計算機技術對現代文書檔案體系建設的影響

常瑩

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，計算機技術的快速普及，在現代文書檔案管理過程當中計算機技術也被普遍的應用起來，不僅是建立相應的信息統計機制來對文書檔案的記錄信息進行統一的管理，還在信息使用的過程當中對文書信息進行仔細的搜集，統一成專業的計算機數據庫來方便使用者進行查詢。對于現代的文書檔案體系來說引進計算機技術來說，不僅可以從整體上提升現代文書檔案體系的工作效率，還可以有效避免文書檔案體系在檔案信息處理過程中錯誤的發生，有效的滿足使用者檔案信息查詢的需求，幫助檔案工作者及時準確的獲取信息。

關鍵詞：計算機技術；文書檔案；管理體系；管理模式

1 現代文書檔案體系的信息化建設

在我國信息技術快速發展的今天要想充分提升文書檔案體系的工作效率，不僅要對現代文書檔案體系的檔案管理模式進行有效的分析，還要從檔案信息獲取的渠道來做出仔細的定量分析，對獲取的檔案信息進行集中的分類，滿足檔案信息精準查詢的需要。另外，在文書檔案信息體系的建設過程當中，除了要有針對性的方法來滿足現實信息使用和查詢的需求之外，還要從信息檔案的獲取渠道對檔案信息進行詳細的分類，一方面是便于查詢，一方面是保障檔案信息的有效性，確保檔案信息能在較大的時間和空間范圍內進行有效的傳遞，保障檔案信息的真實可靠。當然從另外的角度來說，現代文書檔案體系的建設還要在計算機技術的支撐下建立相應的數據平臺，其功能一方面是滿足文書檔案信息存儲的需要，另外一方面是要保障信息的合理獲取和使用，檔案信息不同于普通信息，不僅在使用上有著較大的局限，同時還要保障信息的安全，因此文書檔案的信息化體系建設要充分的衡量信息平臺的安全性，對建設的檔案信息系統平臺的安全性進行有效的評估，保障文書檔案信息的及時獲取和有效傳遞，滿足使用者的檔案使用需求。

2 文書檔案信息傳遞機制的建設

在現代文書檔案的信息化體系建設的過程當中，一方面是檔案信息平臺的開發，一方面是檔案信息體系信息傳輸機制的建立，因為信息傳輸機制與檔案信息平臺是相互聯系的，沒有檔案信息平臺的支撐，檔案信息是不可能穩定傳遞的，二者是相互保障和相互依存的關系，必須相輔相成的進行建設才可。在文書檔案信息平臺開發完成之后就需要對平臺的信息傳遞機制進行開發建設，首先要保障信息傳遞機制與檔案信息平臺要有著高度的契合性，在保障信息有效傳遞的同時，要保障信息的安全，其機制的重點就是信息安全和信息的穩定傳輸，信息安全需要平臺在開發過程中實現準確的信息接口對接，并對信息接口進行加密，防止信息的泄露。信息的穩定傳輸在于信息邏輯機制的建設，如何選擇準確的信息通道來滿足信息的交互和實時對接是在信息傳輸機制建設中要全面考慮的。只有在保障了信息的穩定傳輸和信息安全的前提下，信息傳遞機制才能最大化的發揮出其價值，滿足現代文書檔案信息的管理和使用。

3 文書檔案信息系統的交互性保障

計算機技術對在現代文書檔案信息管理的最直接影響就是電子信息檔案管理系統的開發，除了要保障紙質文書檔案信息與電子檔案信息高度匹配以外，還要對文書檔案信息資源進行充分的整合，根據文書檔案信息的具體情況做出系統建設的解決方案，滿足集成性信息系統建設的需要。縱觀文書檔案信息管理體系的發展，要想真正的突出電子檔案信息的價值，就需要電子信息平臺作為信息傳播媒介，打造資源共享機制，最大程度上來滿足信息交互的需要。俗話說，共享為主，要想在建設有價值的文書檔案信息管理體系，不僅要有著廣泛的信息分發機制還要打造最便捷的信息使用平臺。信息時代，技術發展的引領作用毋庸置疑。信息平臺的快速崛起，是因為有先進技術體系的支撐。電子檔案信息使用平臺要實現智能匹配、融合發展，就要充分利用各種先進技術手段，創新信息共享形式。另外，隨著現代各種各樣信息的廣泛使用，文書檔案信息平臺的信息交互功能也是越來越強大，不僅可以實現空間和時間范圍內的人機信息交互，也可以依據檔案信息使用者的具體需求來融合各種各種的信息資源，滿足信息使用者查詢的需要。現代的文書檔案平臺對使用檔案信息的用戶進行精準的測算之外，還要對檔案信息針對使用需求的不同進行大數據化的測算來預判檔案信息使用的趨勢，因為對于文書檔案信息系統來說無論是現實資源亦或是信息資源都是在定位用戶需求的基礎上來整合的，因為資源的對稱主體是信息使用者，只有在充分滿足使用者的信息需求之上才能有效的衡量檔案信息的價值。缺少使用者支撐的信息資源不能稱之為資源，所以在平臺信息的融合性發展下，文書檔案信平臺的建設要進行信息資源整合，然后對信息作出使用趨向預判，在滿足信息交互的前提下為信息使用提供保障，指明信息使用的方向，確保使用性的檔案信息安全可靠，以此來保障系統的就共享性。

4 文書檔案信息管理體系的建設

對于信息化的檔案系統來說，確保檔案信息的交互性使用還需要建立相匹配的信息管理體系，依據檔案信息系統的不同建設針對性的信息管理體系可以有效保障信息的安全和檔案信息的合理使用，能夠對偷竊信息的人員進行仔細監察，有效保障文書檔案管理系統的穩定運轉。隨著現代計算機智能技術的興起，很多的檔案管理體系都實現了信息資源的可視化，文書檔案信息不僅可以通過相應的終端設備讓使用者進行獲取，通過相應的移動設備還可以進行信息的直接獲取，既加強了信息的移動性，也從傳統固化的信息傳播形式跳脫出來，增強信息的趣味性和科學性，讓受眾者可以更加自由的暢享信息海洋，獲取有價值的信息資源。在現代檔案信息資源架構方面，文書檔案的管理體系的人工智能化在便捷性也有了很大程度上的提升，不僅可以通過信息引擎來進行直接的信息搜集，而且信息搜索引擎還可以基于用戶的信息搜索習慣來對用戶信息獲取數據進行計算，通過大數據信息處理器來模擬用戶的信息獲取環境，最大程度上方便用戶的信息獲取，幫助用戶更加便捷的查詢數據，獲得信息數據資源。同時，計算性的數據形成了集中性分析和分布式傳播，在滿足信息價值可靠計量的前提下有效的進行數據的基本分析和運算處理，既要在相應的時間節點將媒體信息快速的傳播出去，同時也要對數據進行有效的保存，防止文書檔案信息數據的泄露，確保檔案信息的安全。

5 信息多元化使用體系的建設

在現代的文書檔案信息體系的建設過程中，除了滿足檔案信息使用的需求之外還要建立相應的信息使用體系，既要保障信息的安全性，也要從根本上滿足全方位的信息使用，因為文書檔案信息的使用范圍是廣泛的，因此其信息系統的建設要滿足多元化使用的要求，確保各個領域都能享受到高質量的文書檔案信息。

6 結語

在現代文書檔案的信息體系的建設過程當中，要從信息使用者的角度充分考慮，滿足信息高效率使用和傳遞的需求下，保障檔案信息系統的穩定運轉，提高工作效率。

參考文獻

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