檔案信息化管理工作探討

李蘭蘭

【摘要】隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案管理工作在社會發展中顯得日益重要，信息技術的更新和發展給檔案管理工作帶來了新的發展機遇和挑戰。一般來說，社會信息化程度越高，檔案管理任務量將變得越重。在這種新形勢的驅動下，必須深化基層事業單位檔案管理工作改革，在傳統檔案管理的基礎上進行檔案管理的創新，為新時期基層檔案管理工作找到長足發展的新路徑。

【關鍵詞】檔案；信息化管理；問題；措施

檔案信息化管理主要是指對單位人員履歷、工作表現等個人信息的詳細記錄，其不論是對于職員的工作調度、晉升都發揮著至關重要的作用，針對事業單位來講，隨著檔案管理工作的不斷加強，在選拔、任用人才方面將有著重要意義，在此基礎上，單位也能夠對人才做出更科學的配置。因此，對于檔案管理工作的創新，各單位應給予足夠的重視。

一、檔案信息化管理的特點

（一）檔案存儲環境優勢。傳統檔案管理模式下，采取紙質資源和人工錄入，紙張容易遭到損壞，增加了信息資源采集、存儲和管理的難度。而通過信息化建設，則可以將電子、網絡平臺構建起來，采取電子錄入的方式，可以更好地管理信息內容，檔案信息管理的方式、途徑也得到了改變，能夠在電子磁盤中存儲檔案，檔案不需要占據較大的空間，信息管理、儲存難度降低。信息化管理模式下，對存儲環境沒有較高的要求，可以更好地開展信息儲存工作。

（二）檔案使用查詢優勢。檔案信息是事業單位發展的重要基礎，在檔案使用和查詢方面，需要重點考慮信息資源的管理和運用，更加便捷地共享信息。傳統的檔案使用和查詢模式下，容易有諸多問題出現，如紙張老化、繁瑣的手續等。為了促使檔案資源利用率得到顯著提高，檔案使用流程得到優化，需要積極開展信息化檔案管理。

二、單位檔案管理中存在的不足分析

（一）檔案管理觀念落后。在檔案管理工作中，很多人都將檔案的抄錄保管，作為一項事務性工作進行管理，沒有深入理解檔案管理的國家財富作用，忽視了檔案管理對社會的間接經濟效益。部分檔案管理部門管理理念僅僅是不丟失文件、不泄露資料，做好檔案保管工作就是完成對檔案的保管，特別是基層事業單位，領導對檔案管理工作不重視等等，這些檔案管理中存在的觀念弊端都是影響檔案管理工作發展的原因。

（二）管理人員離職后檔案管理工作效果不佳。在現代社會環境下，沒有人能夠在固定崗位干一輩子，因此必定會出現離職及退休現象，在單位檔案管理中如果一旦出現管理人員離職，而且沒有將具體的檔案管理工作交接好，那么就容易出現“死檔”等問題，對于單位來講是一種損失。1.對現有檔案的運用不夠有效。通常檔案資料比較多，但是這些檔案常年被擺在那里，很少得到有效的利用，因此也就導致檔案資料的有效性不高。甚至還有些檔案知識的應用也只是表面化，無法充分發揮檔案資料的應用價值，這些問題在檔案管理中均需要得到有效滿足。2.檔案管理工作不夠規范。檔案管理工作本身比較復雜，檔案管理工作在某些事業單位中沒有具體的規范，因此在實際管理工作中通常都是管理人員想要怎么管理就怎么管理，這也就導致檔案管理工作質量不佳。甚至檔案紙張也出現雜亂問題，在進行檔案資料應用的時候，尋找非常麻煩，影響檔案管理質量，也影響工作效率。

（三）檔案管理人員的基本業務素質薄弱。一些單位檔案管理工作理念較為陳舊，思維方式較為傳統，管理改革行動遲滯，管理模式和運行機制缺少創新舉措，無法緊跟日益進步的經濟社會的發展需求，對《檔案法》《檔案管理辦法》等國家相關的政策制度和各級各類法律法規的學習、理解、運用能力不足，貫徹執行力度不夠。

