提升檔案管理效能的途徑分析

楊養民

[摘 要]由于信息技術的飛速發展，檔案管理工作也發生了較大的轉變，而利用信息技術科學合理地開展檔案管理工作，則能促使檔案管理獲得較高的工作效率和質量，并使得檔案管理效能能夠獲得較大的提升。因此文章對提升檔案管理效能的途徑進行了深入的研究，分析了提升檔案管理效能的意義，闡述了檔案管理中存在的一些問題，從而提出了提升檔案管理效能的具體建議和途徑。

[關鍵詞]檔案管理；效能提升；途徑分析

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.206

1 提升檔案管理效能的意義

隨著國家改革開放的不斷推進，在國家機關以及社會組織中，檔案管理都發揮著十分重要的影響和作用。而在社會經濟飛速發展的前提下，檔案管理也獲得了較大的發展和進步，且經濟發展也對檔案管理提出了更高的要求。對于社會組織乃至國家來說，其在制定相關決策的過程中，必須結合人事檔案中的工作經歷、個人工作生活、生活思想作風、日常工作情況等進行決策。因此提高檔案管理效能可以優化決策的選擇，并且還有利于行業的持續發展。

2 檔案管理工作存在的問題

2.1 缺乏配套的基礎設施

在組織和開展檔案管理工作的過程中，必不可少的則是配套的基礎設施，但目前在檔案管理部門中，管理檔案的基礎配套設施非常缺乏，且大多數部門的配套基礎設施不夠完善，這就造成了檔案管理很難有序地展開。在檔案管理部門中，現有的基礎配套設施主要包括電氣設備、防火設施、計算機辦公軟件、資料儲存室、檔案架以及檔案柜等，這些配套設施對于保存、安放以及防護等具有非常重要的作用。如果未能兼顧好基礎配套設施，則檔案管理工作就不能獲得順利的開展。同時在檔案管理工作中，一個非常關鍵的措施是防火防盜，由于大多數檔案資料為紙質檔案，因此防火防盜是檔案管理工作中不可或缺的重要環節。另外在存放檔案的過程中，如果存放環境相對較差，也會導致檔案出現發霉以及蟲蛀的情況，這就使得檔案失去了一定的閱覽價值。

2.2 檔案管理未受到重視

目前，就我國基層的檔案管理而言，行政管理階層中包含了大部分的檔案管理工作，但是由于檔案管理沒有受到足夠的重視，而一些領導甚至在對事業單位新型建設的方面出現了認知偏差，例如沒有重視事業單位中，檔案管理積極促進經濟發展的作用，或者只注重本單位的發展前景以及經濟效益，造成了檔案管理在很長一段時期內，都沒有獲得嚴格的管控以及有序的部署。再加上目前檔案管理工作中，收集資料歸檔不全、資料散亂且整理缺乏一定的規范等現象十分嚴重，這就造成了在長期管理檔案的工作中，大量的資料信息發生了殘損或者流失，因此很難應用于事業單位進行閱覽和借鑒。

2.3 管理人員缺乏較高的綜合素質

就檔案管理本身而言，其涉及的工作十分瑣碎，且一般從事檔案管理的工作人員，需要具備縝密的心思以及充足的耐心。而目前在檔案管理工作中，已有的工作人員中，大部分是從基層選拔而來，且他們大都具有較好的耐心，且做事也非常細心。但是目前檔案管理面臨的一個問題就是，管理人員缺乏較高的綜合素質，而這一因素也是影響檔案管理效能的重要因素。一般從基層選拔出來的管理人員，很多都沒有接受專業的管理培訓和指導，且相關的檔案管理知識較為缺乏，缺乏熟練的業務操作，對于檔案管理的法律法規等缺乏深入的了解，因此也造成了檔案管理工作的開展出現了較大的難度。而在實際管理工作中，很多管理人員由于自身業務操作不夠熟練，經常出現困擾情緒，且在工作中也沒能將自身的才能充分地發揮出來，這樣一來很多管理人員的負面情緒就會逐漸增長，從而大大降低檔案管理的效能。

