計算機信息技術(shù)在人事檔案管理中的應用

摘 要：隨著我國信息化大數(shù)據(jù)+時代的來臨，信息化網(wǎng)絡技術(shù)已經(jīng)成為了社會發(fā)展的主旋律。所以我們應該與時俱進，大力創(chuàng)新，加強檔案信息化管理，促進信息網(wǎng)絡化建設。本文就人事檔案管理網(wǎng)絡化建設進行了詳細的闡述，以便可以為機關(guān)單位人事檔案的管理與應用提出一點參考。

關(guān)鍵詞： 更新；完善；信息化；建設；分析

隨著我國信息化大數(shù)據(jù)+時代的來臨，傳統(tǒng)的機關(guān)人事檔案管理已經(jīng)遠遠不能適應時代的發(fā)展要求，一些紙質(zhì)的檔案有的因為年代久遠已經(jīng)泛黃，老化，甚至于字跡已經(jīng)模糊不清，很難為檔案的查詢，甄別提供一個真實，準確的事實依據(jù)。另外，檔案分門別類查詢起來也費時費力，極大地浪費了工作效率。所以，我們應該加大人事檔案管理信息的網(wǎng)絡化建設。這樣不但能夠替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的諸多不便之處，還能夠保證人事檔案管理的信息化、規(guī)范化，進而使人事檔案管理能夠更好的適應發(fā)展的實際需求。

1 建立人事檔案管理框架

1.1 加強檔案管理信息化網(wǎng)絡建設

隨著信息化大數(shù)據(jù)時代的來臨，信息化網(wǎng)絡技術(shù)成為了當今社會發(fā)展的主旋律。在這一過程中，檔案管理信息系統(tǒng)在信息化網(wǎng)絡建設不斷提升的前提下，對人事檔案數(shù)據(jù)信息的管理和維護也變得更加的方便，而且數(shù)據(jù)在傳輸?shù)倪^程中也越來越安全穩(wěn)定。隨著人事檔案管理信息網(wǎng)絡化系統(tǒng)的創(chuàng)建，對當前檔案管理機構(gòu)也提出了新要求，新思路。之所以會出現(xiàn)這種狀況，是因為之前所運用的檔案管理機構(gòu)主要是對人事檔案進行傳統(tǒng)的歸類和整理。但是新時期的人事檔案管理很明顯已經(jīng)不能夠再用傳統(tǒng)的管理方法來對檔案信息進行管理和維護了，此時在人事檔案管理信息系統(tǒng)中，創(chuàng)建一個安全可靠的檔案管理機構(gòu)是非常有必要的。

1.2 強化人事檔案管理人員的信息化水平

隨著我國信息化網(wǎng)絡建設的日趨完善，人事檔案信息管理系統(tǒng)機構(gòu)的規(guī)范化進程也在不斷加快，為了讓已經(jīng)完善的檔案信息化網(wǎng)絡系統(tǒng)功能能夠得到真正的運用，還要加強人事檔案管理人員的技術(shù)水平。只有全面提升了檔案管理人員的技術(shù)水平，才能夠讓檔案管理工作更好，更快的為人民所服務。

2 做好信息化網(wǎng)絡技術(shù)檔案數(shù)據(jù)的維護工作

2.1 提升網(wǎng)絡化硬件設計和軟件設施的建設力度

在實際的工作中，我們發(fā)現(xiàn)如果要做好信息化的網(wǎng)絡技術(shù)就要提升檔案管理人員的業(yè)務水平能力，要進行知識的更新與培訓工作。以往的傳統(tǒng)化歸納與整理已經(jīng)不能滿足時代的發(fā)展與需求，所以為了保證檔案信息化管理的發(fā)展，我們要加大檔案管理人員的業(yè)務培訓，保證人事檔案管理系統(tǒng)中信息數(shù)據(jù)的安全。這一措施的實施也是保證人事檔案信息管理系統(tǒng)的長久運行。