（四）信息化不全面。隨著我國信息技術的快速發展，電子檔案已經基本取代了以往的紙質檔案，但是在對電子檔案進行管理的過程中，尚存在一些問題沒有得到解決。例如，紙質檔案在裝訂及整理的過程中分類不清，嚴重影響了檔案的權威性。因此，在檔案實現信息化后，很多檔案被遺棄，沒有得到利用，數據重復、冗繁的現象層出不窮。同時，由于信息化不全面，很多財務信息也出現不準確及遺漏的情況，一些單位為了追求經濟效益，擅自更改財務數據，在處理外債的過程中漏稅偷稅，給財務檔案管理工作帶來嚴重影響。

三、檔案管理的創新策略

（一）轉變檔案管理觀念，提高檔案管理意識。單位檔案管理改革，首要任務就是改變現有檔案管理觀念，端正檔案管理人員對檔案管理的工作態度。首先需要檔案管理部門領導自身轉變檔案管理觀念，重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的監督和檢查力度，促使工作人員改變檔案管理工作態度，增強自身的責任意識，將檔案管理工作當作一項社會事業認真落實。然后對檔案管理工作人員進行必要的思想教育，讓其從思想意識上認識到檔案管理工作的重要性，增進檔案管理意識，全身心地投入到檔案管理這項社會事業當中。

（二）加強檔案管理人員的培訓和管理。提高單位管理人員的素質，明確管理人員的工作職責，建立完善的檔案管理機制。增加各種類型的培訓，科學合理地制定培訓內容，使檔案管理人員從理論到實踐都有一個很大的提升，并且不僅僅學到理論，還能把學到的理論靈活地應用到實際工作當中去。通過工作中長期的實踐，促進工作快速順利地完成。不同崗位對人員的要求是不同的，做好分工使檔案管理人員明確自己的工作任務。對檔案管理人員進行職業道德、專業知識、（下轉第41頁）（上接第39頁）計算機技能三方面管理培訓，當前我國單位辦公的大環境是辦公自動化，這就要求檔案管理人員必須掌握計算機設備的應用，靈活運用辦公自動化系統。多角度、多層次地提高檔案管理人員的業務素質和管理能力。

（三）強化管理意識。想要提高財務檔案管理工作的水平和質量，領導和相關工作人員一定要強化管理意識，充分認識到檔案管理的意義和重要性，認清財務檔案對單位的發展所起到的巨大作用，尤其是單位領導要不斷加強學習，深刻認識到財務檔案對單位健康運行和經濟活動所發揮的積極意義，提高單位所有人員的財務檔案意識，進而為檔案管理工作的有效開展創設良好的環境。同時，財務人員也要加強自身的管理意識，在對財務檔案進行有效管理的同時，還要主動成為其監督者，樹立主人翁意識，全心全意投入到檔案管理中，細致、嚴格地鑒定并審核檔案，充分發揮自身的協調能力和監督能力。

（四）結合單位發展需求，對檔案管理信息化總體規劃科學制定。為了能夠協調發展檔案信息化，單位需要對檔案信息化系統的靈活性、可擴展性充分重視，結合單位實際情況，對檔案管理信息化總體規劃科學制定。要將事業單位人才信息需求充分納入考慮范圍，結合經濟發展要求，將網絡管理模式完善構建起來，且構建的網絡管理模式在靈活性與可擴展性方面也需要與事業單位實際發展需求所適應。

（五）建立起實用性較強的檔案信息網站。單位在建設信息化檔案管理的過程中，可以在網上建立起一個實用性較強的檔案信息網站，將其作為實現單位檔案管理信息化建設的重要手段，從而就能真正地實現信息化檔案管理。在建立的過程中，其主要是以網站的形式提供給相關人員檔案信息服務，這樣檔案管理人員不僅能在網上查詢到相關的檔案信息，還能在網上實現檔案歸檔、檔案管理等工作，除此之外，還可以實現檔案信息資源共享。為了更好地實現檔案資源共享，單位可以選擇一些值得開發并且具備升級能力的檔案信息管理系統，這樣就能更好地實現檔案管理的信息化建設。除此之外，如果條件允許，還可以與具有一定實力的軟件公司進行合作，開發出相應的檔案管理系統，這樣就能有效地實現檔案信息的更新和換代，對檔案的管理也會更加方便。

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