辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用

張玉梅

【摘要】辦公自動化的應(yīng)用能夠提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳播與共享，并且文件傳播更加安全。因此必須要認(rèn)識到辦公自動化在文書檔案管理中的重要性，提出科學(xué)的管理策略，本文就辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行闡述分析。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；文書檔案管理；應(yīng)用

文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動化具有極為重要的意義，但是也有一定的問題，因此需要強(qiáng)化設(shè)備管理，采取有效的措施使得文書檔案更加安全，促進(jìn)文書檔案管理更加順利地推進(jìn)。

一、辦公自動化在文書檔案管理中應(yīng)用的意義

首先，能夠?qū)崿F(xiàn)高效的工作。傳統(tǒng)的文書檔案管理都是人工進(jìn)行操作的，通過人工的方式收集、整理、儲存文書檔案資料，會造成人財(cái)物的浪費(fèi)，并且工作效率不高，檔案管理服務(wù)與人們的實(shí)際需要之間還存在著一定的差距。將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理中，就是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理檔案內(nèi)容，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度較快，并且能夠很好地對信息進(jìn)行處理，保證檔案資料能夠在短時(shí)間內(nèi)處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。

其次，能夠很好地優(yōu)化檔案服務(wù)功能。傳統(tǒng)的文書檔案管理中，資料的共享性不強(qiáng)，檔案資料的查找也遇到一定的困難，服務(wù)效果并不理想。使用辦公自動化技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫，可以通過網(wǎng)絡(luò)查找檔案資料進(jìn)行應(yīng)用，檔案資料的應(yīng)用率比較高，能夠?qū)崿F(xiàn)更便捷的服務(wù)功能。使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行精細(xì)化管理，使檔案信息與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相連接，使得信息的深度延伸，做好檔案信息的共享以及在線服務(wù)，使得檔案服務(wù)功能得以優(yōu)化實(shí)現(xiàn)。

最后，使用辦公自動化技術(shù)還能夠高質(zhì)量地儲存文書檔案資料。文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的儲存，能夠提高儲存的便利性。此外，還能結(jié)合實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔與電子文檔之間的轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在應(yīng)用上是不方便的，并且在傳輸儲存過程中容易出現(xiàn)損壞，使用辦公自動化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的保管與儲存，使得檔案資料更加完整，提高傳輸儲存的安全性。

二、辦公自動化在文書檔案管理中應(yīng)用的策略

（一）健全文書檔案管理的制度。當(dāng)前社會不斷發(fā)展，文書檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，要結(jié)合文書檔案管理的實(shí)際情況，不斷提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量，健全文書檔案管理的制度，使得文書檔案管理工作有科學(xué)的制度作保障，實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。由于受到傳統(tǒng)管理理念以及模式的影響，當(dāng)前的一些文書檔案管理還是分部門管理，不利于文書檔案的整體效果實(shí)現(xiàn)，而且部門間缺乏交流合作，文書檔案管理的專業(yè)化、統(tǒng)一化也會受到一定的影響，因此必須進(jìn)一步完善文書檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)文書檔案的統(tǒng)一管理，使得文書檔案管理滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

（二）統(tǒng)一文書檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案管理過程中，為了充分發(fā)揮辦公自動化的價(jià)值，就需要明確文書檔案管理的特點(diǎn)以及實(shí)際需要，科學(xué)地分析研究，對辦公自動化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的應(yīng)用，統(tǒng)一文書檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得辦公自動化軟件有好的性能，滿足文書檔案管理工作的實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)高效的文書檔案管理。此外將辦公自動化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理中，還需要注重其系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)，對相關(guān)的技術(shù)參數(shù)進(jìn)行規(guī)范，使得文書檔案管理各項(xiàng)工作的開展都有科學(xué)的依據(jù)，提高文書檔案管理的效率、安全性。

（三）技術(shù)處理電子檔案。將辦公自動化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案中，建立電子檔案，使得檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容更加準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)高效地工作，對電子檔案進(jìn)行技術(shù)處理，當(dāng)前辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用逐漸深入，檔案管理中會出現(xiàn)很多新的資料，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理是極為必要的，這就需要檔案管理人員科學(xué)地研究文件資源。對電子檔案進(jìn)行技術(shù)性的處理，就需要做好接收、處理、儲存等工作，保證文檔內(nèi)容的真實(shí)性，技術(shù)處理后，將電子文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x文件，不能進(jìn)行修改，使得文件的原始性得以保證，使得電子文檔更加安全、可靠。將電子檔案儲存在計(jì)算機(jī)中，能夠避免檔案信息丟失，對檔案信息進(jìn)行備份，加密處理。防止檔案資料丟失或被不法人員盜取。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員的綜合水平。在文書檔案管理中，檔案管理人員的素質(zhì)水平對檔案管理的效果有著直接的影響，因此必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，實(shí)現(xiàn)高效的文書檔案管理。文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動化技術(shù)，還需要提高檔案管理人員的專業(yè)化技能。加強(qiáng)檔案管理的投入，使工作環(huán)境以及硬件設(shè)備得到優(yōu)化，檔案管理人員能夠熟練地操作各種設(shè)備，具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。強(qiáng)化檔案管理人員的教育培訓(xùn)，樹立終身教育的理念，完善獎懲機(jī)制的建立，提高檔案管理人員的技能以及工作積極性。同時(shí)做好職業(yè)道德教育，在檔案管理工作中能夠更加認(rèn)真、細(xì)致。此外，要加強(qiáng)與單位各部門之間的有效溝通和聯(lián)系，使檔案管理的影響力得以提升。還要積極與其他單位加強(qiáng)聯(lián)系，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)技術(shù)，并結(jié)合單位自身的實(shí)際情況，通過現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，使得文書檔案管理工作水平得到全面的提升，更好地為單位各項(xiàng)決策提供科學(xué)依據(jù)。

三、結(jié)語

總而言之，單位發(fā)展中文書檔案是極為重要的歷史憑證和寶貴資源，具有一定的參考和利用價(jià)值。文書檔案管理在單位管理中占有重要的地位，管理的效果將對檔案資料的真實(shí)、完整性產(chǎn)生直接的影響。將辦公自動化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理中，能夠提高檔案管理的效率，進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)功能，保證檔案資料的儲存和傳輸更加安全。

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