事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證檔案管理之我見

廖雅莉

【摘要】如何做好事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證檔案管理成為了事業(yè)單位檔案管理中一個(gè)重要的內(nèi)容。如何轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式與思維，借助信息化時(shí)代的科技優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證檔案管理服務(wù)，成為擺在事業(yè)單位檔案管理人員面前的一個(gè)新的課題。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；工程建設(shè)；會(huì)計(jì)憑證；檔案管理

從定義上來說，會(huì)計(jì)憑證是指記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的書面證明，包括原始憑證和記賬憑證，是登記賬簿的依據(jù)。會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)信息的載體。會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、按一定格式編制的據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬簿的書面證明。記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法性與合理性，保證了會(huì)計(jì)記錄的真實(shí)性，加強(qiáng)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。按編制程序和用途分類，會(huì)計(jì)憑證按其編制程序和用途的不同，分為原始憑證和記賬憑證，前者又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最初發(fā)生之時(shí)即行填制的原始書面證明，如銷貨發(fā)票、款項(xiàng)收據(jù)等。后者又稱記賬憑單，是以審核無誤的原始憑證為依據(jù)，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。它是登入賬簿的直接依據(jù)，常用的記賬憑證有收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。在事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證檔案管理中，大量的工程建設(shè)憑證需要科學(xué)、有效的管理，便于及時(shí)地調(diào)閱。

一、明確檔案管理制度，規(guī)范檔案管理職責(zé)

事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證檔案管理是服務(wù)于工程建設(shè)，確保工程建設(shè)能夠充分地按照標(biāo)準(zhǔn)化的流程進(jìn)行。然而存在一部分單位對(duì)于檔案管理的重要性缺乏一定的認(rèn)識(shí)，檔案管理工作的職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致了事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理的工作成效相對(duì)低下。所以，事業(yè)單位在工程建設(shè)會(huì)計(jì)檔案的管理上，應(yīng)該切實(shí)地提高其檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮每一個(gè)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。為此，事業(yè)單位檔案管理部門，應(yīng)該更為細(xì)致地劃分檔案管理的職責(zé)，并且出臺(tái)相關(guān)的評(píng)價(jià)與考核的措施，推動(dòng)檔案管理成效的提高。比如在對(duì)工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證檔案管理人員的考核評(píng)價(jià)上，可以把檔案管理人員的工作內(nèi)容、職責(zé)意識(shí)、崗位落實(shí)、工作狀態(tài)、工作態(tài)度、專業(yè)技能與素質(zhì)等有機(jī)地形成一個(gè)考核與評(píng)價(jià)的生態(tài)圈，并且將這種考核的結(jié)果與檔案管理人員的職稱、晉升、福利等有機(jī)地結(jié)合在一起，激勵(lì)更多的檔案管理人員用心做好工程建設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理工作，全面有效提高事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理成效。

二、信息時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展

（一）數(shù)字化檔案的建設(shè)與管理。數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用，是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式與思維，提高檔案管理的成效。傳統(tǒng)的工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證檔案管理大多數(shù)是紙質(zhì)的文件，由于工程建設(shè)量大、工程款項(xiàng)計(jì)算多，造成一個(gè)工程下來檔案資料量大，不利于后期的審核與管理工作。通過將檔案資料數(shù)字化，有利于檔案內(nèi)容的有效管理，同時(shí)在檔案的調(diào)用、審閱、審核等各個(gè)方面都可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)的服務(wù)，大大提高了工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證的檔案管理成效。檔案管理信息化與數(shù)字化的過程，是未來檔案管理的重要發(fā)展方向，所以作為每一個(gè)檔案管理人員應(yīng)該切實(shí)認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要意義與作用，積極參與到檔案數(shù)字化的建設(shè)與管理中。

（二）信息時(shí)代下檔案管理人員的自我提高與發(fā)展。人才決定未來。在事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證的檔案管理中，高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是提高檔案管理成效的重要因素。作為事業(yè)單位的檔案管理部門，要切實(shí)重視對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)和思想教育，提高專業(yè)素質(zhì)、理清工作職能，充分發(fā)揮每一個(gè)檔案管理人員的工作主觀能動(dòng)性。信息時(shí)代，每一個(gè)檔案管理人員可以利用海量的檔案管理信息，提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。

（三）重視信息時(shí)代檔案管理的軟硬件投入。俗話說：好馬配好鞍。在事業(yè)單位工程建設(shè)會(huì)計(jì)憑證檔案管理中，良好的工作軟硬件設(shè)施的投入對(duì)于提高檔案管理成效有著重要的作用。信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案儲(chǔ)存所需的空間變小，對(duì)檔案的整理及存儲(chǔ)環(huán)境的要求也變得簡(jiǎn)單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。

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