改進(jìn)物料編碼規(guī)則，提升物料管理水平

文｜何振東，劉國(guó)琦

為適應(yīng)現(xiàn)代化物料管理的需要，很多企業(yè)都引入了信息化系統(tǒng)進(jìn)行物料的管控，如ERP、SAP等，大大簡(jiǎn)化了物料管理工作，受到了廣泛歡迎，但現(xiàn)在主流的純粹流水編碼的方式存在著不直觀的問(wèn)題，而賦義編碼又存在著不方便記憶的問(wèn)題，為有效解決這些問(wèn)題，筆者根據(jù)自己的多年經(jīng)驗(yàn)，提出了解決物料編碼問(wèn)題的新思路。

一、流水編碼與賦義編碼存在的主要問(wèn)題：

? 流水編碼無(wú)法直接看到物料的一些基本信息，采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)與制造無(wú)法進(jìn)行可視化操作；

? 賦義編碼規(guī)則復(fù)雜，很難記?。?/p>

? 賦義編碼缺乏擴(kuò)展性；

? 流水編碼與賦義編碼都無(wú)法直接從編碼看到相互之間的關(guān)聯(lián)；

? 不管是流水編碼還是賦義編碼，都無(wú)法在研發(fā)設(shè)計(jì)物料上直接看到產(chǎn)品信息。

此外，還有一些爭(zhēng)論較多的問(wèn)題，如：

物料編碼中是否需要供應(yīng)商信息，

物料編碼中是否需帶版本信息等。

二、解決思路：

流水編碼與賦義編碼都有自己的一些優(yōu)點(diǎn)，但也有自己的一些缺點(diǎn)，我們可以提取它們的優(yōu)點(diǎn)，編制新的物料編碼規(guī)則，同時(shí)充分利用信息化系統(tǒng)的強(qiáng)大運(yùn)算功能，做一些定置化開(kāi)發(fā)，以便開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)出一套既好記，又好用的編碼管理系統(tǒng)。

設(shè)計(jì)時(shí)，我們應(yīng)充分考慮以下幾個(gè)方面：

? 編碼中應(yīng)該帶一些物料的最基本屬性，這些屬性一般不會(huì)改變，且易識(shí)別；

? 物料應(yīng)根據(jù)使用屬性、材料及使用范圍的不同，進(jìn)行物料類(lèi)別的區(qū)分，而這些區(qū)分應(yīng)在編碼中可以直接看出；

? 對(duì)不同類(lèi)別的編碼應(yīng)設(shè)置不同的編碼規(guī)則，編碼的長(zhǎng)短以及其中包含的流水碼的位數(shù)可根據(jù)各公司實(shí)際情況自行定義；

? 對(duì)于同類(lèi)物料，還可以在流水碼后面增加擴(kuò)展碼，以便既可以看出這類(lèi)物料相互之間有關(guān)聯(lián)性，同時(shí)還存在著細(xì)微差異；

? 一些不便在編碼中詳述的特性可以在物料編碼的名稱(chēng)中給出定義，如果名稱(chēng)中仍無(wú)法區(qū)分，再利用編碼系統(tǒng)中的特征值進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

三、解決方案：分類(lèi)解決，區(qū)分對(duì)待，引入同規(guī)格差異及標(biāo)識(shí)性差異，并制定嚴(yán)格的物料命名規(guī)范

具體實(shí)施方案如下：

(一) 將物料分為通用物料與研發(fā)設(shè)計(jì)物料、非通用原材料及成品分別對(duì)待，通用物料做好整體規(guī)劃，不管應(yīng)用的公司范圍有多大都采取同一規(guī)則，研發(fā)設(shè)計(jì)物料、非通用原材料及成品因?yàn)槭褂梅秶芟蓿砸?guī)則可相對(duì)復(fù)雜，由各使用單位自行掌控；

