事業(yè)單位人事檔案信息化管理

摘要：事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)是一個復(fù)雜、系統(tǒng)的工程，需要大量人財物；當(dāng)前的事業(yè)單位人事檔案信息化管理依然存在著一些問題，這影響了人事檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，針對性的采取有效的舉措是本文研究的重點。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理

事業(yè)單位的人事檔案記載了是事業(yè)單位工作人員的個人經(jīng)歷、學(xué)歷狀況、思想面貌、工作業(yè)績等基本信息，可以讓事業(yè)單位對員工的個人情況和工作狀況有詳細(xì)的了解，在人才資源的開發(fā)利用過程中發(fā)揮著重要的參考價值和促進(jìn)作用。而隨著時代的發(fā)展，人事檔案管理也需要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向信息化管理方向轉(zhuǎn)變，這樣一方面能夠降低檔案管理的成本，另一方面，還能夠降低儲存、修改和檔案查詢的難度，提高檔案管理的工作效率，增強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確度和規(guī)范化。所以，開展人事檔案的信息化管理有著非常重要的現(xiàn)實意義。

1人事檔案信息化管理存在的問題

1.1缺乏規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

要實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，就必須要基于規(guī)范統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)之上，這一標(biāo)準(zhǔn)能夠有效提升事業(yè)單位內(nèi)部各個部門之間以及與外部其他單位進(jìn)行人事檔案信息交流共享的效率，促使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效。但是，現(xiàn)實情況中不少事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時都遵循各自既有的管理模式，以自身工作特點出發(fā)，形成了各自的體系，規(guī)范統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)難以形成。

1.2檔案管理人員素質(zhì)有待提高

目前，很多事業(yè)單位從事人事檔案管理的人員都兼顧多項工作，導(dǎo)致分散到人事檔案管理上的時間和精力十分有限；而且一些的檔案管理人員年齡較大、學(xué)歷不高，難以較快的理解和接受新鮮知識和業(yè)務(wù)，很多人員甚至從沒有接受過相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，對專業(yè)知識缺乏認(rèn)識。另外，有些人員雖然多年從事人事檔案管理工作，工作經(jīng)驗豐富，但是在管理方法上仍然沿用傳統(tǒng)的方式，對于人事檔案的信息化管理缺乏足夠認(rèn)識，也難以真正接受。最后，還有一些單位由于人事檔案管理人員的工作變動較為頻繁，新進(jìn)員工對檔案管理工作缺乏清晰認(rèn)識，導(dǎo)致工作開展較難進(jìn)行。

1.3人事檔案管理模式落后

很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作往往還采取半手工半電腦的操作方式，紙質(zhì)檔案與電子檔案同時存在。一般紙質(zhì)檔案記錄著較為詳細(xì)的個人信息，而信息系統(tǒng)中往往記錄最為基本的個人情況，無法對員工的工作經(jīng)歷、歷史背景等有詳細(xì)的了解，導(dǎo)致需要詳細(xì)了解員工檔案信息時，還需要去翻閱紙質(zhì)檔案，并沒有真正發(fā)揮檔案信息化管理的真正作用和功能。

1.4檔案資源的利用共享不成熟

從本質(zhì)屬性上而言，檔案管理首要任務(wù)就是保密，除去事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者之外，要查閱檔案信息必須經(jīng)過允許，從而使得管理者和普通員工都形成了對檔案的刻板印象。但是從現(xiàn)代檔案管理的角度而言，資料的流通性十分重要，要求使用者可以在一定的權(quán)限范圍內(nèi)，對檔案信息能夠快速獲取。在檔案信息化管理中，由于刻板印象的制約，導(dǎo)致檔案信息資源的流動性不足，進(jìn)而阻礙了檔案資源的充分利用和共享，這不符合檔案信息化發(fā)展的基本要求。

2人事檔案信息化管理的策略

2.1建立統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合人事檔案管理工作的實際情況和現(xiàn)實需求，開展檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)行人事檔案信息化管理的工作流程和工作制度，建立并完善相應(yīng)的創(chuàng)新和權(quán)責(zé)機(jī)制，將這些機(jī)制推廣應(yīng)用到事業(yè)單位各個部門之間、各事業(yè)單位中，以推進(jìn)統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的建立，以真正實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化和信息化開展。

2.2全面提升管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的高低對人事檔案的信息化建設(shè)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，因此必須十分重要檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)和信息化意識的強(qiáng)化。雖然隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)日新月異，但是傳統(tǒng)的觀念仍然束縛著部分管理者的思想，因此需要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念，以便從思想上提高認(rèn)識，強(qiáng)化信息化建設(shè)的目標(biāo)和進(jìn)程。事業(yè)單位要培養(yǎng)出一批高素質(zhì)、專業(yè)化和穩(wěn)定程度高的檔案管理人員，不僅要求相關(guān)人員懂得檔案管理的相關(guān)知識，也要掌握信息化的管理技術(shù)；另外，由于檔案管理工作需要做好保密，因此為了防止信息的泄露，也要強(qiáng)化工作人員的品德素養(yǎng)。總而言之，對于檔案工作人員的要求是多方面的，既有業(yè)務(wù)能力，也有職業(yè)道德和思想品德要求，如此才能保證人事檔案信息化建設(shè)的順利開展。

2.3轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式

開展人事檔案信息化管理，需要對檔案管理的收集、鑒別、歸檔、驗證以及利用等所有環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化操作，建立實用性強(qiáng)、系統(tǒng)完善的人事管理信息數(shù)據(jù)庫，使人事檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化；此外，還要實現(xiàn)人事檔案管理的自動分析、歸類和排列，以便大大降低檔案管理的時間成本和人力成本，提升工作效率和管理的準(zhǔn)確性。

2.4做好檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化工作

檔案信息化管理依賴于規(guī)范系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，而這一系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)需要一個漫長的過程，需要從簡單到復(fù)雜、從低到高的發(fā)展過程，需要不斷的維護(hù)完善，也需要相應(yīng)的管理人員，包括檔案業(yè)務(wù)人員和技術(shù)人員的相互配合，根據(jù)實際的檔案管理情況，針對性的對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的優(yōu)化，從而讓系統(tǒng)更加靈活、高效、更加符合實際檔案管理工作的需求。

3結(jié)語

針對人事檔案信息化管理中存在的一些問題，采取針對陛的舉措是推進(jìn)人事檔案信息化管理順利開展的關(guān)鍵，促使事業(yè)單位的人事檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。

作者簡介

馮菊峰（1979.10-），男，漢族，籍貫：江蘇無錫。當(dāng)前職務(wù)：科員，當(dāng)前職稱：助理政工師，學(xué)歷：本科，研究方向：事業(yè)單位人力資源。

（作者單位：無錫市藥品安全檢驗檢測中心）