高校學生檔案管理問題及解決途徑

劉津元

【摘要】高校學生檔案是人事檔案的形成基礎，對學生終身發展能夠起到重要的憑證作用，但目前高校學生檔案管理制度不完善，加之學生檔案意識薄弱，直接影響學生檔案管理規范化水平的提升，高校須采取有效措施建立健全學生檔案管理制度，加強對學生的檔案宣傳，幫助學生樹立正確檔案觀念。

【關鍵詞】高校；學生；檔案管理；問題；途徑

高校學生檔案是指學生在校期間形成的，反映學生個人學習、經歷、能力及重要社會實踐活動的個人檔案材料。2008年9月1日，教育部和國家檔案局聯合頒布第27號令《高等學校檔案管理辦法》，首次把學生類檔案列入高等學校文件材料的歸檔范圍，并指出學生類檔案的歸檔范圍主要包括高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案及畢業生登記表等。學生畢業參加工作以后，其學生檔案移交相關部門保管即轉化為其人事檔案。在學生就業后個人終身發展過程中，凡涉及學歷學位、職稱評審、政治審查、入黨、轉正定級、工資調整、離退休時間等重要環節問題，均需要查閱其人事檔案并根據檔案原始真實記錄予以認定。學生檔案作為人事檔案的形成基礎，將伴隨學生終身并發揮無可替代的憑證功效。

一、高校學生檔案管理現存問題

（一）檔案管理制度不完善。科學嚴謹的管理制度是檔案規范化管理的前提，但目前我國對于學生檔案管理沒有制定統一的管理制度。2008年教育部和國家檔案局聯合頒發的《高等學校檔案管理辦法》，雖然在文件材料的歸檔范圍中增加了“學生類”，但內容較簡單，僅籠統地指出學生類歸檔材料范圍，對學生檔案管理主體部門沒有作出明確規定，對學生檔案收集、整理、利用、轉遞等各環節工作缺乏可操作性指導意見。

高校學生檔案管理工作在缺乏“硬性”條例約束的情況下，目前存在多種檔案管理模式，有將學生檔案歸口檔案管理部門或學生部門集中管理，也有將管理工作分解到學生所在學院或者系進行管理。除檔案管理部門之外，其他部門學生檔案管理人員一般為兼職，不具備檔案管理專業知識和技能，對學生檔案管理的概念認知局限于按照專業或者班級擺放好能保證“不丟”即可。同時因歸檔工作量較大而人手緊缺，學生檔案材料收集歸檔存在滯后期，兼職管理人員往往不能及時將學生在學期間形成的檔案材料實時整理歸檔，而是趕在學生畢業前，聘用勤工助學學生或者找學生干部臨時幫忙，將積壓的學生歷年獎學金登記表、黨員發展材料等連同畢業生登記表、成績單等匆忙歸入每個畢業生檔案。在臨時突擊的工作狀態下，檔案管理人員基本沒有時間對歸檔材料規范性進行核查，導致歸檔材料五花八門，各種填寫不完整不規范的材料被歸入畢業生檔案，甚至出現張冠李戴檔案材料錯歸的情況。檔案管理制度不完善直接影響高校學生檔案管理規范化水平的提升。

（二）學生檔案意識薄弱。學生檔案是人事檔案中個人早期情況的真實記錄，是學生個人寶貴的信息資源，具有“不可再生性”，但令人遺憾的是目前多數高校學生檔案意識薄弱，對檔案及檔案分類和作用缺乏了解，不重視個人檔案甚至輕易“棄檔”。以筆者所在檔案管理部門勤工助學學生為例，在2016年勤工助學招聘面試過程中，筆者對參加面試的100名學生（包括在讀本科生和碩士研究生）提出同一問題即“檔案是什么”，70人無答案，25人認為“檔案就是書籍”，5人認為“檔案就是舊材料”，由此可見學生檔案知識基本是空白的。即便勤工助學學生經招聘合格上崗參與檔案管理一段時間之后，雖對檔案基礎知識有了一定程度的了解，但他們仍然不知道也并不關心自己檔案保存在何處，更不了解個人檔案重要價值，甚至還認為人事檔案應該隨人員離退休或者死亡就予以銷毀不必永久保存。

