從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

李瑞鴻

【摘要】人事檔案管理工作能夠?yàn)槿肆Y源管理提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)，在人力資源的科學(xué)配置中具有不可替代的作用。現(xiàn)代人力資源管理相較于傳統(tǒng)的人力資源管理有了很大的變化，對(duì)于人事檔案管理也提出了新的更高的要求。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代人力資源管理；人事檔案；管理

人才是單位的首要財(cái)富，是事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的基石，人事檔案管理和人力資源管理都具有合理配置人力資源、提升員工工作效率的功能。在現(xiàn)代社會(huì)中，對(duì)于檔案管理的要求已經(jīng)不僅僅是單純的資料收集和歸檔，更應(yīng)該充分開發(fā)利用，提高單位辦事效率，創(chuàng)造更多財(cái)富。

一、現(xiàn)代人力資源管理新發(fā)展

現(xiàn)代人力資源管理是在單位發(fā)展到一定階段時(shí)提出的新的管理理念和方法，指的是綜合利用各種先進(jìn)的管理手段，對(duì)部門內(nèi)人力資源進(jìn)行高效調(diào)配和管理，更進(jìn)一步地，對(duì)人員的思想行為和心理等方面積極進(jìn)行引導(dǎo)，使其能在工作中更好地完成領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)。與傳統(tǒng)的人力資源管理相比，現(xiàn)代人力資源管理主要有三方面的轉(zhuǎn)變：首先，工作的重心由原來(lái)的對(duì)具體事件的管理轉(zhuǎn)移到對(duì)人員的管理上。其次，工作的目標(biāo)由原來(lái)的對(duì)資源投入使用情況的分析轉(zhuǎn)移到對(duì)單位內(nèi)部員工的開發(fā)利用上。最后，工作職能由原來(lái)的獨(dú)立職能部門逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c內(nèi)部人力資源分配的部門和政策制定的參與者。

二、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系

（一）現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系。現(xiàn)代管理理論強(qiáng)調(diào)，管理的核心是人的管理，人不僅是管理的主體，還是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。面對(duì)日益激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)和人才流動(dòng)局面，許多單位已經(jīng)把人力資源看作“首要資源”，人力資源已經(jīng)成為單位未來(lái)生存和發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它不僅存儲(chǔ)了組織人力資源信息，還是對(duì)管理核心——“人”的歷史和現(xiàn)狀的真實(shí)反映。人事檔案由確鑿的原始材料構(gòu)成，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)、個(gè)性特點(diǎn)、專長(zhǎng)愛好等情況，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)。人事檔案管理是單位檔案管理的重要內(nèi)容，是人力資源管理的重要依據(jù)，是人力資源開發(fā)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。在提供真實(shí)的數(shù)據(jù)和信息、合理配置單位人員、提升人事管理水平等方面具有重要作用。現(xiàn)代社會(huì)中人力資源管理的方方面面都與人事方案管理緊密相連。

