一體化管理在醫(yī)院圖書(shū)檔案的應(yīng)用

伊怡

濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

【摘 要】作為醫(yī)院重要組成部分的圖書(shū)和檔案管理部門(mén)，在當(dāng)今迅速發(fā)展的信息時(shí)代，面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。把醫(yī)院圖書(shū)檔案進(jìn)行一體化管理，不僅可以方便綜合服務(wù)的開(kāi)展，同時(shí)還能夠提高信息利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享最大化。本文通過(guò)對(duì)一體化管理在醫(yī)院圖書(shū)檔案中應(yīng)用的介紹和探討，說(shuō)明一體化管理的先進(jìn)性和重要性，并提出相應(yīng)的建議和可行性措施。

【關(guān)鍵詞】一體化管理 圖書(shū)檔案 醫(yī)院管理

圖書(shū)檔案一體化管理有別于以往將圖書(shū)和檔案分開(kāi)管理的傳統(tǒng)模式，是利用最新的科技手段，配備高素質(zhì)的專業(yè)管理人員，將圖書(shū)和檔案這兩個(gè)分別各自獨(dú)立又相互統(tǒng)一的體系進(jìn)行統(tǒng)一錄入、歸檔、整理并最終調(diào)取和查閱的現(xiàn)代化管理手段，符合信息時(shí)代的信息管理方式，極大的促進(jìn)了圖書(shū)和檔案共性的融合，避免了資源的重復(fù)浪費(fèi)。

1.醫(yī)院圖書(shū)檔案一體化管理的意義

圖書(shū)和檔案原本是兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的體系，在以往的單一管理模式下，二者彼此分開(kāi)管理運(yùn)行，由于無(wú)法做到有效的信息互通而導(dǎo)致信息資源利用率教低。對(duì)于信息檢索者來(lái)說(shuō)，程序較為繁瑣，尤其是面對(duì)目前醫(yī)院管理層和臨床各科室對(duì)于相關(guān)信息資源的較大需求時(shí)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的信息共享，造成了較大的資源浪費(fèi)。圖書(shū)和檔案分開(kāi)管理所帶來(lái)的另一大弊端是提高了管理所帶來(lái)的運(yùn)行成本，各自管理就意味著要分別配備相關(guān)的硬件設(shè)施以及所配套的管理人員。因此，醫(yī)院需要一套科學(xué)有效的圖書(shū)檔案管理模式來(lái)解決以上所提到的傳統(tǒng)管理模式中的短板。

傳統(tǒng)管理模式下，圖書(shū)管學(xué)和檔案學(xué)分屬不同學(xué)科因而各自獨(dú)立。檔案最初的形成目的是為了記錄第一手資料，是反映事實(shí)真相的重要依據(jù)；圖書(shū)的形成則經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)的過(guò)程，以傳播文化為目的，是特定的思想產(chǎn)物。雖然本質(zhì)上圖書(shū)和檔案并不能等而視之，但是二者卻有著一個(gè)最大的共性，那便是信息載體，同屬于文獻(xiàn)信息資源，并且在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《學(xué)科分類代碼》中將圖書(shū)和檔案劃為一個(gè)類目之中。綜上可見(jiàn)對(duì)圖書(shū)和檔案進(jìn)行一體化管理在理論上是可行的，應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不僅可以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案等文獻(xiàn)信息的統(tǒng)一管理，還可以做到準(zhǔn)確而快速的分類，便于各類信息資源的存儲(chǔ)及利用，避免存儲(chǔ)介質(zhì)和人力資源的浪費(fèi)。

