試論檔案館照片檔案的數(shù)字化管理

張偉雄

摘 要：近年來(lái)，隨著數(shù)字技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)照片檔案受到挑戰(zhàn)，數(shù)字化管理已經(jīng)成為照片檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文強(qiáng)調(diào)新形勢(shì)下照片檔案數(shù)字化管理的重要性，從目前的管理制度、收集整理工作以及安全問(wèn)題等方面分析了照片檔案數(shù)字化管理現(xiàn)存的一些問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際情況提出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：照片檔案；檔案管理；檔案館

照片檔案屬于聲像檔案的一個(gè)種類，它通過(guò)生動(dòng)形象的視覺(jué)圖像，直觀地展現(xiàn)出一些難以借助文字或語(yǔ)言進(jìn)行描述的場(chǎng)景和畫(huà)面，真實(shí)地記錄了第一現(xiàn)場(chǎng)的大量歷史瞬間，具有獨(dú)特的收集、保存和使用價(jià)值。尤其是近年來(lái)，隨著數(shù)碼相機(jī)的快速發(fā)展和日益普及，數(shù)碼照片成為完整記錄與保存國(guó)家與社會(huì)活動(dòng)的便捷途徑，為形成有價(jià)值的照片檔案提供了一個(gè)便利的手段。然而，令人堪憂的是檔案館的照片檔案收集工作并不盡如人意，存在許多方面的問(wèn)題。主要問(wèn)題是紙質(zhì)照片檔案收集進(jìn)館的數(shù)量有限，數(shù)碼照片檔案又較少移交檔案館保存，這在一定程度上影響了館藏資源建設(shè)的開(kāi)展。因此，如何加強(qiáng)照片檔案的數(shù)字化管理和保護(hù)，成為一個(gè)值得關(guān)注和思考的重要問(wèn)題。本文將著重分析檔案館照片檔案數(shù)字化管理的情況，并提出相應(yīng)的收集與管理對(duì)策，以實(shí)現(xiàn)照片檔案管理模式在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的更新與發(fā)展。

1 照片檔案數(shù)字化管理的重要性

隨著社會(huì)日新月異的發(fā)展，各級(jí)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及群眾個(gè)體在撰寫(xiě)史志、社會(huì)宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應(yīng)與滿足倍增的需要，勢(shì)必要運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)，如信息技術(shù)、掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等，與傳統(tǒng)的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結(jié)合，建立起電子照片檔案系統(tǒng)，這就形成了照片檔案的數(shù)字化管理。數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，主要包括了檔案資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、信息利用社會(huì)化等內(nèi)容。照片檔案的數(shù)字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數(shù)字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統(tǒng)照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價(jià)值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門(mén)管理的意愿，并且無(wú)法提供可以進(jìn)行復(fù)制的底片，因此，檔案館只能夠通過(guò)翻拍的方式來(lái)收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對(duì)照片保管不妥善，極有可能導(dǎo)致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來(lái)麻煩。照片檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理之后，不僅可以實(shí)現(xiàn)照片檔案在相紙、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同載體上的轉(zhuǎn)移，而且各歸檔單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以直接將照片傳送到檔案部門(mén)。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統(tǒng)的照片檔案是以感光材料作為載體，對(duì)保存環(huán)境有較高的要求，耐久性不佳。無(wú)論是黑白照片，還是彩色照片，均會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)影像褪色、滲化和消失等現(xiàn)象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來(lái)，其所發(fā)揮的作用也會(huì)受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點(diǎn)，而且保存與復(fù)制過(guò)程中不會(huì)存在變質(zhì)、褪色等問(wèn)題。同時(shí)，在照片修復(fù)上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進(jìn)行修復(fù)處理，使得圖片達(dá)到較好的效果。

第三，電子化管理實(shí)行后，照片檔案的利用會(huì)變得更加靈活便捷。人們?cè)诓殚喓褪褂谜掌瑱n案時(shí)，并不一定按內(nèi)容一對(duì)一地調(diào)用照片，而是根據(jù)所需有所選擇，這給手工操作帶來(lái)許多麻煩。同時(shí)，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時(shí)使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對(duì)照片檔案的利用可通過(guò)計(jì)算機(jī)隨時(shí)隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度大大降低，節(jié)省了大量的查閱時(shí)間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時(shí)使用、調(diào)看同一張照片而不必動(dòng)用原件，還可通過(guò)通訊網(wǎng)絡(luò)以電子郵件等方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

