淺析信息化背景下如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理

李倩梅

【摘要】檔案管理工作是企業(yè)、學(xué)校、政府開展日常管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。在信息化背景下，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式研究，將信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮于檔案管理工作過程中，可以有效地提升檔案管理部門的時(shí)效性和實(shí)效性，為我國的企業(yè)、學(xué)校、政府的良好發(fā)展奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)和提供強(qiáng)大的發(fā)展推動(dòng)力。

【關(guān)鍵詞】信息化背景；檔案管理；數(shù)字檔案；高效性

隨著人們的思想觀念的不斷革新，人們對(duì)于信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度也在不斷提升。傳統(tǒng)的檔案管理模式使檔案查找工作的開展難度較高且效率較低。探究信息化背景下如何加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理，將信息技術(shù)的應(yīng)用與檔案管理工作的開展全面結(jié)合，可以有效地解決傳統(tǒng)的檔案管理工作開展進(jìn)程中所存在的各種問題。

一、信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的工作強(qiáng)度和工作效率也在逐步地上升，在這一背景下，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再適用于辦公室辦公。隨著數(shù)字技術(shù)的逐步發(fā)展，當(dāng)下數(shù)字檔案管理模式已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于人們的辦公流程當(dāng)中。

相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公室檔案管理模式，數(shù)字檔案顯然更加具有科學(xué)性、系統(tǒng)性和安全性，并且數(shù)字檔案的應(yīng)用，有效地實(shí)現(xiàn)了辦公室檔案內(nèi)容的資源共享，提升了部門與部門之間的信息傳送速度和溝通交流強(qiáng)度，這無疑為企業(yè)、學(xué)校以及政府部門等等各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行提供了極大的便利。

但是人們?cè)谙硎軘?shù)字檔案管理方式帶來的便利的同時(shí)，也逐步發(fā)現(xiàn)，當(dāng)下的數(shù)字檔案管理模式，在應(yīng)用上仍然存在著很多不可忽視的問題。例如人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作的過程中，數(shù)字檔案的應(yīng)用也常常會(huì)產(chǎn)生文件丟失的情況，并且由于檔案的種類復(fù)雜且內(nèi)容多，人們?cè)趹?yīng)用數(shù)字檔案進(jìn)行相關(guān)的資料的查詢時(shí)，仍然十分耗時(shí)耗力。

將信息技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理模式中，可以進(jìn)一步完善檔案?jìng)鬟f、存儲(chǔ)、收集以及共享工作的開展。同時(shí)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)的有效建立，這一平臺(tái)的建立，可以提升檔案管理工作的力度和強(qiáng)度，有效地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的資源共享、提升檔案查詢工作的實(shí)效性和時(shí)效性。

當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展速度逐步加快，無論是企業(yè)還是學(xué)校與政府，其所需要完成的工作量在不斷地增加，所面臨的發(fā)展壓力也在不斷地加劇。檔案管理工作的有效開展，是保障各項(xiàng)工作開展的系統(tǒng)性和秩序性的基本前提，檔案管理工作的開展?fàn)顩r更是決定各項(xiàng)工作開展效率的關(guān)鍵性因素。加強(qiáng)信息化背景下數(shù)字檔案管理方式的探究，實(shí)現(xiàn)信息化環(huán)境下數(shù)字檔案管理模式的完善性和科學(xué)性的有效提升，其重要性不可忽視。

二、信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的基本方向

根據(jù)當(dāng)下信息技術(shù)的應(yīng)用特點(diǎn)和數(shù)字檔案管理方式的應(yīng)用模式，主要可以將加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的工作的開展方向總結(jié)歸納為以下幾點(diǎn)：

（一）節(jié)約檔案管理成本的同時(shí)提升管理效率。在傳統(tǒng)的數(shù)字檔案管理工作中，進(jìn)行檔案的歸類、整理和查找仍然需要耗費(fèi)大量的人力資源和物力資源，不僅導(dǎo)致檔案管理工作效率得不到有效的保障，同時(shí)也使得部門的檔案管理工作的成本居高不下。將信息技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理工作的開展進(jìn)程中，可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案的分類、整理以及查詢工作的一體化，不僅節(jié)約了部門大量的人力資源和物力資源，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效保障。因此節(jié)約檔案管理成本的同時(shí)提升管理效率，是信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的重要方向之一。

（二）增強(qiáng)了檔案管理工作開展的智能性。在傳統(tǒng)的數(shù)字檔案應(yīng)用模式中，工作人員進(jìn)行檔案內(nèi)容的檢索，需要不斷進(jìn)行信息的篩選，才能夠真正地獲取自身所要查詢到的信息，消耗了檔案管理者大量的時(shí)間，使得檔案管理者根本無暇進(jìn)行自身的檔案管理模式的思考和進(jìn)一步的完善。將信息技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理工作中，可以有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)智能性的全面提升，數(shù)字檔案系統(tǒng)會(huì)根據(jù)檔案用戶所需，實(shí)現(xiàn)檔案的智能性推薦，大大降低了檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，使得檔案管理人員具有更多時(shí)間進(jìn)行自身工作模式、管理技術(shù)以及管理理念的進(jìn)一步完善。因此增強(qiáng)了檔案管理工作開展的智能性，是信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的關(guān)鍵性目標(biāo)。