醫(yī)學(xué)是一門(mén)體系龐大的學(xué)科，所涵蓋和涉及的領(lǐng)域極為廣泛，當(dāng)今醫(yī)學(xué)的發(fā)展日新月異，各種信息資料也隨之產(chǎn)生，高效而穩(wěn)定的信息管理方式對(duì)于醫(yī)院這種具有特殊意義的社會(huì)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)極為重要。醫(yī)院需要對(duì)各種檔案分類管理，醫(yī)務(wù)人員需要及時(shí)獲取各種相關(guān)資料來(lái)支撐臨床工作以及科研項(xiàng)目的需要。圖書(shū)和檔案的一體化管理可以使得醫(yī)院相關(guān)的信息部門(mén)在繁雜的信息數(shù)據(jù)庫(kù)中為檢索者提供高效的信息檢索服務(wù)，將各種信息載體做到內(nèi)部的互通，規(guī)避以往來(lái)回翻閱所帶來(lái)的不便，提高對(duì)信息載體的利用率。盡管圖書(shū)和檔案信息量巨大，但是信息時(shí)代各種軟硬件科技輔助手段的誕生使得原來(lái)需要耗費(fèi)巨大人力、物力才能完成的工作變的簡(jiǎn)便而可行。信息服務(wù)受眾思維模式在當(dāng)今同樣發(fā)生了巨大的改變，人們開(kāi)始主動(dòng)接受更加便捷的信息服務(wù)模式，意愿上的配合使得圖書(shū)檔案的一體化管理切實(shí)可行。

2.醫(yī)院圖書(shū)檔案一體化管理的措施

各項(xiàng)相關(guān)機(jī)構(gòu)有機(jī)重組，將圖書(shū)和檔案管理都統(tǒng)一歸屬于圖書(shū)檔案部，責(zé)任的落實(shí)能夠最大程度的提高管理和運(yùn)行效率，也為信息檢索者簡(jiǎn)化了操作流程。部門(mén)的有機(jī)重組是宏觀的大框架，對(duì)應(yīng)專業(yè)的人員配備是做好圖書(shū)檔案一體化管理的基礎(chǔ)。一體化管理對(duì)于圖書(shū)檔案管理從業(yè)人員提出了更高的專業(yè)素質(zhì)要求，不僅能夠?qū)Σ粩喔碌男畔①Y源進(jìn)行高效而規(guī)范的整合，還應(yīng)該十分熟悉醫(yī)院對(duì)于信息資源的需求熱點(diǎn)，大致了解相關(guān)專業(yè)的行業(yè)動(dòng)態(tài)，自身業(yè)務(wù)熟練，醫(yī)學(xué)專業(yè)熟悉，醫(yī)院管理有經(jīng)驗(yàn)，起到相對(duì)應(yīng)技術(shù)支撐。只有重視了相應(yīng)高層次人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，做到人員的穩(wěn)定和發(fā)展，才能夠奠定圖書(shū)檔案一體化管理堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

專業(yè)人員的培養(yǎng)十分重要，相應(yīng)的技術(shù)支持同樣必不可少。圖書(shū)檔案的一體化管理，需要建立一個(gè)完善而精準(zhǔn)的信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)作為操作和應(yīng)用平臺(tái)，這就要求醫(yī)院管理和物資部門(mén)在硬件設(shè)施上給予足夠重視和支持，最大程度上整合醫(yī)院內(nèi)所有信息資源，避免分散管理所帶來(lái)的重復(fù)和浪費(fèi)，使得整個(gè)圖書(shū)檔案的管理高效而統(tǒng)一。初步建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之后，還要做到不斷更新各項(xiàng)硬件技術(shù)設(shè)施以及及時(shí)發(fā)現(xiàn)平臺(tái)漏洞，讓整個(gè)信息環(huán)境可以快速并且穩(wěn)定的長(zhǎng)久運(yùn)行，畢竟信息安全也是極為重要的一環(huán)。管理者和相關(guān)人員要做到相應(yīng)的宣傳和科普，充分調(diào)動(dòng)醫(yī)院對(duì)信息資源整合及開(kāi)發(fā)的積極能動(dòng)性，使得全院認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工程所帶來(lái)的長(zhǎng)遠(yuǎn)益處和重要意義。

3.醫(yī)院圖書(shū)檔案一體化管理的建議

圖書(shū)檔案一體化管理對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)提出了新的要求，必須要有創(chuàng)新思維的意識(shí)。雖然管理者的主要工作是對(duì)各項(xiàng)信息的整合和加工，但如果缺乏創(chuàng)新思維的管理，就會(huì)拘泥于過(guò)去繁瑣單一的工作流程中，無(wú)法緊跟醫(yī)院各項(xiàng)工作的要求和行業(yè)的最新動(dòng)態(tài)。因此，對(duì)于管理者創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)應(yīng)放在一個(gè)較為重要的位置之中。

