企業檔案管理模式研究

胡積明

青海鹽湖工業股份有限公司

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 企業檔案是對企業生產經營具有重要參考價值的文件資料。企業檔案工作最終目的都是最大限度發揮檔案信息，以更好為企業服務。本文主要探討現代企業所需要的檔案管理模式，為各企業的發展提供可行性意見。

關鍵詞 企業檔案 檔案管理 檔案管理模式

當今社會已經進入信息時代，信息資源作為無形資產，有著極其重要的價值。企業檔案作為企業的無形資產，記錄著企業的經營狀況、生產技術等，檔案管理工作影響著企業管理工作的高效發展，因此，需要選擇一種合理的檔案管理模式，服務企業。

一、企業檔案管理模式多元化發展

（一）企業管理模式

1.檔案分散管理模式。一些小微企業和部分民營企業，因其人員和財力的有限性，成立專門的檔案相關部門有一定的困難，所以就把檔案分散，不集中在一起，也就是根據檔案的來源，由企業各個部門管理各自的檔案。例如，財務部門保存會計檔案，生產技術部門保存科技檔案，人事部門保存人事檔案。這種模式雖然有了明確的分工，但是缺少系統的規劃，容易在不同類別檔案的管理方面出現空白或交叉管理的情況，使檔案資源得不到共享，無法確保檔案的安全性，發揮不了檔案信息的有效利用價值。

2.檔案集中統一管理模式。一些中小型企業會設立專門的檔案管理部門，由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理。在統一的檔案管理制度下，對檔案進行集中管理。從理論上講，不管何種類型的企業，均可以應用此種管理模式，但從具體實施中也會遇到一些問題，例如企業規模的大小、企業管理體制的差別、企業技術水平高低，會導致集中統一管理的程度不同。這種管理模式可以確保檔案信息資源的安全性和完整性，使其信息資源能得到充分的利用。

3.集中統一與分散管理相結合的模式。大中型企業或企業集團由于資金雄厚，部門多，檔案材料多樣化，所以可以成立一個專門負責檔案管理的部門或中心，檔案中心也可設立相關的分部門，其中心重點保管產品營銷、科研項目、行政管理等檔案，分室主要保管員工檔案、設備檔案等其他檔案。企業集團除了生產經營管理外，還進行資本運作，國內外市場的開拓，以及技術合作與交流。企業集團具有多層次的組織結構，因此，檔案的管理不但要針對集團內部，還要包括各成員單位。總公司保管資產運作相關的檔案，各子公司分別保管本單位形成的檔案。這種模式不僅體現了檔案管理的靈活性，也提高了相關部門對檔案管理的意識。

4.圖、情、檔一體化管理模式。社會經濟的發展促進了企業經營體制的轉變，企業檔案管理模式也需不斷創新。在當今的經濟形勢下，企業想要長久發展，需要快速準確地掌握大量信息資源，建立一套適合企業發展的檔案信息資源管理系統，結合自身情況，進行資源整合，使企業在競爭中立于不敗之地。已經有部分企業初步嘗試了圖書、情報、檔案一體化管理模式，鑒于大部分企業所掌握的信息資源有限，實現這種模式還有一定差距。

（二）社會管理模式

1.企業檔案協會。一般來講，企業檔案協會是各企業自愿聯合形成的協作組織，是全國或地方性的檔案專業團體。企業檔案協會應作為企業文化的一部分，它可以加強企業檔案工作者之間的合作，例如通過舉辦全國企業檔案年會、論壇等多種形式的交流活動來進行業務交流和學術研究，也可以向檔案管理機關和檔案館提供咨詢建議。檔案行政管理部門也應以行業協會為依托，去約束和引導企業檔案管理工作。

2.檔案中介機構。檔案中介機構是按照一定的業務規則或者程序委托人提供中介服務，并收取相應費用的組織。隨著市場經濟的發展，企業要跟上社會發展的腳步，會將檔案相關工作交給專門的機構去管理，企業不需要成立自己的檔案部門及配備相應的管理人員，從而減少運營成本，從而使企業有更多的時間和精力去進行生產經營活動。檔案中介機構以其特有的社會服務功能在檔案管理部門與個人、企業間提供服務，是一個具有監督、溝通、協調作用的法人組織，具有中介性、服務性、營利性、自律性的特點。

3.企業檔案托管機構。企業檔案托管機構是一個能夠進行獨立核算的社會服務機構，是針對于檔案相關工作而設立的，并收取相應費用來維護機構自身的運營。對于有些規模較小或者不具備保管條件的企業，其檔案可由托管機構來保管。在進行托管前，雙方要簽訂合同，會明確合同雙方的義務或違約責任，因此檔案信息資源不會泄露，企業檔案的安全性得到提高。檔案托管機構還能夠提供更深層次的服務，如，對檔案的鑒定管理、企業內部文件的收集及數字化處理等。

二、企業檔案管理模式發展趨勢

（一）管理形式的轉變

企業檔案管理最初是一種實體管理，當前已經轉為信息管理。顧名思義，實體管理就是對實際存在的檔案實體進行管理，其目的是使檔案管理有序化。在企業開始建立檔案時的管理要求是保證檔案的系統性和安全性，是企業日常工作的組成部分。社會信息化發展，各企業也在不斷摸索中轉變經營體制，信息的價值已逐漸體現出來，各企業檔案相關工作部門意識到信息資源的價值，于是檔案實體管理開始轉向以信息開發利用為目的的信息管理，以更好指導檔案管理工作。

（二）管理方式的轉變

企業檔案在管理方式已呈現規模化，思想觀念已經轉變，管理目標已走向知識化和信息化。檔案管理方式具有管理的社會化特點，開始向檔案員和用戶的管理轉變，能夠優化資源配置，節省人力物力，獲得更大經濟效益，符合“精而全”的要求。

三、結語

本文對當前企業管理模式是一種現象的研究，各企業可根據自身情況，來選擇適合自身發展的檔案管理模式，提高企業的核心競爭力。

參考文獻：

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[2] 高秀娟.淺析現代企業檔案管理模式與創新思維[J].商業時代，2016（12）.