀

隨著“放、管、服”改革的不斷深入，食品企業不斷創新發展模式，企業管理和經濟效益都發生了翻天覆地的變化，發展越來越快、裝備日新月異。但是作為企業管理重要一環的檔案記錄管理，則顯得較為滯后。食品企業檔案記錄管理還需要結合法律法規的變化、結合監管的最新要求、結合企業日常生產經營中的經驗和規章制度，實現管理理念和管理模式上的轉變創新，實現檔案記錄管理升級和管理人員素質提升。如果食品企業及法人對檔案記錄管理工作重視不夠，就會導致日常檔案資料保管不到位、關鍵記錄缺失、生產過程無法追溯等問題，從而影響檔案、記錄價值的有效利用。實現檔案記錄臺帳等的規范化、標準化管理，是促進食品企業信息管理水平提高和企業基本制度完善的必要條件，因此，需要結合當前食品企業的發展特點，積極創新方法，利用先進管理手段和技術，提高食品企業檔案管理效率。[1]

2 食品企業檔案記錄管理存在的問題和不足

2.1檔案記錄管理的價值效用認識不足

眾多食品企業及其法人、管理層對檔案臺帳資料管理重視不夠，認識不足。大多數人認為檔案、臺帳、資料更多只是紙上談兵，應付檢查，并無實際意義，更有很多從業者認為檔案、臺帳資料、記錄管理就是存檔，將各類檔案記錄采集和整理保存等同于檔案管理，沒有為企業發展起到實質性的助推服務。這種落后的檔案記錄管理工作理念嚴重不符合食品企業發展的需要，更無法深入挖掘各類臺帳、記錄等檔案內容的精華，更好地服務食品企業生產和發展。

2.2檔案記錄管理工作人員綜合素質不高

檔案、記錄管理拘泥于形式的現象十分普遍，有些從業人員思想僵化，檔案記錄管理意識不強、相關管理知識缺乏，因此，工作存在著機械式的重復，業務能力不足以支撐，進而導致自我價值無法提升，積極性、主動性、創造性匱乏。同時，企業對檔案記錄管理人員的專業知識和專業技能培訓不夠，難以提高企業檔案記錄管理水平。

2.3檔案記錄管理體制不夠完善

仍然習慣于用陳舊的管理意識和管理模式進行檔案和記錄管理，沒有適應時代發展，檔案記錄管理缺少完善的體制，對檔案資料大多只是簡單的保管，并沒有發揮其真正的價值。各類臺帳資料、過程記錄檔案編研工作力度不夠，管理工作和編研工作沒有相互配合，使得企業的發展受到了限制。

2.4檔案記錄管理手段落后時代發展

不少中小企業依然還是沿用傳統的手工記帳方式形成臺帳和檔案，后期的匯總、分析、發掘利用更是無從談起，無法適應食品行業飛速發展的現狀需求。

3 加強食品企業檔案記錄管理工作的建議措施

3.1全面掌握法規對檔案記錄管理的全部要求

經全面梳理《食品安全法》及相關標準、審查通則、監管規范，食品生產企業必須填寫形成的檔案、臺帳記錄包括：（l）原輔材料進貨查驗記錄原輔材料進貨查驗記錄（《食品安全法》第五十條第二款）；（2）原料驗收記錄（《食品安全法》第五十條第一款）；（3）食品貯存記錄（GB 14881-2013食品生產通用衛生規范14.1.1）（出入庫記錄）；（4）投料記錄（《食品安全法》第四十六條）；（5）關鍵控制點記錄（《食品生產許可審查通則》1.11）；（6）清潔消毒記錄（GB14881-2013食品生產通用衛生規范8.2.1）；（7）洗滌劑、消毒劑使用記錄（《食品生產日常監督檢查要點表》1.6）；（8）半成品檢驗（《食品安全法》第四十六條）（過程檢驗）；（9）包裝記錄（《食品安全法>第四十六條）；（10）成品檢驗記錄（《食品安全法》第五十二條）；（11）產品留樣記錄（GB14881-2013食品生產通用衛生規范9.3）；（12）產品銷售記錄（《GB 14881-2013食品生產通用衛生規范》14.11）：（13）運輸交付記錄（《食品安全法》第四十六條）；（14）防鼠、防蠅、防蟲害檢查記錄（《食品生產日常監督檢查要點表>1.7）；（15）溫、濕度監測記錄（<食品生產日常監督檢查要點表》3.12）；（16）生產設備、設施維護保養記錄（《食品生產日常監督檢查要點表》3.13）；（17）衛生檢查記錄（《GB14881-2013食品生產通用衛生規范》6.1.3）：（18）生產過程微生物監測記錄（《GB 14881-2013食品生產通用衛生規范》8.2）；（19）廢棄物處置記錄（GB 14881-2013食品生產通用衛生規范6.5）；（20）食品召回記錄（《食品安全法》第六十三條）；（21）不合格食品（原輔料、半成品、成品）處置記錄；（22）職工培訓計劃（《食品生產許可審查通則（2016）》4.2）：（23）食品安全管理人員、檢驗人員、負責人培訓和考核記錄。（《食品生產日常監督檢查要點表》7.2）；（24）職工培訓記錄（《食品安全法>第四十四條第一款）；（25）從業人員健康檔案（《食品安全法》第四十五條）；（26）食品安全自查記錄（《食品安全法>第四十七條）；（27）排查食品安全風險隱患記錄（《食品生產日常監督檢查要點表》8.1）：（28）食品安全追溯體系（《食品安全法》第四十二條）（采購到銷售全程記錄）；（29）客戶投訴記錄（GB 14881-2013食品生產通用衛生規范l4.1.3）；（30）食品安全應急演練記錄（《食品生產日常監督檢查要點表》8.2）等共計30處。食品企業需要全面對照上述規定要求，結合日常生產經營實際，全面遵照執行。