（二）傳統(tǒng)人事檔案管理的問題。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在很多問題，嚴(yán)重影響到單位檔案管理工作的效率。具體來(lái)看，主要有以下幾點(diǎn)：1.服務(wù)意識(shí)淡薄。很多單位的人事檔案管理只是停留在資料的收集和整理保存層面，缺乏主動(dòng)提升、主動(dòng)利用的觀念。現(xiàn)代社會(huì)中，如果人事檔案管理人員仍然沿用被動(dòng)的工作模式，難以達(dá)到人力資源管理的要求。2.缺乏合作意識(shí)。人事檔案管理部門是單位整體中的一分子，不能獨(dú)立于整體以外，傳統(tǒng)的工作中，檔案管理是一個(gè)無(wú)人問津的部門，和其他部門之間的協(xié)作工作很少開展。3.管理制度不完善。在舊的管理制度下，檔案整理之后便進(jìn)行封存，資料收集完不完整、準(zhǔn)確與否都是次要的，這種本末倒置的管理制度制約了單位人力資源的有效管理。4.人事檔案管理工作人員素質(zhì)不高。很多從事人事檔案管理工作的人員并沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，或者只是在入職之前進(jìn)行了簡(jiǎn)單的崗位培訓(xùn)，對(duì)于如何提升檔案管理水平認(rèn)識(shí)不足，也無(wú)法通過人事檔案管理工作促進(jìn)單位人力資源管理。5.實(shí)效性不足。現(xiàn)代管理追求快速高效地完成各項(xiàng)工作，但是現(xiàn)有的人事檔案管理多數(shù)情況下只是對(duì)于過往事情的記錄，無(wú)法體現(xiàn)正在發(fā)生的變化。6.真實(shí)性有待提升。現(xiàn)實(shí)中部分單位的人事檔案隨意修改現(xiàn)象較為突出，數(shù)據(jù)不真實(shí)直接導(dǎo)致使用和開發(fā)過程出現(xiàn)較多問題。

三、現(xiàn)代人力資源管理視角下的人事檔案管理

（一）人力資源管理對(duì)于人事檔案管理的新要求。隨著時(shí)代的發(fā)展，人力資源管理出現(xiàn)了新的趨勢(shì)，對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求。1.構(gòu)建單位的核心價(jià)值體系。單位文化體現(xiàn)了單位的核心價(jià)值觀念，成為單位生存和發(fā)展的重要支撐力量。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，單位實(shí)施文化戰(zhàn)略勢(shì)在必行。2.構(gòu)建多層次的價(jià)值評(píng)價(jià)體系。由傳統(tǒng)的人事考核轉(zhuǎn)向人力資源管理的價(jià)值評(píng)價(jià)體系。傳統(tǒng)的人事管理是一種單一的人事考核，評(píng)價(jià)體系和標(biāo)準(zhǔn)不全面，主要面向個(gè)人要素。3.薪資回報(bào)體系以績(jī)效考核為主要導(dǎo)向。不僅僅要發(fā)揮薪酬的回報(bào)功能，更要注重薪酬的激勵(lì)作用。4.建立以職業(yè)化為主的人力資源管理制度。人力資源管理者需要具備全球化的職業(yè)眼光和觀念，并在人事檔案管理中體現(xiàn)出來(lái)。

