淺談如何提高事業單位人事檔案管理水平

張云倩

【摘要】人事檔案管理關系到每個員工的切身利益，與職務晉升、薪資福利、退休等均有著密切的聯系。因此，做好人事檔案管理對個人、對單位均有著重要的意義。本文針對當前事業單位人事檔案管理存在的問題，提出改進措施，以期進一步提高人事檔案管理水平。

【關鍵詞】事業單位；人事檔案；問題；對策

近年來，隨著我國人事制度改革的日益深化，人員流動速度加快，對人事檔案管理工作提出了更嚴格的要求。但從實際狀況來看，事業單位人事檔案管理還存在不少問題，制約著人事檔案管理水平的提升。因此，如何提高事業單位人事檔案管理水平是我們檔案管理工作者亟待解決的一個重要任務。

一、事業單位人事檔案管理存在的普遍問題

（一）對人事檔案管理工作不重視。盡管人事檔案管理是事業單位的一項基礎性工作，但由于難以獲得明顯成績，不易引人注意。部分領導干部認為人事檔案管理就是抄抄寫寫，保管資料。只要資料不丟失、不泄密，能夠應付查檔、外調就可以了。因此，任由人事部門自行負責或者讓其他人員兼任，這些人員缺乏工作主動性，被動應付了事。

（二）檔案管理隊伍水平不高。人事檔案管理是一項非常繁瑣且極具專業性與連續性的工作。這需要大量的人力、物力、財力的投入，方可保證檔案管理質量。但隨著事業單位改革的不斷推進，編制人員大幅減少，其中，管理部門的人員更是首當其沖。在此背景下，檔案管理工作多由人事部門的人員兼任，或者聘請臨時工負責。這些人員是非專業出身，因此，檔案管理水平有限。檔案未及時歸檔，檔案管理不規范等問題較為普遍。

（三）檔案利用率不高。人事檔案管理的最終目的就在于對這些資料的有效利用。但是很多事業單位對待人事檔案管理工作還存在“重保密、輕利用”的思想，檔案利用觀念淡薄。即使對人事檔案的利用也是在小范圍內開展，查閱的內容多為個人簡歷。此外，人事檔案利用的途徑也非常單一，當有需要的人登門查閱時才被動地服務。

（四）人事檔案管理信息化程度不高。近年來，大多數事業單位人事檔案管理已引進專門的信息管理系統，信息化管理水平也日益提高。但從總體上看，不少事業單位在人事檔案管理方面仍沿用手工操作，并未完全采用先進的管理手段。有的單位還未開展無紙化閱檔，既不利于檔案的保存，也降低了工作效率。

二、提高事業單位人事檔案管理水平的建議

（一）健全檔案管理制度，使檔案管理更加規范化。要做好人事檔案管理工作，首先領導必須重視，要充分認識到這項工作的意義，將其納入重要議程中。參照《檔案法》規定，并結合事業單位自身實際，完善人事檔案管理制度，補充人事檔案管理細則，為人事檔案管理工作提供制度保障。其次，檔案管理部門要大力宣傳人事檔案管理的重要意義，普及《檔案法》，增強單位全體員工的檔案意識，使其更主動地配合檔案管理工作。在收集、整理檔案材料時，工作人員必須仔細鑒別，做到取之有據，保證檔案資料的真實性與完整性。

（二）重視檔案管理基礎設施建設。隨著檔案管理信息化與傳統管理方式的不斷融合，對人事檔案管理的硬件設施也提出了新要求。事業單位在加強檔案信息化建設的同時，還要重視對紙質檔案的保管。建設專門保存紙質檔案的庫房，并配備高質量的檔案儲存柜，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。檔案管理員需每天對庫房進行巡視檢查，及時察覺庫房中的安全隱患，并將這些隱患消除掉。

（三）加強人事檔案隊伍建設，提高檔案管理質量。人事檔案管理工作帶有極強的政策性、保密性與業務性。伴隨著人事改革的日益深化，人事檔案管理工作更需要一支專業型、復合型的人才隊伍。要從單位或高校畢業生中挑選那些有著較強責任心，作風正派、工作踏實的人員從事人事檔案管理工作。其次，主管部門要定期組織檔案管理人員參加教育培訓，學習先進的檔案管理知識，了解檔案管理中的薄弱環節與防范對策，不斷提高檔案管理水平。同時，鼓勵檔案人員自主學習，為他們提供外出深造的機會。

（四）繼續加強人事檔案信息化建設，提高人事檔案利用率。信息化是時代發展的趨勢，也是提高人事檔案管理水平的必然要求。因此，檔案主管部門必須依托現有的信息管理平臺，不斷完善信息化管理的軟硬件設施。通過相應技術處理，將紙質檔案轉變為電子資料，并及時準確錄入人事檔案管理系統，進一步提高人事信息發布的時效性。這樣上級部門與員工都能根據需要進入系統查閱相關資料。此外，還應充分借助網絡信息技術來加強人事檔案管理的創新。對于不需要保密的檔案信息可發布在網絡上供大家共享，從而為社會提供更及時、優質的人事檔案信息服務。這不僅方便了有需求的相關組織與個人，還極大提高了人事檔案工作效率。同時，還明顯提高了人事檔案的利用效率，充分發揮出相應的作用。

三、結語

綜上所述，人事檔案管理具有極強的系統性與復雜性，需要工作人員保持嚴謹、細致、負責的態度按照組織內部人事檔案管理規章制度開展工作。只有這樣方能做好人事檔案管理工作，充分發揮出人事檔案的作用，更好地為員工、為單位、為社會提供高效、便捷、優質的檔案服務。

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