醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理研究

陳忠煜

【摘要】聲像檔案在檔案資料的保存中扮演著重要的角色，對(duì)醫(yī)院也有著重要的意義。在目前檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，聲像檔案的數(shù)字化管理正在逐步增強(qiáng)，聲像檔案實(shí)現(xiàn)有效利用，發(fā)揮重要價(jià)值指日可待。

【關(guān)鍵詞】聲像檔案；管理；數(shù)字化建設(shè)

聲像檔案具有較高的特殊性、形象性、客觀性及交流性等特點(diǎn)，是一個(gè)集合了聲音、文字、圖像等多種信息的集合體，一張簡(jiǎn)單的照片，一段并不長(zhǎng)的錄像，很有可能會(huì)起到大段文字都無(wú)法替代的作用。但是，在檔案的管理中，聲像檔案又往往容易被人們所忽視。我們結(jié)合醫(yī)院的具體實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有的管理聲像檔案中所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行討論，并對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化管理的必要性及主要措施做出分析與探討，以期使其得到更好的保護(hù)，在醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展中發(fā)揮出更大的價(jià)值。

一、醫(yī)院中的聲像檔案數(shù)字化的必要性

在傳統(tǒng)的醫(yī)院聲像檔案管理當(dāng)中，由于年限、技術(shù)等因素的制約，導(dǎo)致檔案極易報(bào)廢或損毀，從而失去其重要的使用價(jià)值，與此同時(shí)也給管理方面的工作帶來(lái)巨大的影響。而且在進(jìn)行對(duì)聲像檔案的管理工作時(shí)，還要對(duì)灰塵、溫度等多方面的影響因素進(jìn)行有效的控制，而這些都離不開(kāi)大量存儲(chǔ)設(shè)備的購(gòu)入。此外，聲像檔案中的磁介質(zhì)信息載體的穩(wěn)定性差，在保存的過(guò)程中可能會(huì)極大地影響資料的質(zhì)量。并且隨著使用次數(shù)的增多，聲像檔案的磨損也會(huì)隨之加重，可能會(huì)導(dǎo)致無(wú)法使用等問(wèn)題。而且聲像檔案還有需求空間大、手工檢索較難等諸多缺點(diǎn)。在這些問(wèn)題的影響下，就要求我們加快對(duì)于聲像資料數(shù)字化的管理腳步。推進(jìn)數(shù)字化管理可以有效地節(jié)約空間，利用移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等作為有效的存儲(chǔ)工具，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)甩在身后。而且數(shù)字化建設(shè)還能更加方便相關(guān)人員對(duì)于相關(guān)影像資料的查閱和下載，使檔案資源的共享得到了推動(dòng)，也提高了聲像檔案的管理質(zhì)量與效率。

二、現(xiàn)有的聲像檔案管理中存在的問(wèn)題

在醫(yī)院的聲像檔案管理中，雖然比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更加方便快捷，但仍然存在著許多的問(wèn)題。首先，由于聲像檔案的相關(guān)制度都不夠完善，歸檔率也偏低。聲像資料一般都是在宣傳科或辦公室進(jìn)行生成整理，對(duì)于日常的活動(dòng)資料拍攝及錄像都是上述科室準(zhǔn)備好后，定期地上交歸檔，若是在此期間生成資料的部門(mén)對(duì)此事不重視或是較忙，則可能會(huì)使歸檔率和檔案的質(zhì)量難以保證。其次，很多檔案管理人員本身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不夠，這也對(duì)其管理質(zhì)量與工作開(kāi)展造成了較大的影響。而檔案的相關(guān)管理者對(duì)其開(kāi)發(fā)利用意識(shí)淡薄，導(dǎo)致許多檔案雖有開(kāi)發(fā)價(jià)值卻無(wú)人問(wèn)津，發(fā)揮不了其自身的作用。除此之外，我國(guó)現(xiàn)有的聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用以及管理的手段也都相對(duì)落后，亟待提高。

三、關(guān)于數(shù)字化的具體管理辦法

醫(yī)院的聲像檔案按照其內(nèi)容大致分為照片檔案、錄音檔案及錄像檔案。對(duì)于照片檔案，我們應(yīng)首先將其通過(guò)掃描的方式轉(zhuǎn)化為電子的形式。照片長(zhǎng)期處于空氣中或者保養(yǎng)不當(dāng)則會(huì)出現(xiàn)發(fā)霉、失真失色等問(wèn)題，而轉(zhuǎn)化為電子版則能避免上述問(wèn)題的發(fā)生。若是對(duì)于一些已經(jīng)有破損殘缺的老舊照片，也可使用Photoshop等相關(guān)的圖像處理軟件進(jìn)行適當(dāng)?shù)男迯?fù)，爭(zhēng)取使其恢復(fù)原貌。對(duì)于錄音錄像形式的影像檔案，也應(yīng)用相關(guān)軟件進(jìn)行處理、播放以及錄制，克服傳統(tǒng)保存方法的弊端。而在進(jìn)行錄像采集時(shí)，我們也應(yīng)采用不同的處理方式對(duì)于不同的載體來(lái)進(jìn)行不同的管理。對(duì)于聲音類(lèi)的聲像檔案。在其轉(zhuǎn)換數(shù)字化之前，我們應(yīng)當(dāng)采用各種科學(xué)手段對(duì)其進(jìn)行剪切壓縮，并集中化管理，必要時(shí)采用合適的軟件來(lái)進(jìn)行聲像采集等輔助制作，以保證質(zhì)量。需要足夠的儲(chǔ)存空間也是檔案數(shù)字化重大特點(diǎn)之一。這個(gè)空間并非實(shí)實(shí)在在的空間，而是足夠容納這些資料數(shù)據(jù)的虛擬空間。并且對(duì)于相關(guān)的聲像檔案一定要完成備份，可以采用硬盤(pán)或是刻錄光盤(pán)等各種方式，避免由于網(wǎng)絡(luò)等客觀原因?qū)е碌牟豢深A(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)而造成損失。此外從還應(yīng)設(shè)置索引目錄等，方便大家搜索與讀取。最后，還應(yīng)重點(diǎn)注意安全問(wèn)題，防止病毒的入侵與損壞。一些重要的資料應(yīng)設(shè)置分級(jí)密碼，防止其惡意泄露。

四、結(jié)語(yǔ)

聲像檔案是一個(gè)單位發(fā)展的重要見(jiàn)證，醫(yī)院的聲像檔案見(jiàn)證著一個(gè)醫(yī)院的歷史發(fā)展，能給醫(yī)院的管理提供重要的依據(jù)，因而，對(duì)其的檔案管理工作與保護(hù)工作都不容忽視。現(xiàn)如今數(shù)字化信息化的不斷發(fā)展，也為這些聲像資料有效地管理提供了良好的契機(jī)。充分地利用現(xiàn)有的數(shù)字化技術(shù)，加快實(shí)現(xiàn)聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，可以有效地使醫(yī)院的發(fā)展得到推動(dòng)，使其更地為醫(yī)院的科研、醫(yī)療等工作提供服務(wù)。

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