電子會計檔案管理探索與實踐

于魯霞

【摘要】財政部、國家檔案局于2016年1月1日頒布了新的《會計檔案管理辦法》，從根本上解決了會計檔案電子化管理的問題，明確了會計檔案電子化管理勢在必行。本文重點從會計檔案電子化管理的制度、程序、安全保障等幾個方面進行分析探討。

【關鍵詞】電子會計檔案 ； 檔案管理 ；元數據

為高效推進電子會計檔案管理，財政部、國家檔案局自2012年起歷時4年的時間經過多次試點工作，對原《會計檔案管理辦法》進行了修改和完善，制定了新《會計檔案管理辦法》，并于2016年1月日起實施。新《管理辦法》將電子會計檔案的管理列為此次修訂的重點。

一、實行電子會計檔案管理的重要性

隨著社會的不斷進步和發展，各行各業對現代化信息要求越來越高，互聯網技術應用的成熟，電子會計業務規模不斷擴大，這些都要求會計檔案管理要與時俱進，推進電子會計檔案管理對未來會計檔案的管理和利用具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。

（一）有利于綠色環保，減少資源浪費。會計工作耗材成本巨大，日報、月報、年報所需紙張加上色帶、打印機等各類耗材，無以計算，造成資源浪費、環境污染。由于大量的會計報表、報銷單據及記賬憑證等都以紙質檔案呈現，給檔案管理及檔案利用帶來諸多不便，以我校為例，一些科研項目結題審計、學科評估、教學評估等等不僅需要大量的原始票據憑證，還需要例如合同、協議、文件等原始憑證等，這些文件材料大部分都附在會計原始單據后面，這樣一來，一個項目查下來就要翻閱少則一年多則五、六年，甚至十年的原始會計憑證，另外由于復印、照相、掃描不清不詳，還要往返檔案館查找多次，耗資耗力耗材，給會計檔案的利用帶來諸多不利。如果實行電子會計檔案管理就不一樣了，新《會計檔案管理辦法》規定，符合條件的電子會計資料和電子會計憑證都可以同紙質檔案一同歸檔立卷。這樣會計檔案利用者就可以通過電子會計平臺迅速查到自己需要的會計原始憑證，既節省了時間又降低了耗材成本，節能減排，綠色環保。

（二）提高會計工作的效率，便于會計檔案管理。紙質檔案在形成和保管、利用的實踐過程中，投入大量的人力、物力和財力，近年來紙質會計檔案，尤其是記賬憑證成倍增加，占用了大量的空間，一些館所由于缺少現代化、標準化檔案庫房管理，出現會計憑證擺放雜亂、無序的現象，給工作帶來極大不利，甚至造成嚴重的安全隱患。電子會計檔案管理的出臺，以它獨特的便捷性，提高了會計工作的效率，加速了會計信息資源的傳遞速度，進而提升了會計檔案的利用率。

（三）有利于現代化會計大數據事業的發展?，F代化信息時代的發展，要求財務會計大數據的支持。通過一些會計數據的分析和研究，可以為決策者提供有價值的依據和決策。新《會計檔案管理辦法》的出臺，將有利地推動電子會計大數據的實現，為機關企事業管理者提供更準確、更真實、更可靠的一手數字信息，為社會經濟的發展做好參謀。

二、建立嚴謹的、規范的電子會計檔案管理制度

電子會計檔案的管理需要以科學的態度、完善的管理進行，它與紙質檔案的管理無論在制度管理，還是業務流程，以及安全防范方面都存在著很大差別，為保證電子會計檔案的管理科學、規范，最大限度地開發、利用，應該從規范管理、組織流程、建立安全防范體系幾個方面落實。

（一）制定完善的電子會計檔案的制度。新《管理辦法》明確了電子會計檔案的管理，規定電子會計檔案在接收、傳輸、保管、利用等環節，要遵循建立與紙質會計檔案相關聯的會計檔案檢索系統，并且強調同時要符合長期保管的條件。規定從外部接收的符合存檔條件的電子會計資料，同時其電子簽名必須符合《中華人民共和國電子簽名法》的要求。

（二）健全電子會計檔案的移交手續。規定指出，電子會計檔案在移交時，應嚴格遵守電子會計檔案與其元數據一同移交的規定，并且要求電子會計檔案在形成過程中的文件格式必須符合國家檔案管理的相關規定。強調如果是特殊的電子格式必須連同電子會計檔案的讀取平臺一同移交歸檔保存。

三、建立健全科學完善的電子會計檔案安全保障制度

電子會計檔案歸檔，應當從它形成的全過程加以監控。首先應當從電子會計檔案的收集、傳輸、整理、保管開始，到最后的移交，形成電子信息一體化的電子會計檔案管理體系；對其形成過程中的準確性、完整性、可用性及安全性一一進行嚴格的檢測把關，真正符合規定的會計資料才可以接收歸檔。

（一）建立電子會計檔案安全保障體系。從管理系統、網絡傳輸、到電子會計檔案的利用，檔案部門應協同會計部門、信息技術管理部門一同建立安全有效的防范體系，嚴防電子會計檔案利用中的丟失及篡改。

（二）建立電子會計檔案的備份制度。防止自然災害及人為破壞。

（三）建立電子檔案查閱權限的控制機制。防止電子會計檔案內容的篡改或泄露。

（四）在系統管理的安全保障上，采用相應的IT安全保障系統。保證各授權人員規范化操作，防范電子會計檔案歸檔前不被篡改。

在電子會計檔案管理過程中，要明確職責，嚴把質量關、風險控制關，保證電子會計檔案質量及管理工作的安全。財務會計部門要確保會計資料形成過程中業務流程安全；檔案管理部門確保管理利用過程中的權限操作程序安全。真正實現電子會計信息與電子會計檔案的融合，實現電子會計管理的信息規范化、統一一體化、網絡現代化管理，為電子會計檔案科學化管理工作打下堅實的基礎。

【參考文獻】

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[2]楊茜雅.電子會計檔案實現機制研究.檔案學研究，2015（02）.

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