2.2 確保網(wǎng)絡化檔案信息數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定

為了進一步實現(xiàn)人事檔案管理信息化系統(tǒng)的全面實現(xiàn)，確保人事檔案信息在輸入、傳遞、處理以及更新上的安全性和穩(wěn)定性，我們齊齊哈爾人事局領(lǐng)導層一直高度重視人事檔案管理工作，對人事檔案管理信息化工作中的數(shù)據(jù)信息進行實時的監(jiān)督和維護，進而實現(xiàn)學生數(shù)據(jù)信息能夠長久使用，人事檔案信息化系統(tǒng)的建設有效解決了新形勢下人事檔案信息量大、信息采集困難等問題，強化人事檔案信息管理工作，對檔案管理工作進行實時系統(tǒng)的維護。

3 人事檔案材料的收集

眾所周知，收集工作是檔案管理中最重要的一個組成部分，為了能夠更好的完成人事檔案的收集工作，我局人事處建立了整套詳盡完備的人事檔案的制度，力求做到有章可循，有法可依，有理可據(jù)。并全面拓寬收集檔案的方式，方法，力求使檔案齊全完備，準確詳實。為了提高檔案的真實性，我們應該實地走訪，調(diào)查，掌握最原始的資料，第一時間更新檔案信息；但是這種方法也存在著一定的弊端就是耗時耗力，資源損耗嚴重，所以我們應該于實時收集相結(jié)合。

4 檔案信息的信息化處理

為了改變傳統(tǒng)檔案信息管理耗時長，效率低的情況，我們可以將檔案信息進行數(shù)字化的加工，進行人事檔案管理的動態(tài)信息化錄入。目前在工作中，我們主要采取兩種工作模式。一種就是進行準確的手動查詢，錄入基本信息數(shù)據(jù)庫。比如，可以將所有職工的信息按照需要的資料要求分門別類的錄入到系統(tǒng)當中。使得數(shù)據(jù)庫可以直觀的看到你所要要求的資料內(nèi)容。任何一個有需要的人都可以通過篩選找到你所要查詢的內(nèi)容，信息情況一目了然，非常清晰。省卻了紙質(zhì)版查閱的痛苦，最大限度的避免了人力，時間上的損耗。

第二，不光是要對傳統(tǒng)的檔案信息進行分門別類的重新統(tǒng)計，以避免紙質(zhì)檔案的老化。另外對于現(xiàn)有的電子檔案和數(shù)字化檔案也要進行重新歸納，整理。隨著我國社會化進程的不斷加快，我們近幾年部分開放城市已經(jīng)全部鋪開了檔案信息信息化。國家機要部門，省直單位，檔案部門的各類文件必須要形成電子文檔，進行分門別類的專門保存。對于我們個人檔案當中比較重要的文件必須采取紙質(zhì)文件與電子掃描雙保險的方式以避免重要文件的丟失與保存不當而導致的失真與老化。

5 人事檔案信息的安全管理

信息化網(wǎng)絡技術(shù)為我們的工作與生活都帶來一些便利，但是，與此同時也存在一種的風險。稍有不慎，也可能會為某些不法分子提供可趁之機，所以我們應該加大對于檔案信息信息化，電子化管理的監(jiān)控力度。對于老式的紙質(zhì)版檔案文件我們通常是設有專門的保密機要室，但是對于電子檔案我們要小心黑客或者某些“有心”之人的攻擊與侵入，以免泄露檔案信息的內(nèi)容。

6 結(jié)論

綜上所述，信息化網(wǎng)絡技術(shù)在人事檔案管理工作的高速發(fā)展中起到了決定性的作用，所以我們要加大人事檔案管理的信息化程度，實時更新檔案信息，進而使人事檔案管理能夠更好的適應社會化發(fā)展的實際需求。

參考文獻：

[1]徐潔馨.現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)使用教程[M].北京：高等教育出版社，2006.

[2]鄧紹興.人事檔案教程[M].北京：中國傳媒大學出版社，2008.

作者簡介：陳思音，女，漢族，河北人，本科。