創(chuàng)新是先決，形成自身的特色是重點(diǎn)。一體化管理是大勢(shì)所趨，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。如何結(jié)合自身優(yōu)勢(shì)，形成醫(yī)院所獨(dú)有的圖書(shū)檔案管理特色也同樣重要。特色化建設(shè)不僅在更高層次上做到一體化管理的高效和便捷，還可以有針對(duì)性的提供相應(yīng)的信息服務(wù)。做到自身的特色化以及與其他管理體系的差異化，對(duì)于更加廣泛的醫(yī)療體系層面的發(fā)展來(lái)說(shuō)，具有重要的意義。

圖書(shū)檔案一體化管理總的運(yùn)行模式確定之后，想要長(zhǎng)久穩(wěn)定的運(yùn)行，就必須建立統(tǒng)一而嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)的制定，需要依據(jù)醫(yī)院自身的情況進(jìn)行有效的探索。以往許多醫(yī)院管理標(biāo)準(zhǔn)不健全，沒(méi)有較高的現(xiàn)代化管理水平，使得整個(gè)一體化管理難以維系。因此必須根據(jù)實(shí)際情況，制定合理的規(guī)章和制度。規(guī)章和制度的實(shí)施是整個(gè)圖書(shū)檔案一體化管理體系得以運(yùn)行的保障。不同的醫(yī)院有各自不同的特點(diǎn)，如何依據(jù)自身的情況制定相應(yīng)規(guī)章制度，需要結(jié)合以往成功的經(jīng)驗(yàn)以及自身的不斷摸索。

規(guī)章制度需要不斷完善，人員素質(zhì)也應(yīng)不斷提高。圖書(shū)檔案作為信息資源來(lái)說(shuō)，強(qiáng)調(diào)其共享化的同時(shí)也應(yīng)注意到檔案管理的保密工作。具體哪一類可以共享，哪一類應(yīng)做到絕對(duì)保密和相對(duì)保密，也是依賴于管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及前述管理標(biāo)準(zhǔn)的制定。

4.醫(yī)院圖書(shū)檔案一體化管理的發(fā)展前景

在目前大的醫(yī)療改革背景之下，醫(yī)院在人事管理上對(duì)于檔案的有效存儲(chǔ)和查閱有著較高的要求，日新月異的醫(yī)學(xué)發(fā)展，也對(duì)醫(yī)院的科研水平提出了較高的要求。因此各科的前沿技術(shù)以及相應(yīng)的科研水平發(fā)展?fàn)顩r都對(duì)信息管理有著較大的訴求。綜合看來(lái)，圖書(shū)檔案的一體化管理是對(duì)資源整合提出的必然要求。由此看來(lái)，一體化管理的發(fā)展前景十分廣闊。各級(jí)醫(yī)院應(yīng)認(rèn)識(shí)到一體化管理所帶來(lái)的改革和變化，努力結(jié)合自身優(yōu)勢(shì)，克服各項(xiàng)困難，積極推進(jìn)一體化建設(shè)，早日建成一個(gè)完善高效的圖書(shū)檔案管理平臺(tái)，滿足醫(yī)院管理者和醫(yī)務(wù)工作者的需求。從而更進(jìn)一步，推動(dòng)醫(yī)院取得較大的發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1] 羅瑩.醫(yī)院圖書(shū)檔案一體化管理分析探討[J].計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用，2013，（12）：56-57.

[2] 任兵. 淺議檔案管理在醫(yī)院管理中的地位和作用 [J]-《蘭臺(tái)世界》PKU - 2013（z2）

[3] 關(guān)曉春. 淺談圖書(shū)檔案一體化管理[J]. 黑龍江科技信息，2012（13）：142.

[4] 劉旭光，劉蔚. 淺談圖書(shū)檔案一體化管理[J].檔案學(xué)通訊，2010（6）：82-85.