近幾年，隨著國(guó)家社會(huì)的發(fā)展和各地經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，照片檔案管理工作也進(jìn)入到一個(gè)新的歷史發(fā)展階段。由于傳統(tǒng)的照片檔案有相應(yīng)的《照片檔案管理規(guī)范》，所以在管理實(shí)施的過(guò)程中會(huì)有章可循，相對(duì)規(guī)范，但對(duì)于數(shù)碼照片檔案的管理相對(duì)而言就不是那么規(guī)范了。

2.1 管理制度不完善

國(guó)內(nèi)雖然早已出臺(tái)了《照片檔案管理規(guī)范》，但這個(gè)規(guī)范只適用于傳統(tǒng)照片檔案的管理，具有一定的限制性，對(duì)于新興的數(shù)碼照片檔案在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)一直沒(méi)有制定出一套相對(duì)完整的的管理規(guī)范，這給照片檔案的數(shù)字化管理帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。直至2014年，國(guó)家出臺(tái)了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014），使得數(shù)碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級(jí)單位在照片檔案電子化管理工作中，開(kāi)始執(zhí)行國(guó)家的相關(guān)規(guī)范，但由于長(zhǎng)時(shí)間缺乏一套完整的規(guī)范，很多的檔案館（室）現(xiàn)行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對(duì)照片檔案的電子化管理意識(shí)還較為薄弱的現(xiàn)象，在管理過(guò)程中出現(xiàn)執(zhí)行不嚴(yán)格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級(jí)管理部門(mén)仍未結(jié)合實(shí)際的具體情況，制定出相適應(yīng)的電子化管理實(shí)施細(xì)則，如對(duì)數(shù)碼照片檔案歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數(shù)碼照片檔案的利用等未做出具體的規(guī)定。因此，實(shí)際上，很多單位對(duì)于數(shù)碼照片檔案管理工作仍然處在一種無(wú)章可循、無(wú)序的工作狀態(tài)，這對(duì)照片檔案電子化管理工作產(chǎn)生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統(tǒng)照片的管理對(duì)比而言，數(shù)碼照片檔案的收集難度更大。數(shù)碼照片具有無(wú)底片、不用沖洗的特點(diǎn)，無(wú)需產(chǎn)生購(gòu)買(mǎi)膠卷和沖洗的費(fèi)用，使得照片數(shù)量比以往大幅增加。在這些大批量的數(shù)碼照片中，質(zhì)量參差不齊，也不全都具有收集價(jià)值，而且缺乏相應(yīng)的收集細(xì)則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現(xiàn)今數(shù)碼相機(jī)的普及率很高，甚至智能手機(jī)也具有優(yōu)質(zhì)的攝像功能，不僅照片數(shù)量增多，收集對(duì)象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進(jìn)行收集歸檔。endprint

與收集工作密切相關(guān)的整理工作難度也加大。上述數(shù)碼照片的收集已難以做到及時(shí)，更遑論做到及時(shí)的整理了。數(shù)碼照片檔案的數(shù)量相比傳統(tǒng)照片檔案的數(shù)量更加巨大，在整理數(shù)碼照片時(shí)既要鑒定篩選，又要進(jìn)行重命名、刻錄光盤(pán)、編寫(xiě)文字說(shuō)明等一系列繁瑣的工作，數(shù)碼相片的質(zhì)量參差不齊，檔案管理人員需要對(duì)這些照片進(jìn)行整理、選擇，所以數(shù)碼照片的整理很難做到及時(shí)、準(zhǔn)確。

2.3 安全隱患嚴(yán)重

數(shù)碼照片的存儲(chǔ)依賴于電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)，這給數(shù)碼照片檔案的安全帶來(lái)了嚴(yán)重的隱患。當(dāng)存儲(chǔ)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，數(shù)碼照片有可能就會(huì)丟失。數(shù)碼相片是數(shù)碼文件，其具有數(shù)碼文件的易損性、易改性，計(jì)算機(jī)和操作系統(tǒng)有被病毒感染的危險(xiǎn)性，這會(huì)造成大量數(shù)碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強(qiáng)照片檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

