檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析

郭棟

摘 要：本文主要研究的就是在現(xiàn)代化檔案管理原理中檔案管理的具體應(yīng)用，對(duì)管理方式的科學(xué)合理化從幾個(gè)方面進(jìn)行具體的分析，不斷增加檔案工作管理的科學(xué)與合理化，為盡早實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提供一定的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理原理；現(xiàn)代化；應(yīng)用分析

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，社會(huì)發(fā)展的各項(xiàng)因素之間的聯(lián)系日益緊密在這個(gè)過(guò)程中人們對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的要求越來(lái)越高。檔案的現(xiàn)代化管理并沒(méi)有脫離檔案管理的原理，而是在原有的基礎(chǔ)上加以提升和應(yīng)用從而適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求。

一、檔案管理的特性

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中積累和保存下來(lái)的歷史記錄，由于社會(huì)活動(dòng)的復(fù)雜性，歷史上存留下來(lái)的檔案不計(jì)其數(shù)，管理工作的本質(zhì)就是進(jìn)行較長(zhǎng)期的管理。正是由于檔案管理的長(zhǎng)期性、重要性，所以必須要針對(duì)檔案保管工作加以研究。但是在實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程中，由于有著多個(gè)不同的工作層而，并且每個(gè)不同層而所呈現(xiàn)出的特性也有所差異，從某種程度上來(lái)說(shuō)，檔案管理本身限制了檔案在社會(huì)中的流通性，自身有著較為封閉的特性，這直接導(dǎo)致檔案管理工作中有著利用、保管的矛盾性存在。人們不斷尋找許多更合理的管理方法，使其更好地服務(wù)社會(huì)，這就需要通過(guò)新的視角和高度重新審視當(dāng)前檔案管理的熱點(diǎn)問(wèn)題。

二、檔案管理現(xiàn)代化的背景以及必要性

檔案管理現(xiàn)代化就是指管理者秉承著現(xiàn)代管理理論科學(xué)，以現(xiàn)代的管理方式與手段為基礎(chǔ)，利用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備與技術(shù)，管理員充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性、創(chuàng)造性、積極性，進(jìn)而對(duì)檔案的管理以往的傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行改革，讓檔案管理完成到現(xiàn)代化、智能化、系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)變。基于社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步的基礎(chǔ)上，現(xiàn)代科學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸的應(yīng)用于各行各業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域中。

在當(dāng)前社會(huì)飛速發(fā)展的過(guò)程中，通過(guò)檔案管理現(xiàn)代化管理工作的執(zhí)行，實(shí)際上有著至關(guān)重要的作用，首先，能夠高效、安全的直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)電子形式的方式來(lái)對(duì)于檔案信息加以收集和管理，各個(gè)方面的信息檔案能夠更加便利的進(jìn)行查閱，同時(shí)還能夠持續(xù)性的對(duì)檔案本身管理環(huán)境加以改善，最大限度的降低檔案信息所需要的存儲(chǔ)空間，這對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)中大量檔案原件檔案管理起到了.定的促進(jìn)作用。

三、檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化主要是管理人員基于現(xiàn)代化理論科學(xué)，通過(guò)有效管控方式，借助先進(jìn)設(shè)備以及技術(shù)系統(tǒng)，全面激發(fā)管理人員主動(dòng)積極性以及創(chuàng)新實(shí)踐能力，進(jìn)而全面更新傳統(tǒng)檔案管理模式，令其向著現(xiàn)代化、系統(tǒng)性、智能化方向不斷發(fā)展。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，現(xiàn)代科技實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足進(jìn)步，特別是網(wǎng)絡(luò)信息手段更廣泛的滲透至各行業(yè)領(lǐng)域。伴隨現(xiàn)代社會(huì)信息化水平的提升，檔案管理也面臨更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)，而信息檔案則漸漸通過(guò)多重形式展現(xiàn)，總量不斷增加，令檔案管理難度以及任務(wù)量明顯增長(zhǎng)，對(duì)調(diào)檔工作也提出了高標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理現(xiàn)代化體現(xiàn)了重要的現(xiàn)實(shí)意義，可有效合理的匯總搜集電子檔案信息，便利的查閱檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，合理縮減存儲(chǔ)空間，對(duì)原件檔案管理體現(xiàn)了有效的影響作用。

四、檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用分析

（一）整分合原理

要想充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，提高檔案管理的效率，需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況及檔案管理原理的要求，對(duì)檔案管理做好系統(tǒng)化和合理化的規(guī)劃工作，并對(duì)檔案管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行明確的分工，明確自身的職能，將各個(gè)分工的事項(xiàng)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合。從狹義的角度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析可知，檔案管理工作包括存儲(chǔ)、整理、收集、編研、統(tǒng)計(jì)及整理等方面的工作內(nèi)容。從廣義的角度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析可知，主要包括學(xué)會(huì)、宣傳出版、檔案館工作等方面的工作內(nèi)容。為了充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的可靠性，要求檔案管理部門人員需要明確自身的職責(zé)，對(duì)實(shí)際的檔案管理工作進(jìn)行分析，制定出合理的檔案管理工作目標(biāo)，提升檔案管理效果，減少檔案管理人員的工作量。檔案管理目標(biāo)是檔案管理人員希望能夠達(dá)到的理想檔案管理程度，是檔案管理人員工作的主要方向，有助于提高檔案管理工作的績(jī)效水平。各檔案管理部門在制定完檔案管理目標(biāo)后，要求每個(gè)檔案管理人員明確自身的職責(zé)和工作任務(wù)，做好明確的分工工作，提高檔案管理工作的組織性。

（二）系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是檔案管理諸多原理的理淪基礎(chǔ)，其主要含義是指在檔案管理過(guò)程中將所有檔案管理的工作內(nèi)容科學(xué)地匯聚成一個(gè)整體，通過(guò)對(duì)整體工作內(nèi)容的劃分和整合來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的有效規(guī)劃，充分地發(fā)揮檔案管理過(guò)程中侮一個(gè)工作環(huán)節(jié)的作用，清除掉檔案管理工作中重復(fù)和不必要的內(nèi)容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行和健康發(fā)展。

（三）反饋

反饋是實(shí)行檔案管理現(xiàn)代化的指路明燈。檔案管理工作的信息反饋在于肯定檔案工作的自身價(jià)值。要將檔案信息所輸出的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益全方位的進(jìn)行反饋，才能認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要作用。檔案信息輸出后，一方面承受著社會(huì)的檢驗(yàn)，一方面被社會(huì)所利用，實(shí)行統(tǒng)一化的管理，簡(jiǎn)化反饋程序，有利于檔案管理的改進(jìn)與完善。

（四）加強(qiáng)管理的重視程度

加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度格外重要，只有從思想上重視檔案管理工作，才能夠管理好檔案。檔案管理的目的就是通過(guò)對(duì)各類檔案進(jìn)行整理和分類，從而為經(jīng)濟(jì)社會(huì)各方面發(fā)展提供理論和政策依據(jù)。重視檔案管理，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的控制，能夠最大程度的節(jié)約人力成本，提升管理效率，為社會(huì)服務(wù)，為國(guó)家發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是時(shí)代進(jìn)步的產(chǎn)物，是符合時(shí)代發(fā)展需求的。檔案管理原理在當(dāng)代檔案管理的應(yīng)用中起到理論指導(dǎo)作用，我們要充分利用檔案管理原理來(lái)規(guī)范和促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題，建立完善的檔案保管系統(tǒng)，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

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（作者單位：河南質(zhì)量工程職業(yè)學(xué)院）