檔案管理創(chuàng)新研究

宮晶瑋

【摘要】檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，隨著電子化和自動(dòng)化技術(shù)在檔案管理工作中的不斷應(yīng)用，其在企事業(yè)單位中發(fā)揮著越來越重要的作用。從事這項(xiàng)工作的人員應(yīng)該具有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并且具備開拓進(jìn)取的精神，才能不斷創(chuàng)新，完善檔案管理工作。本文分析了檔案管理工作的基本特點(diǎn)，討論了常見的一些問題，闡述了檔案管理工作創(chuàng)新的實(shí)施路徑，給出了一些合理化的建議，可為檔案管理人員以及相關(guān)機(jī)構(gòu)提供參考和指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理；創(chuàng)新；建議

隨著我國社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，社會(huì)分工的各項(xiàng)工作都進(jìn)入了發(fā)展的新時(shí)期。作為企事業(yè)發(fā)展的重要軌跡記錄，檔案管理工作必須緊跟其他業(yè)務(wù)工作的步伐，因其特有的真實(shí)性和技術(shù)成果的可重復(fù)性等特點(diǎn)，可以科學(xué)規(guī)范地為單位提供重要的信息資料支持。本文分析了檔案管理工作的基本特點(diǎn)，討論了常見的一些問題，討論了檔案管理工作創(chuàng)新的實(shí)施途徑，從創(chuàng)新理念、人才引進(jìn)和培養(yǎng)、服務(wù)手段與設(shè)備建設(shè)等方面給出了檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的建議、以期為檔案管理人員以及相關(guān)機(jī)構(gòu)提供參考和指導(dǎo)。

一、檔案管理工作的特點(diǎn)和常見問題

隨著電子化和自動(dòng)化技術(shù)在檔案管理工作中的不斷應(yīng)用，檔案管理設(shè)備以及檔案管理軟件層出不窮，提高了檢索效率。同時(shí)，檔案分類也逐漸增大，數(shù)量也呈現(xiàn)指數(shù)增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，這就給檔案管理人員帶來了新的壓力和目標(biāo)，對(duì)他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)也提出了更高的要求。目前，各個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理普遍存在水平低下、設(shè)備落后、資金不足的情況，并且工作人員大多處于故步自封、不思進(jìn)取的狀態(tài)，這都給檔案管理工作帶了很大的阻礙，難以適應(yīng)單位發(fā)展的要求。因此，檔案管理工作的創(chuàng)新已經(jīng)被提上了日程，可以說刻不容緩，在工作的管理方法和實(shí)施手段上都要進(jìn)行優(yōu)化改革，使檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化，為企業(yè)發(fā)展提供更好的支持。

二、檔案管理創(chuàng)新的實(shí)施路徑

（一）從管理手段和方式方法上謀求創(chuàng)新。在一個(gè)單位中，上到各層領(lǐng)導(dǎo)下到基層員工，無一不與檔案息息相關(guān)。因此，可對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，采用不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，使員工或者領(lǐng)導(dǎo)查詢檔案做到快速準(zhǔn)確。同時(shí)類別清晰的檔案管理也有利于管理人員查漏補(bǔ)缺，保證檔案工作的完整性。

（二）適當(dāng)擴(kuò)大檔案存儲(chǔ)類型。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)納入管理，電子檔案也應(yīng)相應(yīng)備份，其他類別的資料也可以不斷吸收，使企事業(yè)單位能從多個(gè)方面和角度，科學(xué)完整地對(duì)每一項(xiàng)檔案做到詳盡掌握，從而更好地進(jìn)行管理和使用。

三、合理化建議

（一）創(chuàng)新理念。對(duì)于檔案管理工作，工作人員思想意識(shí)層面的觀念創(chuàng)新具有重要的意義，只有思想上具有了改革創(chuàng)新的理念，才能付諸于行動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。倘若檔案管理人員沒有創(chuàng)新的主觀意愿，即便各項(xiàng)技術(shù)設(shè)備再先進(jìn)、規(guī)章制度再完善，也難以形成良好的檔案服務(wù)工作。檔案管理人員樹立了科學(xué)的管理創(chuàng)新理念，緊跟時(shí)代潮流，具備開拓進(jìn)取的精神，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

（二）人才培養(yǎng)。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，隨著電子化和自動(dòng)化技術(shù)在檔案管理工作中的不斷應(yīng)用，檔案管理設(shè)備以及檔案管理軟件層出不窮，其在企事業(yè)單位中發(fā)揮著越來越重要的作用。在給檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，也對(duì)工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事這項(xiàng)工作的人員應(yīng)該具有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并且具備開拓進(jìn)取的精神，才能不斷創(chuàng)新，完善檔案管理工作。因此，企事業(yè)單位應(yīng)該從人才引進(jìn)以及員工培訓(xùn)方面入手，保證檔案管理人員能夠順利完成工作。可以采用定期培訓(xùn)以及末位淘汰等機(jī)制，使檔案管理工作者有壓力與緊迫感，自覺地自我加壓，調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)。企事業(yè)單位應(yīng)該在日常工作中加大宣傳力度，號(hào)召員工群策群力，為檔案管理工作創(chuàng)新提供建議和意見，可以適當(dāng)?shù)夭捎锚?jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)提出并且可以付諸實(shí)施的意見給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神鼓勵(lì)。總之，充分調(diào)動(dòng)企事業(yè)員工的主觀能動(dòng)性，發(fā)揮人才的重大作用，建立良好的長(zhǎng)效機(jī)制，是檔案管理工作創(chuàng)新的重中之重。

（三）檔案管理工作是一種傳統(tǒng)而古老的工作，有著優(yōu)良的歷史傳統(tǒng)，所以實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)工作的創(chuàng)新首先就是從傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)中吸取好的方法和手段，然后結(jié)合現(xiàn)代化的設(shè)備和理念，比如采用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，滿足檔案管理創(chuàng)新的需求。

四、結(jié)語

作為企事業(yè)單位發(fā)展的重要軌跡記錄，檔案具有真實(shí)性和技術(shù)成果的可重復(fù)性等特點(diǎn)，可以科學(xué)規(guī)范地為單位提供重要的資料信息支持。隨著我國社會(huì)的不斷進(jìn)步，創(chuàng)新企事業(yè)單位的檔案管理工作，對(duì)于完成單位的各項(xiàng)目標(biāo)具有重要的意義。本文分析了檔案管理工作的基本特點(diǎn)，討論了常見的一些問題，討論了檔案管理工作創(chuàng)新的實(shí)施途徑，從創(chuàng)新理念、人才引進(jìn)和培養(yǎng)、服務(wù)手段與設(shè)備建設(shè)等方面給出了檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的建議。檔案管理人員以及相關(guān)機(jī)構(gòu)的工作人員可以從中受益。

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