3 提升檔案管理效能的途徑

3.1 完善檔案管理服務體系

目前檔案管理工作組織和展開的主要目標，就是為了合理地、科學地使用各種檔案資料，同時還要將檔案管理積極促進經濟建設和發展的作用充分地發揮出來，以實現各企業以及事業單位的快速發展。因此在提升檔案管理效能的過程中，首先需要不斷地完善檔案管理的服務體系，將現存的檔案資源以及檔案信息充分地利用起來，不斷對各企業以及事業單位的檔案管理、信息查詢以及檔案服務等，進行優化，盡可能地實現檔案服務程序的簡易化和便捷化。同時還需要利用先進的信息技術，對檔案信息建立一個數字化的共享軟件平臺，在對一些檔案資料進行公開分享的同時，還需要對檔案管理的安全以及保密工作進行嚴密布控，以便從真正意義上使得檔案資源能夠在經濟建設中提供高效的服務。

3.2 轉變檔案管理的傳統觀念

在檔案管理工作具體實踐的過程中，其組織和開展會由于人們傳統檔案管理觀念的限制而受到一定的約束。因此在提升檔案管理效能的過程中，必須逐漸轉變檔案管理的傳統觀念，要從人們的認知以及意識層面上，不斷增強人們對檔案管理工作重要性的認識，同時對檔案管理工作人員的使命感以及責任意識進行強化，使其能夠全身心地投入到檔案管理工作中。同時不斷地對黨和國家的方針政策進行學習，切實落實好各項任務，不斷增強自身的服務意識，將以往檔案管理的被動格局加以改變，這樣一來就能有效地增強檔案管理工作的效益性、安全性以及規范性。另外也可通過網絡、廣播電視以及宣傳欄等平臺，以廣大人民群眾以及各企業、事業單位的干部為對象做好宣傳工作，不斷對檔案管理的相關政策以及有關的法規法律等，進行強化宣傳，對各個部門的權利歸屬進行明確劃分，從而全面保障檔案管理工作的有序組織和開展。

3.3 定期組織培訓，增強專業素質

在提高檔案管理效能的過程中，定期對管理人員進行教育培訓，是不可或缺的重要環節，教育培訓的內容，除了包括檔案管理基礎知識以外，同時還包括專業的檔案管理技能，且管理人員還需要具備一定的專業素質以及綜合素質。開展定期培訓的目的，主要是讓管理人員能夠順應世界多元化以及時代的發展，使其能夠在管理檔案的過程中，將管理的內容以及形式等，不斷向多元化的形式和內容轉變。同時還能對管理人員的知識面加以豐富，讓其明確修訂資料、整理資料以及收集資料之間的區別，并且要對各種檔案資料做好整理和檢查工作。而在培訓其管理技能方面，可組織其利用專業的辦公軟件以及計算機軟件完成相應的操作，即將檔案信息資料錄入辦公軟件中，以便于整理和查找。另外增強管理人員的專業管理素質，就需要培養其一定的道德素養，使其能夠在檔案管理中做到全身心投入，并兼顧好工作以及生活中的各項事宜。

3.4 建立嚴格制度規章，夯實檔案管理基礎

在加強重視檔案管理，加大投入基礎設施建設資金的基礎上，檔案管理效能的提升還需要建立嚴格的制度規章，夯實檔案管理的各項基礎工作。即在檔案管理方面，設置一項專項資金，即以準確預算、專款專用、詳細記錄、恰當使用以及及時結算等為原則，不斷對檔案管理機構進行優化設置，在結合能力范圍以及實際情況的前提下，對檔案管理信息化加強建設，建設一定的數字檔案室或者電子檔案室，使得檔案管理能夠達到更高的效能。

4 結 論

綜上所述，在今后的檔案管理工作發展的過程中，創新發展是其重要的發展趨勢，因此必須對提高檔案管理效能的途徑加強研究和探索，以確保檔案管理能真正意義上實現高效能、安全性、便捷性的服務目的。

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