學生因對個人檔案終身憑證作用缺乏認知，存在“檔案無用”的想法，在學期間填寫各類檔案材料時往往主觀隨意，影響了檔案的真實性和準確性。學生畢業時如尚未就職，他們普遍選擇將檔案留存學校或人才中心，就職后某些私企或外企如不要求提供檔案，學生對個人檔案就多年不予理睬，人檔分離情況嚴重，“丟檔”情況時有發生。

二、解決高校學生檔案管理問題的有效途徑

（一）建立健全管理制度。在當前學生檔案管理制度頂層設計缺位情況下，各高校要在充分調查研究征求意見的基礎上，結合本校實際制定學生檔案管理辦法，明確學生檔案主管部門及相關部門工作職責、檔案歸檔范圍、歸檔要求，細化學生檔案收集、保管、利用、轉遞等環節工作流程，如有必要還可根據學生檔案特點制定檔案歸檔及材料整理工作細則等，使學生檔案管理工作有法可依，有章可循，擺脫混亂無序狀態。

筆者認為當前高校學生檔案管理各種模式中，最為理想的應該是由檔案管理部門集中統一管理學生檔案。高校檔案部門是專業檔案管理部門，配備符合檔案安全保管標準的庫房、裝具等硬件設施，工作人員檔案專業化程度高，能夠為學生檔案規范化管理提供有力保障。

因《高等學校檔案管理辦法》對學生類檔案歸檔范圍闡述比較簡單，未能分類列出歸檔材料明細，作為人事檔案形成基礎的學生檔案，高校在確定其歸檔范圍時可參照中組發〔2009〕12號《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。以筆者所在學校為例，通過制定《學生檔案管理辦法》明確學生檔案歸檔范圍共八類內容。第一類登記表類，包括學生登記表、畢業生登記表、學籍表、簡歷表等；第二類考核考察類，包括思想品德、學年評語、實習、社會實踐等鑒定材料；第三類學籍類，包括學生成績表、授予學位決定、學籍異動材料；第四類黨團類，包括加入中國共產黨、共產主義青年團或其他黨派、團體等組織的材料；第五類獎勵類，包括三好學生，優秀黨團員、獎學金和優秀學生干部等登記表和各種競賽獎勵材料；第六類處分類，包括校級處分決定或免于、撤消處分的意見、調查報告、個人檢查等；第七類體檢類，包括學生入學體檢表、畢業體檢表等；第八類其他類，包括高考材料、政審材料，助學金、貸學金材料，畢業生就業通知書等。

（二）發揮“反面教材”警示宣傳教育功能。高校學生作為學生檔案的形成主體，具有尊重知識且渴望學習新知識的特點，高校應根據學生特點開展形式多樣內容豐富的檔案宣傳工作，強化學生檔案意識。宣傳形式可包括新生入學檔案培訓、設立檔案宣傳欄、發放檔案管理手冊、組織參觀檔案館或校史館、開設檔案選修課、開展檔案知識競賽以及畢業生檔案轉遞專題講座等。宣傳內容應側重對檔案概念、分類和作用等入門知識的解讀，同時也有對檔案管理工作特點與各環節工作流程說明以及學生檔案歸檔范圍及重要性分析。

此外，高校要充分發揮檔案管理中“反面教材”的警示教育功能，幫助學生認識檔案對個人發展的長遠意義。高校可在總結多年檔案管理案例基礎上，分專業年級分批組織開展“一張表”培訓，選取包含姓名、民族、出生日期、籍貫等基本信息的表格如畢業生登記表等，檔案管理人員指導學生填寫并逐項配合實際案例說明。如在填寫姓名時指明須與本人身份證件相符，用字要固定，不得隨意更改。反面教材就是許多學生畢業后報考碩士或博士研究生時，招生學校一般要求提供其畢業生登記表、成績單復印件等檔案材料，如學生檔案上述材料記錄姓名與身份證不一致，則難以證明材料歸屬，學生要浪費大量時間精力進行學歷學位認證或者開具證明。正面宣傳教育與反面教材警示相結合，有利于幫助學生樹立“檔案與我休戚相關”觀念，促進規范填寫檔案材料并減少“棄檔”現象。

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