1. 通用物料：

通用物料是指具備通用屬性，在不同的公司中都可以同樣采購(gòu)、使用的物料，包含機(jī)電元器件、外購(gòu)電子部件、外購(gòu)結(jié)構(gòu)件、標(biāo)準(zhǔn)件（比如螺釘、螺母、軸承等）

◆ 同規(guī)格差異是指系統(tǒng)中已有硬件相同的外購(gòu)電子部件或結(jié)構(gòu)完全一樣的外購(gòu)件，只是固件不同或數(shù)量上的差異，則選擇派生編碼并填入原有編碼，系統(tǒng)自動(dòng)生成第4段的-與第5段的大寫(xiě)字母，按A-Z的順序生成，另外，1類(lèi)的機(jī)電元器件是指與板卡有關(guān)、不能單獨(dú)通電工作的電子物料，而2類(lèi)的外購(gòu)電子部件是指買(mǎi)回來(lái)就是部件，通電就可以工作的電子物料。

◆ 同規(guī)格差異舉例：

◆ 優(yōu)勢(shì)：物料產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，如果30600111–A、30600111–B的鎖產(chǎn)生呆滯，可拆分成30600111的鎖使用。

解決問(wèn)題：編碼規(guī)則復(fù)雜，易搞錯(cuò)；

編碼上看不出類(lèi)別；

編碼沒(méi)有擴(kuò)展性；

關(guān)聯(lián)物料不能通過(guò)物料編碼目視化區(qū)分（如結(jié)構(gòu)相同，軟件不同或只是數(shù)量上存在差異）。

2. 非通用原材料、成品、研發(fā)設(shè)計(jì)物料；

非通用原材料是指物料為生產(chǎn)的原材料，但又不具備太多的通用性的物料，比如紙箱、貼紙、線纜等；

3. 成品是指各公司生產(chǎn)出來(lái)的最終產(chǎn)品，比如顯示器廠出廠的顯示器，手機(jī)廠出廠的手機(jī)等；

◆ 第4段為生成的流水碼，如果選擇無(wú)標(biāo)識(shí)性差異，系統(tǒng)自動(dòng)生成三位流水碼，如果選擇有標(biāo)識(shí)性差異，則系統(tǒng)除自動(dòng)生成第4段的三位流水碼外，還將生成第6段的字母A，如果形狀與現(xiàn)有物料一模一樣，但存在顏色、絲印或表面處理的差異，則選擇派生編碼并填入已有編碼號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)生成第6段的字母，按B-Z的順序生成。

4. 研發(fā)設(shè)計(jì)物料是指由研發(fā)部門(mén)出圖加工的物料；

◆ 第6段為生成的流水碼，如果選擇無(wú)標(biāo)識(shí)性差異，系統(tǒng)自動(dòng)生成三位流水碼，如果選擇有標(biāo)識(shí)性差異，則系統(tǒng)除自動(dòng)生成第6段的三位流水碼外，還將生成第8段的字母A，如果形狀與現(xiàn)有物料一模一樣，但存在顏色、絲印等差異，則選擇派生編碼并填入已有編碼號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)生成第8段的字母，按B-Z的順序生成。

解決問(wèn)題：

編碼上看不出類(lèi)別；

關(guān)聯(lián)物料不能通過(guò)物料編碼目視化區(qū)分（如結(jié)構(gòu)相同，軟件不同）；

產(chǎn)品信息在研發(fā)設(shè)計(jì)物料上無(wú)法看到。

總體方案一覽：

(二) 新方案的優(yōu)勢(shì)

1、對(duì)使用范圍不同的物料采用差異化操作，方便了采購(gòu)、計(jì)劃、倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)人員對(duì)物料的識(shí)別，新方案中的通用物料既比外部識(shí)別碼易操作，又比純粹流水碼易目視化操作。

