信息化背景下地震檔案管理的新思考

臧珊珊

摘 要：在我國信息化發展的背景下，當前地震檔案管理面臨著新的形勢。地震科技檔案為科研人員探索地震預測方法、統籌推進監測預報、震害防御、進行應急救援體系建設提供了豐富的數據支持，地震檔案的保管、研究和利用對不斷提升全社會抵御地震災害的綜合防范能力有著重要的意義。結合當前防震減災工作的要求，要轉變傳統檔案管理形式，有序化收集檔案信息和逐步完善檔案信息管理系統，搭建數字化平臺。

關鍵詞：地震檔案；檔案管理；信息化

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）11-0172-02

地震檔案是我國國家檔案資源的重要組成部分，是進行科學研究和防震減災工作的基礎資料。它應該完整、全面、真實、詳盡地記錄和反映地震監測、震害預防、應急救援、科學考察、震害評估、震后恢復重建以及防震減災宣傳教育等多個方面的內容。地震科技檔案為科研人員探索地震預測方法、統籌推進監測預報、震害防御、進行應急救援體系建設提供了豐富的數據支持，地震檔案的保管、研究和利用對不斷提升全社會抵御地震災害的綜合防范能力有著重要的意義。

隨著信息化時代的全面到來，國家著力推進了信息化建設和發展，傳統的檔案管理和利用方法面臨著新的挑戰。信息化通過通信、網絡、數據庫技術為支撐，將各類信息資源搜集、匯總至數據庫，對信息和數據進行歸類和分析研究之后，為人們提供生活、工作、學習等方面數據資料和輔助決策。信息化的普及、資源整合與數據的研究利用可以極大提高效率，為推動經濟發展和社會進步提供強大的技術支持。近年來居民的信息化普及率逐年遞增，截至2015年底，我國網民數達到2.88億，互聯網普及率達到50.3%。通信、網絡、數據庫的應用已經逐漸滲入到各個領域，傳統的資料承載載體已經逐步被數字化載體所取代。信息技術的不斷發展改變著人們固有的生活方式，信息資源獲取途徑也從單一化向多元化發展。在信息化迅猛發展的大背景下，地震檔案的產生載體、利用群體和管理方式都會發生新的變化。人們對地震檔案信息資源的獲取途徑、查詢結果、利用效率都有了更高的要求。因此，地震檔案工作就要主動去適應信息化管理的新常態，分析防震減災工作的新形勢，認清防震減災工作的新任務和新目標，轉變傳統的檔案管理方式，順應社會信息化的發展趨勢。

一、地震檔案管理的現狀

2008年以來，汶川地震、玉樹地震等震級較高的地震頻發，防震減災形勢日益嚴峻。為確保防震減災水平和能力不斷增強與提高，國家提高了防震減災工作的重視程度，地震相關領域的科學研究也不斷深入開展，由此也產生了了大量的地震檔案。近年來，我國地震檔案管理取得了一定的發展，一些經濟發達的地區率先轉變管理思維，逐步探索新的地震檔案管理模式。然而，與一些信息化程度高的發達國家和檔案管理發展比較好的專業相比，我國地震檔案管理還存在一定的滯后性。

（一）傳統紙質檔案較多，檔案數字化程度低

目前，地震檔案主要以傳統的紙質作為載體，文書、文獻是檔案保管的主要組成部分，檔案數字化工作還沒有進行全面的開展。紙質檔案的保管和利用存在一定的條件限制。在紙質檔案保管方面，紙質檔案的保管需要大量的存儲空間，檔案室面積需要不斷擴展以滿足檔案數量日益增長的需求；同時，紙質檔案還需要一定的存儲條件，在適宜的溫度、濕度下，需要定期除蟲、除塵。然而在存放一段時間之后，年代久遠的紙質檔案還是會出現字跡模糊、紙張老化變色等問題。在紙質檔案利用方面，檔案管理者一般都根據檔案借閱者的需要，對檔案通過計算機管理系統進行檢索或去檔案室進行實物查詢，然后借閱者通過對檔案進行查閱或復印、掃描等方式進行留存和備份。在這一過程中，由于利用不當等原因，極易出現檔案破損、污損等問題。一些年代久遠、利用頻率相對較高的原始檔案極有可能出現損毀而導致無法再利用。

（二）歸檔內容不夠豐富全面，缺乏系統性

目前，地震科技檔案的歸檔范圍主要包括科研項目檔案、地震安全性評價、地震監測數據記錄等內容，地震應急、科學考察、烈度考察、災害評估、災后重建等技術性活動記錄數量不多不全，特別是圍繞一個突發地震事件前后應對過程的完整資料沒有收集。突發地震事件的應急響應預案和準備工作的相應檔案一般也沒有部門或負責人進行統一的收集、整理和保存，沒有按照災害發生的時間順序從地震數據監測、震情信息發布、應急救援、災害評估、災后重建等方面進行檔案記錄，各個負責部門的零散記錄由于跨行業、跨部門、整理收集不及時等原因無法統一匯總，資料過于分散，難以形成一個完整的體系，缺乏系統性。

