新形勢下檔案公共服務的拓展與創新研究

孔美麗

【摘要】近幾十年來，我國一直保持著較快的發展速度，國內的發展環境也在不斷發生著變化，因此檔案的公共服務逐漸顯現出不能滿足發展需要的弊端，制約了對經濟建設和發展的推動作用。為了保證檔案公共服務的相關作用，必須對其進行必要的拓展與創新研究。

【關鍵詞】檔案公共服務；拓展與創新

在我國經濟建設發展的新時期，檔案公共服務也面臨著發展中的新問題，服務的范圍、質量以及工作效率等不能滿足人民大眾的需要，一定程度上制約了檔案公共服務的作用，服務的效果不夠明顯。在以往的檔案工作中，還需要注重檔案公共服務的拓展與創新，只有在必要的提升后才能保證檔案公共服務的有效性。

一、現有檔案公共服務存在的問題

（一）檔案信息質量不高。社會大眾使用檔案公共服務，主要是需要獲取相關的檔案數據來輔助完成自身工作，所以獲取的檔案信息決定了后續工作質量的好壞。但是現在的檔案公共服務中存在檔案信息質量不高的問題，主要體現在對檔案信息來源的控制不足，同時沒有進行完善的歸類整理，因此檔案存儲較為錯亂不能保證其準確性，而使用者很難在自身角度發現檔案信息存在的問題，所以容易造成誤導使用者的不良影響。檔案工作者對檔案的管理能力還有待提高，特別是對檔案信息的鑒別能力。

（二）檔案數據庫不完善。檔案數據庫是進行檔案公共服務的必要條件，所以數據庫的質量是檔案工作的重點問題。現在的數據庫普遍存在不完善的問題，主要體現在基礎設施不夠完善以及對信息的編錄不夠全面兩個方面。檔案工作的基礎設施普遍不夠完善，只有在一線城市的檔案部門才有較好的館舍以及相應的管理和服務設施，其他城市的整體基礎設置都不夠完善，不利于建立有效的檔案數據庫。其次是對數據的編錄不夠完善，在進行檔案收集的過程中只是簡單地對基本信息進行整理，但是缺乏對檔案相應信息的整體編錄，影響了檔案的整體性以及準確性。

（三）信息化程度不高。現在我國正處在信息技術較為發達的時代，所以檔案公共服務也需要信息技術來優化自身的工作。但是大部分檔案公共服務的信息化程度不高，對網絡以及其他信息化手段的利用程度較低，甚至在較不發達的地區仍然使用紙質檔案來進行相應服務，不能實現高效率的檔案信息整合和流通工作，利用者無法及時地獲取需要的檔案信息。信息化的檔案公共服務是未來必然的發展狀態，所以需要提高檔案工作者的信息化意識，通過利用信息化手段來對以往的服務工作升級。

二、檔案公共服務的拓展與創新

（一）把握檔案信息質量。檔案信息是在檔案公共服務工作中的重要影響因素，所以需要嚴格控制檔案的信息質量。把握檔案信息質量，首先要從檔案工作者上落實，通過專門的培訓工作來規范信息的采集和驗證工作，同時利用相應的工作制度來規范與檔案管理和使用有關的工作行為，確保檔案信息質量。山東省煙臺市檔案部門為了提升檔案信息質量，于2013年開展了檔案工作者的培訓工作，同時根據現階段的檔案公共服務工作特點完善了相應的工作制度，使檔案采集更加科學，檔案工作者也在后續階段實現多方驗證工作，最后在確定了檔案的有效性后才進行歸檔工作。

（二）健全檔案數據庫。建立有效的檔案數據庫是檔案工作的重中之重，實現該目標也需要從兩個方面進行。首先需要完善檔案管理和服務的基礎設施，對于設施不完善的地方，及時與上級部門溝通協調來促進基礎設施的購置和使用，保證檔案館舍能夠有效地服務現階段的社會大眾。在有良好的基礎設施作為支撐后需要進行檔案數據庫的擴充工作，不能僅僅滿足過去的單一類型的數據庫，還需要根據已有的檔案來進行完善，最終實現多層面的復合檔案數據，使檔案數據庫發揮更大的作用。

（三）開展信息化公共服務。信息化的檔案公共服務是未來檔案工作的發展目標，所以要實現創新有效的檔案服務工作就必須利用信息化手段。進行檔案工作的信息化升級，首先需要購置配套的信息化軟硬件，進行必要的服務支撐，同時通過一系列的信息化手段來逐漸改變以往的檔案管理和使用方案。同時通過信息化手段建立相應的檔案平臺，配合檔案數據庫進行信息化升級，可以實現建立實時的檔案平臺的目標，不僅檔案工作者能夠隨時對檔案進行調整和修改，使用者也可以通過該平臺實現實時的調用，提高了檔案服務的效率與質量。深圳市羅湖區某檔案部門于2015年實現了數字化升級，在信息化技術人員的幫助下搭建了信息化檔案服務平臺，同時將以往的檔案信息進行了相應的錄入并在這個過程中通過檔案的交互驗證發現了一些信息不準確的檔案并及時刪除。該平臺面向相應的事業部門和企業后，提供了實時的檔案公共服務，提高了檔案的使用效率同時也保證了檔案的整體質量。

三、結語

在新形勢下檔案公共服務發揮著越來越重要的作用，但是由于檔案工作存在不少具體的工作不足而影響了服務質量。檔案部門和工作者需要對公共服務進行拓展與創新，保證服務能夠滿足現階段的公眾需要。

【參考文獻】

[1]陳艷華.多元背景下檔案公共服務的拓展與創新研究[J]. 辦公室業務， 2015（11）.

[2]趙琳.多元化背景下檔案公共服務的拓展與創新研究[J]. 中國管理信息化， 2016， 19（4）.