新方案采用識(shí)別碼+流水碼+標(biāo)識(shí)性差異的主體方式，對(duì)通用物料和非通用原材料、成品及研發(fā)設(shè)計(jì)物料采用不同的編碼申請(qǐng)方式，較好地解決了前述外部識(shí)別碼與內(nèi)部流水碼存在的突出問(wèn)題，雖然這使得編碼系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)增大了難度。但對(duì)于系統(tǒng)自身來(lái)說(shuō)，只要能把規(guī)則制定清楚，系統(tǒng)都是能開(kāi)發(fā)出來(lái)的，而且通過(guò)一次性的開(kāi)發(fā)投入，減輕了眾多后續(xù)編碼申請(qǐng)人員與使用人員的重復(fù)勞動(dòng)，降低出錯(cuò)概率還是值得的！

2、新方案中充分考慮了編碼編制的8個(gè)基本原則，尤其是不可更改性原則。將通用物料的規(guī)則設(shè)計(jì)得盡量簡(jiǎn)單、實(shí)用，因?yàn)槲锪系钠渌厥强梢愿牡?，只有編碼，申請(qǐng)出來(lái)以后再無(wú)法更改。但有些讀者可能就認(rèn)為這樣的編碼系統(tǒng)不足以識(shí)讀與區(qū)分物料，這恰恰是編碼編制規(guī)則中需要考慮的另一方面，編碼就像一個(gè)人的身份證，它只是一串?dāng)?shù)字或字母的組合，可確保不重碼，但卻無(wú)法包含太多的個(gè)人信息，這就需要通過(guò)制定嚴(yán)格的物料命名規(guī)范來(lái)進(jìn)行物料的區(qū)分。

(三) 制定嚴(yán)格的物料命名規(guī)范的重要性

1、物料的名稱(chēng)是物料編碼的重要補(bǔ)充，它們二者就象人的雙腿，缺一不可。物料編碼一般只包含數(shù)字、字母或分隔符，難以一目了然地看到物料信息，而物料的名稱(chēng)可以把一個(gè)物料的主要特征盡皆包含在內(nèi)，以確保有效地識(shí)別物料并將同類(lèi)物料進(jìn)行區(qū)分。

2、嚴(yán)格的物料命名規(guī)范可大大降低一物料多碼的現(xiàn)象。在很多公司，產(chǎn)生一物多碼的主要原因就是名稱(chēng)的不規(guī)范。比如：螺釘M3＊6與盤(pán)頭螺釘M3＊6以及十字槽盤(pán)頭螺釘M3＊6這三個(gè)編碼是同一個(gè)物料，但因?yàn)樯暾?qǐng)人不同，對(duì)該物料的描述范圍有不同定義，導(dǎo)致一個(gè)物料產(chǎn)生了三個(gè)編碼。所以必須要制定嚴(yán)格、細(xì)致的物料命名規(guī)范并要求物料編碼申請(qǐng)人員培訓(xùn)并考核通過(guò)以后，才能進(jìn)行物料編碼的申請(qǐng)，否則輸入的是垃圾，輸出的也只能是垃圾。

3、嚴(yán)格的物料命名規(guī)范可大大降低物料編碼人員申請(qǐng)編碼的難度與出錯(cuò)的概率。規(guī)范規(guī)定了哪些特征可列入名稱(chēng)中，哪些不應(yīng)包含，同時(shí)每類(lèi)物料都有具體的示例，物料編碼申請(qǐng)人員只需將示例修改參數(shù)，就可確保同類(lèi)物料描述一致，也方便了查找。

與新方案配套的物料命名的基本填寫(xiě)規(guī)則為“物料的詳細(xì)名稱(chēng)+規(guī)格型號(hào)+/+補(bǔ)充說(shuō)明”，但這樣的命名還難以方便快速地了解通用物料的性能參數(shù)，所以在制定命名規(guī)范時(shí)，還需要制定該類(lèi)物料的特征值的填寫(xiě)方式（PLM系統(tǒng)中設(shè)定為分類(lèi)屬性）。