3.2提高對檔案記錄管理工作的認識

檔案記錄管理認識水平的提升是食品企業檔案管理工作取得實質性突破的基礎和關鍵。（1）食品企業法人應充分認識到檔案記錄管理在促進企業發展方面的積極作用，注重以檔案記錄規范上等級為抓手，不斷加強檔案記錄管理工作。（2）調動從業人員積極性。大力宣傳檔案記錄管理的真正意義，可以通過組織相關講座、舉辦相關展覽、宣講臺帳記錄實際意義等活動，充分激發企業員工的興趣，調動他們參與檔案記錄工作的積極性，認真記好每一項記錄臺帳、整理好每一份檔案資料，并為檔案記錄管理的各項工作提供最有效的基礎保障。（3）推動檔案記錄管理合作化。由于檔案記錄管理涉及企業內部倉儲、生產、檢驗、品管、銷售等眾多部門，各部門形成的檔案資料都具有重要價值，對企業的經濟效益都有重大影響，所以食品企業相關部門、相關人員都必須參與檔案記錄管理工作，在工作中規范、約束自身的行為，促進檔案資料規范性與準確性的提高。

3.3提升檔案記錄管理人員的綜合素質

注重提升檔案記錄管理人員業務水平和工作技能，食品企業應多措并舉、綜合施策，不斷對從業人員加強專業培訓，鼓勵自主學習，營造濃厚氛圍，努力掌握檔案臺帳管理的新知識、新技能。（1）拓寬檔案記錄管理工作人員的任用和選拔，要從整個企業的范圍內進行人才挖掘，對那些知識儲備豐富、責任意識強烈、具有檔案管理工作追求的高素質人才，要委以重任重用，從源頭上提高檔案臺帳管理工作人員的素質。（2）建立健全檔案管理工作人員素質提升規范體系，可與檔案主管機構或者高等教育院校協作，通過繼續教育、專業培訓等形式，開展信息技術的教育培訓，提升檔案記錄管理工作人員的知識儲備和技能技法，推動他們的綜合素質不斷提升。另外還可以挑選優秀員工，送出去參加9000、22000等相關體系內審員培訓，全面掌握檔案、臺帳、記錄形成及存檔的有關要求。（3）主動邀請檔案、記錄管理業務專家來企業傳經送寶，或者派相關人員定期到檔案記錄確實優秀的企業中去學習先進的業務流程和管理經驗。

3.4創新檔案記錄管理工作體制

創新檔案記錄管理工作，要借力現代化的高科技產品來從事檔案記錄管理工作，確保檔案記錄管理工作的效益和效率。（1）積極推進企業檔案管理數字化。將掃描技術、計算機技術、數據庫存儲技術運用到食品企業檔案記錄管理中去，結合企業數字化管理的效能需求，制定完善的檔案管理數據庫，并應用加密技術手段保汪數據庫信息安全傳輸、存儲，避免因為出現檔案記錄管理信息泄露而造成的企業經濟利益受損。（2）構建健全的檔案記錄資源征集、接受機制。檔案記錄管理要轉變文件移交模式，通過積極尋求、監控收發等手段的利用，提升檔案記錄收集的及時性和全面性。還要及時收集與企業經營、生產相關的信息載體（如音頻、視頻、圖片等和擁有存儲必要性的信息資料），并將重要檔案記錄信息進行電子備份，不斷充實數據庫的信息量，為實現后期的檔案記錄管理信息共享奠定堅實基礎。（3）構建便捷的檔案記錄管理信息網絡，對食品企業檔案記錄管理系統進行研究與開發，加大新媒體技術的利用，加強檔案資料的再開發利用，將存儲的檔案信息資料的真正價值充分發揮出來，實現檔案記錄信息資源的共享，實現食品企業檔案記錄管理工作的最大效益。

注重食品企業檔案記錄管理向著多元化、服務化方向發展，是實現食品企業檔案記錄管理的重要模式的轉變[2]。隨著我國食品行業的更快發展，食品企業檔案記錄也逐漸成為企業經濟發展中的關鍵點，對現代企業檔案信息管理的探究與創新，必將推動食品企業內部資源的合理利用，實現食品企業檔案記錄管理創新化、專業化、規范化，從而促進企業創造更多的經濟效益和社會效益。

[參考文獻]

[1]杜娟.高校檔案工作規范化、標準化管理方案研究[J].城建檔案，2016 （5）：79-80

[2]卜鑒民.以開放式創新理念完善和發展改制企業檔案管理的“工投模式”[J].檔案與建設，2006 （10）：47-49