三、信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式探究

開展信息化背景下數(shù)字檔案管理方式探究，將具有針對(duì)性的改革方式和改革思想，全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理方法、應(yīng)用模式的進(jìn)一步完善。在信息化背景下，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式探究，主要可以將探究內(nèi)容總結(jié)歸納為以下幾點(diǎn)：

（一）建立完善的、安全的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。檔案安全性的不足，是當(dāng)下數(shù)字檔案管理方式應(yīng)用過程中所存在的主要不足之處之一，容易引發(fā)重要文件的丟失問題。將信息技術(shù)中多媒體技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)不同格式的檔案的分類存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全性的有效提升。同時(shí)將多媒體技術(shù)的應(yīng)用與數(shù)字檔案管理工作的開展進(jìn)程有效結(jié)合，也可以實(shí)現(xiàn)不同格式和類型的數(shù)字檔案的有效播放，加強(qiáng)數(shù)字檔案的可視性，進(jìn)而提升檔案利用者接收信息的全面性。因此應(yīng)用信息技術(shù)建立完善的、安全的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，是加強(qiáng)數(shù)字檔案管理力度的重要方法之一。

（二）加深檔案管理工作的數(shù)字化程度。數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的欠缺以及檔案數(shù)字化覆蓋率的不足等，也是當(dāng)下數(shù)字檔案管理工作開展進(jìn)程中所存在的關(guān)鍵性弊端。（下轉(zhuǎn)第45頁）（上接第38頁）隨著信息流通速度的逐步加快，傳統(tǒng)的數(shù)字信息存儲(chǔ)方式已經(jīng)不能有效地滿足當(dāng)下的時(shí)代發(fā)展所需，在這一大背景下，應(yīng)當(dāng)應(yīng)用信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，建立完善的數(shù)字檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)大量數(shù)據(jù)有效的、系統(tǒng)性的存儲(chǔ)。同時(shí)也應(yīng)當(dāng)逐步地提升部門在開展數(shù)字檔案管理工作過程中的數(shù)字覆蓋率，盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化程度的進(jìn)一步加深，有效提升數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的信息存儲(chǔ)量的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的先進(jìn)性和科學(xué)性。綜上，加深檔案管理工作的數(shù)字化程度，也是實(shí)現(xiàn)信息化背景下數(shù)字檔案管理力度進(jìn)一步提升的有效方式之一。

（三）建立模式多元化的數(shù)字檔案。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和信息、數(shù)據(jù)類型和種類的不斷增加，數(shù)字檔案的建立所需要存儲(chǔ)的檔案類型也逐步呈現(xiàn)出多樣性和復(fù)雜性，在這種情況下，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案管理模式已不能夠真正滿足部門的信息管理需求。將信息技術(shù)的多元性充分發(fā)揮于數(shù)字檔案管理工作的開展進(jìn)程中，可以有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理模式的多元化。因此應(yīng)用信息技術(shù)提升數(shù)字檔案的多元性，是實(shí)現(xiàn)信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理力度的重要環(huán)節(jié)之一。

（四）提升數(shù)字檔案管理人員的信息化意識(shí)。檔案管理人員自身的信息化意識(shí)，也是決定信息技術(shù)在數(shù)字檔案管理工作應(yīng)用效果的重要因素之一。檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)盡可能地進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，熟練應(yīng)用信息技術(shù)。如此，可以逐步增強(qiáng)數(shù)字檔案管理力度。

（五）建立完善的信息技術(shù)應(yīng)用模式。完善的信息技術(shù)應(yīng)用模式的建立，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理人員工作流程的方向性引導(dǎo)，促使檔案管理人員將信息技術(shù)全面應(yīng)用于檔案管理工作的流程中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理工作的實(shí)效性和時(shí)效性的進(jìn)一步有效提升。

開展信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式的探究可知，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的進(jìn)一步完善，應(yīng)當(dāng)應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)于當(dāng)下的數(shù)字檔案管理模式進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)整。同時(shí)借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)“全數(shù)字化”檔案管理系統(tǒng)的有效建立。并且將信息技術(shù)的多元性和多樣性優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮于數(shù)字檔案模型建立當(dāng)中，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的管理覆蓋力度逐步增強(qiáng)。同時(shí)數(shù)字檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，也是影響檔案管理工作開展的效率和效果的關(guān)鍵性因素。提升數(shù)字檔案管理人員的信息化意識(shí)，建立完善的數(shù)字檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用模式，可以有效促進(jìn)數(shù)字檔案管理人員技能專業(yè)性進(jìn)一步提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化背景下數(shù)字檔案管理工作開展的效率和效果的全方位提升。

四、結(jié)語

開展信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式的探究，首先應(yīng)當(dāng)明確信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式探究的重要性，進(jìn)而進(jìn)行數(shù)字檔案管理方式應(yīng)用優(yōu)勢(shì)探究和信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式的思考。開展信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式研究，將信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)充分地應(yīng)用于檔案管理工作的開展進(jìn)程中，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理工作的實(shí)效性和時(shí)效性的有效提升，進(jìn)而為檔案管理工作的發(fā)展提供強(qiáng)大的推動(dòng)力。

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