比如機(jī)電元器件下的繼電器可做如下設(shè)定：

繼電器分類(lèi)及物料描述

特征值的定義

特征值的填寫(xiě)

(四) 建議

1、物料編碼規(guī)則的制定是一個(gè)系統(tǒng)工程，應(yīng)由公司的決策者授權(quán)成立物料編碼規(guī)劃小組，并根據(jù)業(yè)內(nèi)經(jīng)驗(yàn)和公司實(shí)際情況制定物料編碼規(guī)則以及配套的物料命名規(guī)范，對(duì)物料編碼的大類(lèi)、小類(lèi)以及小類(lèi)下物料的詳細(xì)名稱(chēng)和命名進(jìn)行規(guī)定，再征集各公司、各部門(mén)的意見(jiàn)后最終定稿，但由于各部門(mén)都有自己的利益所在，所以最終的方案應(yīng)符合公司的整體利益。

2、申請(qǐng)編碼是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^(guò)程，每一位編碼申請(qǐng)人員均應(yīng)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)并考試通過(guò)以后才允許進(jìn)行物料編碼的申請(qǐng)，否則不合格的編碼既不方便管理，還有可能給公司造成物料呆滯。

3、物料編碼也應(yīng)該有生命周期，當(dāng)申請(qǐng)的物料編碼已確認(rèn)不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)將編碼禁用，以防將此不用的物料又采購(gòu)回來(lái)，造成呆滯。

最后，對(duì)前述兩個(gè)爭(zhēng)論較多的問(wèn)題發(fā)表一下筆者的看法：

首先，物料編碼中是否需要供應(yīng)商信息。

不需要，即使供應(yīng)商不同，該物料的屬性并沒(méi)有改變，它完全可以通過(guò)供應(yīng)商管理以及物料的批次進(jìn)行管理，而不要將該信息帶入物料編碼或物料的名稱(chēng)中，比如十字槽盤(pán)頭螺釘M3＊6有10個(gè)供應(yīng)商，但螺釘?shù)男阅軈?shù)都是一樣的，我有必要申請(qǐng)10個(gè)編碼嗎？另外，多個(gè)同規(guī)格物料是無(wú)法在SAP系統(tǒng)中進(jìn)行配額管理的。

其次，物料編碼中是否需帶版本信息。

不需要，物料編碼中的信息應(yīng)該是固化的，原則上在物料編碼的生命周期中是不會(huì)改變的，而版本信息是不斷變化的，所以版本信息應(yīng)是單獨(dú)存在，哪個(gè)部門(mén)需要，則自行在報(bào)表中以單列的形式體現(xiàn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于很多公司，物料編碼都已實(shí)現(xiàn)了從手工操作到信息化管理系統(tǒng)的升級(jí)，但由于公司的運(yùn)作時(shí)時(shí)刻刻離不開(kāi)物料編碼，所以在升級(jí)系統(tǒng)時(shí)，一般都只能集中在短時(shí)間內(nèi)完成系統(tǒng)切換，導(dǎo)致新上線的系統(tǒng)有時(shí)還保留了原外部識(shí)別碼的一些烙印，而完全的流水碼方式方便了信息化系統(tǒng)的編程，但卻割裂了同類(lèi)物料的關(guān)聯(lián)性。

本文介紹的新方案采用識(shí)別碼+流水碼+標(biāo)識(shí)性差異的主體方式，并針對(duì)通用物料和非通用原材料、成品及研發(fā)設(shè)計(jì)物料采用不同的編碼申請(qǐng)方式，較好地解決了外部識(shí)別碼與內(nèi)部流水碼存在的突出問(wèn)題，可供準(zhǔn)備由手工編制物料編碼過(guò)渡到信息化管理系統(tǒng)的公司借鑒。同時(shí)，已使用信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行物料編碼申請(qǐng)的公司，按所述新方案對(duì)編碼規(guī)則進(jìn)行優(yōu)化，也可以較大地提升物料管理水平。