3.1 進(jìn)一步完善數(shù)碼照片收集歸檔制度

數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片具有一定的區(qū)別，就形成模式和保存載體而言，數(shù)碼照片與紙質(zhì)照片完全不同，數(shù)碼照片是電子靜態(tài)圖像文件，需要依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行閱讀、處理。因此，制定適合本地區(qū)本單位的切實(shí)可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前工作的實(shí)際內(nèi)容以及自身部門(mén)的需要來(lái)制定一套與當(dāng)前部門(mén)現(xiàn)狀相符合的關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)章制度。上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)明確提出數(shù)碼照片歸檔的各項(xiàng)指標(biāo)要求，即對(duì)數(shù)碼照片的格式、分辨率等作出細(xì)致具體的規(guī)定。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)專門(mén)制作歸檔照片著錄卡片，對(duì)每張照片進(jìn)行逐張編號(hào)并按照編號(hào)逐張進(jìn)行錄入說(shuō)明，包括時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物和攝影者。嚴(yán)禁對(duì)拍攝影像進(jìn)行加工修改，以保證歸檔數(shù)碼照片的真實(shí)性、完整性和有效性。只有責(zé)任到人，工作要求明確，形成常規(guī)才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問(wèn)題，形成數(shù)碼照片檔案收集的工作網(wǎng)。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機(jī)制

歸檔的數(shù)碼照片要求是真實(shí)且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時(shí)，首先要打開(kāi)數(shù)碼照片文件仔細(xì)檢查，通過(guò)讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經(jīng)過(guò)編輯，如添加、合成、修改、挖補(bǔ)等后期編輯制作處理，不允許照片有調(diào)整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數(shù)碼照片的有效性和真實(shí)性。此外，對(duì)于數(shù)量巨大的數(shù)碼照片必須嚴(yán)格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒(méi)有代表性、畫(huà)面質(zhì)量清晰度高不高等，以此確定其保存的價(jià)值，才能決定能否轉(zhuǎn)化為照片檔案。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片應(yīng)去粗取精，將反映事件全貌的或典型細(xì)節(jié)的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對(duì)活動(dòng)又具有表現(xiàn)力的、有重要價(jià)值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)安全保護(hù)

各檔案館（室）對(duì)歸檔的數(shù)碼照片要嚴(yán)格按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行管理，要加強(qiáng)對(duì)照片檔案電子化管理工作的執(zhí)行力度。在電子計(jì)算機(jī)中建立分類整理完畢的數(shù)碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤(pán)一式兩份，進(jìn)行脫機(jī)保存，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，數(shù)字光盤(pán)的儲(chǔ)存和利用方便，通用性較強(qiáng)，容量較大；二是移動(dòng)硬盤(pán)，選用存儲(chǔ)容量為500-1000 GB容量的，要注意移動(dòng)硬盤(pán)的存放環(huán)境，避免磁化、強(qiáng)光照射和磕碰；三是傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片，應(yīng)選取一定數(shù)量比較常用的且具有代表性和有價(jià)值性的數(shù)碼照片資料在入檔案時(shí)就特殊記錄，輸出一套高質(zhì)量的紙質(zhì)照片進(jìn)行整理存檔，方便臨時(shí)使用時(shí)閱覽參考。實(shí)行一套紙質(zhì)，兩套電子，三備份制度。

電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數(shù)字光盤(pán)和移動(dòng)硬盤(pán)儲(chǔ)存的數(shù)碼照片資料，都有丟失的風(fēng)險(xiǎn)，光盤(pán)和硬盤(pán)都可能因?yàn)榛覊m、光照、使用過(guò)頻、磕碰等環(huán)境因素而使壽命縮短，從而造成存儲(chǔ)內(nèi)容丟失。在數(shù)碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質(zhì)照片進(jìn)行翻拍、掃描，把丟失的數(shù)碼影像恢復(fù)過(guò)來(lái)。

4 小結(jié)

照片檔案的電子化管理，最大優(yōu)勢(shì)在于數(shù)碼照片可以借助網(wǎng)絡(luò)媒介迅速流通，有助于照片檔案這一信息資源的有效開(kāi)發(fā)利用。照片檔案的電子化管理徹底改變了照片的利用方式，沖破了傳統(tǒng)管理方式的限制，符合信息化社會(huì)發(fā)展的需要，符合時(shí)代大趨勢(shì)。

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