電子病歷檔案管理中存在的安全風險及防范方法

勞穎琨

桂林醫學院第二附屬醫院醫院辦公室，廣西桂林 541002

電子病歷檔案管理中存在的安全風險及防范方法

勞穎琨

桂林醫學院第二附屬醫院醫院辦公室，廣西桂林 541002

近年來信息網絡技術在我國飛速發展，已經滲透到各行各業信息管理工作中，包括各級醫療機構，主要體現在電子病歷檔案管理方面。隨著電子網絡科技技術的深入改革和使用，信息安全問題不斷成為人們關注的焦點，為了探索保障電子病歷檔案的保密性、安全性的有效辦法，該文以電子病歷檔案管理中存在的安全風險為著眼點，深入研究了常見安全問題及采用的防范措施。

電子病歷檔案；安全風險；防范措施

病歷檔案包括了患者基本信息以及接受各項治療記錄的匯總信息，醫療人員通過它可以快速了解患者病情發生、發展、治療以及治療效果等全面的醫療信息。隨著電子病歷檔案信息需求的不斷提升，相關管理中的安全問題逐步浮出水面，該文圍繞電子病歷檔案管理中存在的安全問題進行了詳細分析并針對性提出了相關防范舉措。

1 電子病歷檔案特征

日常就醫中患者使用電子病歷檔案的頻率日益增加，大大提高了醫護人員辦公效率。電子病歷檔案信息不同于傳統紙質病歷，它存儲在電子存儲設備中包括各種內外存儲設備例如U盤、硬盤等，同時可以實現快速的數據傳輸和共享，可實現快速編輯功能。其優越性和特點主要體現在以下幾個方面：首先根據電子檔案信息同傳統紙質檔案一樣具有真實有效性，不會因為存儲形式的改變而影響電子檔案的內容；其次電子檔案信息完整可靠，不會因為多次使用產生變化，可以保證正常多次讀取[1]；最后電子檔案信息具有同紙質一樣的法律效應，其中包括了數字簽名和數字證書的使用，確保信息和存儲介質的完整有效。根據電子病歷檔案的基本特征可以從以下幾個方面著手提高對檔案信息的保護：首先從電子檔案信息的建立、使用和存儲進行全面的安全保護；其次通過提高檔案信息的存儲介質安全性提升對檔案信息的保護管理；從檔案信息的具體內容為出發點，確保檔案信息正常、順利使用。

2 電子病歷檔案管理中存在的安全問題

隨著電子病歷檔案的普及，已經成為就醫過程中必不可少的工具，那么檔案信息的安全使用和存儲就成了首要問題，調查顯示越來越多的醫療結構開始關注電子病歷檔案管理中存在的安全問題。

①電子病歷檔案數據傳輸安全。電子病歷檔案數據的共享和傳輸需要借助網絡完成，在享受網絡數據傳輸帶來的便利的同時也發現了很多風險因素。當下基于網絡的訪問用戶管理中仍存在較多安全隱患和漏洞，容易為黑客所利用，對數據的安全構成威脅。

②電子病歷檔案用戶訪問安全。電子病歷檔案數據在共享過程中涉及到不同用戶的訪問權限問題，如果訪問權限設置不恰當必然給檔案數據安全帶來潛在風險，甚至出現數據的越級訪問。這樣必然降低了電子病歷檔案數據的安全監控力度，從而引發數據非法訪問、非法篡改等安全問題，嚴重的直接導致數據丟失或者訪問失效[2]。

③電子病歷檔案存儲安全。常用的電子檔案以辦公文檔格式被存儲，因為它存在的格式具有通用性，很容易在存儲過程中被編輯，因此如果不經過加密安全訪問處理，勢必在存儲過程中被惡意刪除或者修改，從而威脅檔案數據的安全。

3 電子病歷檔案管理防范方法

3.1 完善電子病歷檔案安全管理規范

各級醫療機構根據各實際需求，依據相關法規制定操作性較強的檔案管理規范，具體包括設備管理規范、信息系統操作指南、數據訪問權限設置辦法、網絡安全控制措施、密鑰使用管理制度、計算機安全使用條例等。

3.2 科學整理和存儲電子病歷檔案

依據制訂的電子病歷檔案整理制度對確定歸檔的檔案進行匯總、整理，以數據集合的方式合并歸檔，并選擇存儲功能較好的介質作為存儲載體，按照一式三份的原則進行存儲。存儲過程中注意存儲介質的區分，根據信息類別和數據重要程度等標準進行歸類，以便于日后快速檢索和查詢，具體電子病歷檔案安全歸檔、存儲要求可以參照下表1所示。

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3.3 強化計算機網絡系統保護

一方面對計算機等硬件設備進行全面保護，最大限度減少或者避免人為、不可抗力等因素對設備造成的損壞。在醫院日常的信息系統建搭建和維護中加強系統安全工作的建設，確保信息安全舉措滲透到信息系統中的每個業務模塊，以確保計算機網絡能夠抵御外界惡意攻擊。另一方面對于計算機控制中心安全運行進行有效的監控，非工作人員禁止入內，借助數據備份和其他容錯技術對系統主機、電源、通信設備、存儲媒介等機房各類設備進行保護。

