信息化背景下工程建筑檔案管理建設方法

張欣

【摘要】本文就當前我國工程建筑檔案管理的情況與出現的各種問題做了一系列的研究與討論，且結合當下信息化時代的背景，對進一步改善工程建筑檔案管理闡述了幾點意見。以期能夠促進我國工程建筑檔案信息化管理建設。

【關鍵詞】建筑工程；發展方向；信息化檔案管理

在建筑工程當中發揮重要作用，同時也在整個建筑工程項目當中貫穿始終的就是建筑工程檔案，能夠真實地反映出工程建設的詳細情況，這在工程建筑項目中的利用價值相當高。但是由于我國當下的建筑工程檔案管理工作的管理模式仍然使用傳統的手工管理，其存在的問題比較多，很容易出現資料保管不善、遺失等問題，這就會直接影響工程施工單位對建筑項目的開展，給施工單位以及檔案管理單位造成重大損失。然而，由于社會的發展，建筑行業也加快了發展的腳步，因此，相關部門對建筑工程單位的自身管理要求也愈來愈高，這也是推動我國建筑工程管理工作逐步走向系統化、標準化發展方向的必然要求。

一、當前工程建筑檔案存在的問題

（一）影響我國工程建筑檔案管理信息化建設發展速度的因素。由于目前我國工程建筑檔案管理的信息化建設處于萌芽時期，因此，導致我國工程建筑檔案管理信息化建設發展速度的因素有：1.直接因素：在檔案管理過程中存在的缺陷以及漏洞比較多，其本質原因就是在管理中針對的群體不明確，這是直接因素之一。2.主要因素：人才匱乏，這是影響工程建筑檔案管理信息化建設的主要因素之一。再加上檔案管理人員對工程建筑檔案管理信息化建設重要性的缺乏，以及在工作中的不謹慎，就造成了工程建筑檔案管理信息化建設缺乏真實性與可靠性。

（二）影響工程建筑檔案信息化建設的原因。在這個信息時代里，我國的科學技術在不斷地進步，逐漸創新，同時也促進了工程建筑檔案信息化建設的進步，盡管目前我國的工程建筑檔案管理信息化建設的關注度以及投資力度都有所增加，但是結合相關媒體資料來看，當前我國的工程建筑檔案信息化建設的進程速度依然比較慢，仍然沒有辦法跟上我國經濟發展與社會建設的腳步。

除此之外，影響工程建筑檔案信息化建設的原因還有兩點：1.工程建筑檔案來源地不盡相同，做到統一、規范管理的程度就會比較困難。2.在實際的單位操作中，部分單位仍然注重實體的工程建筑檔案管理，對于工程建筑檔案信息化的建設還是引不起重視。

二、實現工程建筑檔案信息資源共享的方法

（一）實行規范化、系統化的方法。實現工程建設信息資源共享，那么，工作中就必須要實行規范化、系統化，進一步加強工程建筑檔案庫信息化管理的建設，就要做到以下幾點：1.系統自動歸檔。把需要歸檔的工程建筑檔案，根據統一的格式向檔案管理系統提交，而且由系統實行自動歸檔。2.資料保存數據庫。將歸檔后的資料保存在數據庫的平臺里面，而且要保證工程建筑檔案信息化建設系統的統一性，最終實現檔案資源共享。3.自動化管理。為了實現快速檢索，在數字化系統要將檔案資料明確標明存放的位置。

（二）實現工程建筑檔案管理科學合理的方法。在工程建筑檔案管理信息化建設中，隨著信息科技的發展，管理的方法越來越多，同時促進了我國工程建筑檔案信息化管理發展的效率，最終有助于實現現代化管理。由于信息化發展的速度以及創新比較快，因此也為競爭對手以及不法分子提供了窺探工程建筑檔案的便利，同時也造成了管理單位對檔案的保密工作不嚴謹，造成檔案泄密等，都對建筑行業的發展有所影響。所以為了保證信息的安全，相關檔案管理部門在實施工程建筑檔案信息化建設的過程中，必須要進行加密，利用計算機操作技術，進一步加強其管理工作的安全性。除此之外，管理單位也要對紙質工程建筑檔案引起重視，這樣才能使工程建筑檔案管理更加科學合理。

（三）轉變管理工作的模式。影響工程建筑檔案管理工作缺乏可靠性以及不科學的原因就是，檔案管理工作人員的業務技術以及綜合素養……所以，工作人員在參與工程建筑檔案管理工作時一定要全程參與，而且要做好建筑工程檔案的收集、 分類、 保存等與其相關的工作。因此，為了實現工程建筑檔案管理信息化，讓管理人員采用新型的管理模式，轉變落伍的管理的模式。因此管理單位要做到以下幾點：1.為管理人員提供學習信息化技術的機會、定期派遣專業的信息化管理人才對管理人員實施技術培訓，提升管理人員的信息化管理能力。2.引進先進的管理理念和方式，強化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設一支專業技術強、信息化操作熟練、綜合素質高的人才隊伍。以上的方法都將為做好檔案管理工作奠定良好的基礎。

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