（三）缺乏地震檔案信息資源共享平臺

隨著地震檔案數量的不斷增多、信息化水平的不斷提高，使得檔案查詢方式由最初的紙質檢索向計算機檢索轉變。由于一直以來地震檔案“重保管、輕利用”的管理思想，各個地震部門的檔案一直處于各自管理的狀態，主要以日常歸檔保管為主，很難進行部門之間的交流、合作與利用。部門之間檔案信息無法實現有價值的數據資源相互流轉、學習和共享，鮮有機會對其他地區和部門的地震檔案資源進行分析和研究?，F在的地震科學研究早已摒棄了大量的紙質文獻堆砌，而是需要更精準的數據分析、更直觀的事實考證來作為基礎。由于地震科研工作者對地震信息資源檢索的期望日益提高、學科間交叉不斷滲透，低效率、復雜化的信息檢索已無法滿足他們對地震數據資源獲取的需求。這就亟須建立一個更為專業化、使用便捷化、內容豐富化的檔案信息資源共享平臺來滿足地震工作者的日常需要。

二、加強地震檔案管理建設的對策

（一）轉變傳統地震檔案管理形式，推進檔案數字化建設

由于專業發展、區域間信息化進程存在差異，地震檔案的數字化進程也不盡相同。地震檔案管理部門應結合自身需要，將珍貴的紙質檔案進行數字化處理，對新產生的電子文件及時歸檔，根據全宗原則進行分類以保持檔案的完整性。同時嘗試與社會力量相結合，將檔案數字化業務外包給有資質的公司。業務外包的內容應當包括地震檔案資源的數據化處理、檔案數據庫的建設與管理、檔案管理軟件的開發與設計、軟件系統的升級、計算機硬件系統的維護等方面的內容。在地震檔案數字化過程中，管理部門要先做好檔案的整理分類，修復重要的破損圖紙、文件等前期工作，為檔案數字化工作的順利展開做好鋪墊?？梢宰裱纫缀箅y的工作原則，優先處理外觀完整、自身狀況良好、按全宗歸檔的地震檔案。殘破比例較高的文檔和圖紙可以暫緩處理。與檔案數字化外包公司合作需要注意以下幾個方面：首先要根據自身情況選擇技術和業務處理能力強的公司進行商談合作。要核實外包公司的專業資質、以往承接項目和經濟情況并對外包公司的新技術研發水平和應用能力進行審核和評估，看是否能滿足大批量檔案數字化的需要。需要注意的是，地震檔案還包含一些地理信息圖紙，紙張較大，因時間關系可能出現圖像模糊的情況，應根據具體情況和需要，看能否提供大張圖紙掃描和圖像復原等相關技術。其次，要與外包公司和參與的工作人員簽訂安全保密協議，做好地震檔案的安全和保密工作。同時要在協議上清楚地注明懲罰機制和出現糾紛時候的解決處理方法。再次，地震檔案部門要組織專人，對檔案數字化的進度和日常工作進行輔助和監管，確保數字化工作順利、有序的進行。

（二）有序化收集檔案資源，保證地震檔案的系統性和完整性

要完善地震檔案歸檔和管理規范，各級地震管理部門應擴大地震檔案的歸檔范圍，利用各級抗震救災指揮部的應急聯動協調機制，與相關單位和部門建立起抗震救災檔案信息資料的交流渠道，有效地收集地震監測數據、震情發布信息、媒體方面的影像和照片、應急救援進展情況報告、震后災害評估報告、災后重建具體方案等方面的資料信息。根據震后響應的進展情況依據時間順序將詳細的檔案資料系統、完整地收集起來。地震部門應建立專人負責機制，每一階段性的抗震減災工作結束后，及時對工作進展的情況資料進行收集整理，然后交由檔案室歸檔。部門內部要完善工作制度，由被動等待檔案部門來收要檔案，到主動按時交接歸檔資料，便于工作人員在規定時間內完成資料匯總。留存完整、系統的地震檔案應急處理資料，有利于日后對抗震救災的各項工作進行情況分析，找出存在的優勢和不足，及時進行經驗總結，以便調整工作方案，更好為震后應急響應工作提供服務。

（三）搭建數字化平臺，實現資源共享

在信息化背景下，信息技術的發展可以為地震檔案信息資源數字化搭建良好的平臺。需要加快推進數字化進程，由地震主管部門牽頭，制定統一的方針政策，建立地震檔案信息數據庫。先由各地區地震局完成檔案數字化。各單位將現有的館藏檔案數據和檢索目錄信息按照統一的標準和格式進行分類登記，并利用適合的軟件將信息統一進行導入并上傳至數據庫備份。在網絡環境下實現自建地震資料數據庫和網絡數據庫相連接并進行資源整合，完成各種信息的一站式搜索，實現不同信息資源檢索的智能跳轉。在建設過程中，可以以地理信息系統（Geographic Information System，GIS）為平臺，將計算機軟硬件技術、網絡技術、數據庫技術進行整合，根據地震檔案管理的特點和需要，設計分類管理和檢索模式。對于地震檔案中的涉密資料，可以為不同級別的用戶設立用戶權限，在數據庫完成審核之后，實現可開放資源的查閱和利用。地震檔案數字資源共享將大大提高地震檔案資源的利用率，節約時間成本，同時也為地震科學研究的發展起到一定的推動作用。

信息化時代的到來為地震檔案管理的發展提供了新的契機，同時也帶來了了更多挑戰。隨著信息技術的不斷進步，我國信息化水平也快速提高，地震檔案的管理應該順應時代發展，改變傳統的紙質管理模式，加強信息資料交流與共享，以更加科技化、便捷化的方式合理利用，為防震減災事業提供更加全面的服務。

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[責任編輯 杜 娟]