3.4 提升電子病歷檔案存儲管理

各級醫療機構都有各自的檔案室，并配有專職人員對檔案進行定期檢查和管理。一方面要創造良好的外界存儲環境，嚴格控制檔案室的溫度、濕度等指標，最大限度延長數據存儲介質的使用年限，一般而言我國標準檔案室溫度控制在14～24℃為最佳范圍，室內的相對濕度介于45%～60%，只有這個區間的溫、濕值最有利于電子存儲介質的存放[3]。考慮到我國各地區四季氣候交替帶來的溫度、濕度的變化，通常需要借助恒溫裝置和通風設備人為控制檔案室的存儲環境使得其各項環境指標處于最佳狀態。此外歸檔后的檔案數據后期查閱和使用時，要由專業人員取放，使用人員嚴格按照相關使用規范對數據進行讀取和訪問，避免各種人為使用給存儲媒介造成二次損傷。比如在取數據光盤時不得碰觸光盤數據區，使用完畢后第一時間將光盤放回原有存儲位置，最大程度減少灰塵、汗漬、指紋對光盤數據區造成的污染。

3.5 健全網絡傳輸環境

調查顯示，大多數醫療機構的電子病歷檔案信息僅限于內部網絡的傳輸和共享，即使如此檔案數據仍不可避免的受到外部網絡的威脅。隨著信息化程度的不斷加深，電子病歷檔案中的一些信息需要接受外部網絡訪問，以便于更好地服務于患者和大眾，在這種環境下如何有效保障數據安全主要借助以下兩個常用的網絡技術解決：①網絡入侵檢測技術。入侵檢測技術就是收集網絡系統中多個關鍵點信息，并按照一定邏輯進行分析，及時地探索與安全辦法相沖突的操作行為，對錯誤或者越權訪問等異?，F象進行報警處理。該網絡技術相比其他技術較突出的特征即為主動發現問題，通過對網絡系統的各項行為進行實時監測，對異常數據和行為日志進行分析和上報，有效發現惡意訪問，防范惡意入侵行為，最終確保電子病歷檔案信息在網絡中的安全傳輸和使用。②虛擬專用網技術。簡稱VPN技術，它相對于公共網而言是一條穩定、可靠的網絡傳輸通道，具有臨時性，在傳輸過程中對數據進行加密處理，達到相對安全的傳輸目的。電子病歷檔案信息區別與其他公開的個人信息，具有一定的私密性，為了確保檔案信息傳輸和共享過程中真實、有效、安全，VPN技術是首選。借助虛擬專用網服務器，將病歷檔案信息隔離，通過訪問權限的設置和CA認證技術使得數據被合法用戶安全的訪問，而不受外網用戶的惡意攻擊。同時VPN技術相關費用經濟，安全性高，是提升電子病歷檔案安全管理的有效手段[4]。

3.6 有效保障電子病歷檔案信息安全

電子病歷檔案數據的安全直接關系其法律效用，數據安全性一方面是保證數據沒有被惡意篡改，另一方面是從加密處理提升病歷檔案信息的保密性。當前常用的數據安全技術主要包括以下4個方面：①指紋識別。是指以人體手指指紋等細微差異來識別用戶身份的技術，由于不同人的手指紋路各不相同具有排他性特征，依據這一特征可有效地提升身份鑒別效率。利用指紋技術進行權限管理操作簡單、成本低廉，是提高電子病歷檔案信息安全性的有效手段。②數字簽名。又稱公鑰數字簽名或者電子簽章，它借助公鑰加密技術得以實現，是網絡鑒別技術中常用的身份認證方法。可以及時發現數據偽造、變動、假冒等問題，因此數字簽名技術對電子病歷檔案信息建立、傳輸和使用過程中惡意篡改行為起到有效的預防作用。③第三方存儲技術。是指醫療機構和訪問用戶以外的第三方機構對電子病歷檔案信息進行存儲的行為，該存儲模式下，各級醫療機構定期上報需要存儲的電子病歷檔案信息，同時第三方不可對數據做任何修改。由于法律對病歷檔案信息的認可范圍停留在醫護人員親筆簽字的紙質檔案階段，因此依靠第三方存儲可以確保電子病歷檔案信息的真實、可靠性。因為第三方數據存儲機構是在醫療機構和用戶之間的中立方，因此具有相對公平、中立的特點，可以有效保障電子病歷檔案數據的安全性。④數據備份技術。數據備份技術是常見的網絡數據安全保障技術，當操作系統出現各種故障出現數據丟失或者損壞時，利用備份技術將所有或者部分數據由主機存儲介質中拷貝到其他存儲媒介的操作。為了切實提高電子病歷檔案信息的安全，建立數據備份是必要的措施。數據備份主要包括動態和靜態兩種形式，其中動態備份是指通過對系統設定，實現數據實時存儲；靜態備份是指在原數據不變的情況下人為控制完成備份操作的備份方法。各級醫療機構根據自身需求合理選擇數據備份方法，以確保檔案數據信息的安全。

4 小結

通過電子病歷檔案管理中存在的安全問題的分析，提出了操作性較強的防范對策，對于各級醫療機構后期的檔案管理具有較高的參考價值。但是隨著網絡科技的進步，更有效、更可靠的信息安全技術有待開發和推廣，使得電子病歷檔案信息管理向更安全、完整的方向推進。

[1]王慧,劉曼莉,李艷華.探討電子病歷在醫院病案管理中的應用[J].中國衛生產業,2015,12(25):92-94.

[2]陳妍杉.電子病歷檔案的發展探究[J].卷宗,2015,5(10):79-80.

[3]夏忠球.電子檔案文件安全管理和風險防范的研究[J].漯河職業技術學院學報,2015,14(6):195-196.

[4]吳麗霞.醫院電子檔案信息安全管理存在問題與對策[J].陜西檔案,2015(6):52-53.

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1672-5654（2017）04（b）-0049-02

2017-01-13）

勞穎琨（1984-），女，廣西桂林人，碩士，助理館員，研究方向：檔案管理。

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.11.049