（二）如何利用人力資源管理理念和方法進(jìn)行人事檔案管理工作。1.建立高效的人事檔案分類管理系統(tǒng)。在傳統(tǒng)的人事檔案管理制度中，檔案管理的主要內(nèi)容分為五大類，現(xiàn)階段在人力資源管理的視角下，應(yīng)進(jìn)一步充實(shí)完善人事檔案管理的內(nèi)容，更加全面地反映員工的綜合情況。為此建議，在新型人事檔案管理中，資料搜集工作應(yīng)本著縱橫結(jié)合、動(dòng)靜結(jié)合的原則，將個(gè)人評(píng)價(jià)的定量指標(biāo)和定性描述相結(jié)合。動(dòng)靜結(jié)合指的是更加重視人員的成長(zhǎng)性，對(duì)于檔案內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行更新，另一方面，及時(shí)檢查已經(jīng)過時(shí)的沒有保存價(jià)值的資料，進(jìn)行刪除。橫縱結(jié)合指的是，人事檔案不僅僅是一個(gè)人過去的總結(jié)，更應(yīng)該能夠反映這個(gè)人現(xiàn)在的狀態(tài)。在橫向上，能夠體現(xiàn)出該職工思想政治水平、學(xué)歷、工作能力、興趣愛好和性格評(píng)估等各類信息。定性與定量的結(jié)合需在傳統(tǒng)人事檔案管理的基礎(chǔ)上增加更多的可以量化的指標(biāo)，便于人員之間的比對(duì)，提升人事檔案的可用性。進(jìn)行人事檔案分類管理，能夠提升檔案管理在人力資源管理中的信息價(jià)值。2.推進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。人事檔案的現(xiàn)代化管理模式重點(diǎn)在于應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段和最新的科技成果，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)。推進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化水平包含兩部分的內(nèi)容：現(xiàn)代化的管理手段和現(xiàn)代化的管理理念。可以借鑒國(guó)外先進(jìn)單位的管理手段，引入人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行信息化條件下的檔案管理，提高檔案查閱和分析的水平。3.加強(qiáng)同有關(guān)部門的合作。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展并逐漸完善的時(shí)代，任何一個(gè)部門都不是獨(dú)立存在的，任何一項(xiàng)任務(wù)都與其他項(xiàng)目有這樣和那樣的聯(lián)系。同樣的，在人力資源優(yōu)化管理的大背景下，人事檔案記錄著單位內(nèi)部多數(shù)員工的成長(zhǎng)和經(jīng)歷，是多年來(lái)單位共同進(jìn)步的印證。在強(qiáng)化人力資源管理的氛圍下，人事檔案管理部門和人力資源部門的聯(lián)系是一種天然的關(guān)系，通過對(duì)人事檔案的深入研究和分析，能夠總結(jié)出單位整體或者某一特定部門內(nèi)的人員構(gòu)成和層次，不僅能夠在人員提拔中提供第一手資料，而且能在未來(lái)的招聘中提出該部門所需要的人才應(yīng)具備的能力和素質(zhì)。人事檔案管理部門應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)與人力資源管理部門之間的交流和信息互通，協(xié)調(diào)好單位內(nèi)人才的流動(dòng)。4.加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員負(fù)責(zé)具體管理工作的開展，作為各項(xiàng)改革和具體措施的實(shí)行者，直接影響到對(duì)于提升人事檔案管理水平的措施能否落到實(shí)處。為此，每一個(gè)單位都應(yīng)該建立起一支具備扎實(shí)專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)處理問題能力的管理隊(duì)伍，在組建過程中除了吸納檔案管理人員，更應(yīng)該注重對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、行為心理學(xué)等專業(yè)背景人才的引進(jìn)。5.加強(qiáng)制度建設(shè)，完善人事檔案管理制度。制度是人事檔案管理工作開展的綱領(lǐng)和指導(dǎo)，為適應(yīng)新形勢(shì)和單位發(fā)展新需求，必須進(jìn)行制度建設(shè)的改革，認(rèn)真分析舊有的人事檔案管理制度，針對(duì)其不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和單位現(xiàn)狀的部分進(jìn)行修改，使檔案管理工作盡早走上制度化和規(guī)范化的道路。做到及時(shí)、完整收集資料；在文件資料的整理和剔除工作中堅(jiān)持“取之有據(jù)、舍之有理”，檔案的整理要嚴(yán)謹(jǐn)，方式要更加科學(xué)；人事檔案的查閱實(shí)行有差別的制度，部門領(lǐng)導(dǎo)和人力資源管理部門具有較高的權(quán)限，減少其他人員的查閱以保護(hù)個(gè)人隱私和單位機(jī)密；注重保存環(huán)境的安全，定時(shí)整理打掃。

四、結(jié)語(yǔ)

本文基于對(duì)現(xiàn)代人力資源管理的深入解讀，在分析現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理關(guān)系的基礎(chǔ)上，針對(duì)現(xiàn)階段人事檔案管理的問題，提出了如何利用人力資源管理理念和方法進(jìn)行人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李玉蘭.基于現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作的探討[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（22）：116.

[2]江秋峰.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）：159.

[3]馬慧敏.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（22）：77.

[4]王海唐.淺議現(xiàn)代人力資源管理視角下人事檔案管理的變革趨勢(shì)[J]. 機(jī)電兵船檔案，2015（04）：63-64.

[5]嚴(yán)春芳.基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理工作[J]. 物流工程與管理，2014（02）：125-126.