高麗
【摘要】本文結合工作實際,論述了醫院檔案信息化管理的重要性。將檔案信息化處理以后,可以提高檔案的運行效率,這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。
【關鍵詞】醫院;檔案信息化管理;重要性
隨著各行各業信息化的迅速發展,檔案信息化管理也成為現代醫療衛生管理工作的重要內容。在紙質文件時代,采用手工操作的方式,檔案人員要花相當多的時間和精力埋頭于整理檔案、登記目錄、查找檔案。而將檔案進行信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來,利用計算機軟件進行工作,大大改善了工作條件,有效地提高了工作效率。
一、醫院檔案管理信息化是當今信息社會發展的形勢需要
現代信息社會日新月異,各行業對內對外交流日益增多,人們對各種時效性強、具有高價值的檔案信息需求量越來越大。當前,由于各級醫院管理意識、設備和技術方法比較落后,檔案管理和利用水平較低。面對這種沖擊和挑戰,各級醫院只有順應時勢,加快檔案信息化建設,運用先進的技術設備,盡快實現檔案管理現代化,進而使檔案管理工作適應新形勢發展的要求。
二、醫院檔案管理信息化是確保醫療事業可持續發展的需要
醫療事業需要發現、培養和造就大批的建設人才,而只有翔實全面地掌握人事檔案材料,才能合理使用人才,充分發揮人才的作用,確保實現醫院事業的可持續發展。實現檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實現檔案管理信息化不僅有利于發現、培養和造就大批人才為醫院事業發展服務,而且將會使檔案信息資源得到更加充分的開發利用,同時可以延長檔案的壽命。
三、檔案信息化有利于實現檔案信息資源共享的需要
將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢系統,使用時只需輸入關鍵詞,相關資料信息就可呈現在電腦上。電子文件比檔案原件更易于查詢,可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍,更有利于醫院各部門、各醫療科室按需瀏覽,并保持隨機存取,進一步提高了檔案原件的利用率,最大限度地實現檔案信息資源的共享。
四、檔案信息化有利于檔案信息資源的長期存儲
在傳統的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。隨著時間的推移,檔案資料日積月累,占用了大量的儲存空間。另外,由于紙張的特性,檔案庫房還要按不同季節做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作,在管理模式上存在著管理成本高,使用效率低,原件容易損壞等問題。醫院建設和發展過程中,將重要、珍貴資料進行信息化處理,應用計算機對原件進行電子掃描,之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用,可以有效地避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞,可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險,從而有效地保護檔案原件。
總之,將檔案信息化處理以后,可以提高檔案的運行效率,使檔案信息更加形象、直觀,最大限度地方便檔案檢索和利用,并且節省了大量的儲存空間,同時又保障了檔案的安全備份。檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性,其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。