微機在公文管理和信息交流中的應用

武曉橋++程役超++王偉東

【摘要】隨著公文信息量的成倍增加，促使人們越來越多地使用現代化的工具——微機，以擺脫傳統的公文處理模式，適應現今社會信息化高度發展的需要。本文主要介紹了微機在公文管理和信息交流中的應用，并簡述了其工作中存在的問題。

【關鍵詞】微機；系統；公文管理；信息交流

在當今社會，在辦公室業務的處理中，已經越來越普及微機這一現代化工具。微機及其相關技術的使用很大程度上方便并提高了工作辦事效率及規范化管理，讓如今的公文管理工作及信息交流工作進入了一個新的高速發展階段。

一、微機在公文管理工作中的應用

公文就是指各種企事業單位在實行各項管理的公務活動中，為處理公務而形成的具有一定格式的文字材料。換言之，公文即為單位在處理其事務時利用的各種書面文字工具的總稱。

在公文管理中，大部分單位都會設立管理公文的專項部門，配備相關工作人員，使用較為傳統的公文管理方式。這樣在公文的管理方面，工作量就比較大。而且在公文的傳閱、回收方面，由于可能經手的人員較多，送達地點分散，對某些保密性的公文，其不僅手續復雜，而且保密性也不能保障，同時還會影響公文的及時傳達與落實。尤其是在單位為了對某項工作進行調研時，需要查閱相關的公文，公文管理部門總是要花費很多精力尋找所需要的公文，這將嚴重降低各項工作的效率。綜上所述，筆者將針對目前的傳統公文管理工作中的問題，闡述利用微機及其相關技術對公文進行管理相比于傳統管理模式的優點。

（一）保證保密性。一般來說，公文分為普通公文、保密公文兩大類，其中保密公文又可按其所需的保密等級分為秘密、機密和絕密三種。在利用微機系統時，根據公文的保密密級和可能的閱讀人員，可分別設計不相同的用戶名稱與密碼及其相對應的閱讀權限，在使用者輸入正確的用戶名及密碼時，就可以閱讀到其使用權限許可范圍內的公文，如果出現數次輸入錯誤，則系統自行關閉一定時限。這樣可以從根本上避免傳統管理方法中對紙質文件不能完全保證保密性的問題。

（二）便于查閱。使用統一的公文格式，設計各種關于公文特征的查閱方不用費時費力可從文件堆中尋找到所需的公文。

（三）方便管理。可將公文的使用人員分為幾個等級。最高級也就是第一級用戶為公文管理部門的工作人員，他們可按照規定對公文進行各項管理工作；第二級用戶可調閱所有公文；第三級用戶可閱讀除絕密公文之外的所有公文；第四級用戶可調閱秘密和一般公文；第五級用戶只能調閱普通公文。同時，為能獲悉各類公文的使用情況，以便針對使用情況及時調整系統，可以在設計系統時考慮能夠記錄調閱各類公文的人員的各種相關情況。這樣，可比傳統的公文管理模式更加快捷迅速準確地掌握調閱公文人員的各種情況。同時，為使管理人員便于管理，可以將原書面公文歸檔變為電子存盤，此舉能充分利用微機的各類信息處理功能，既更有利于保密，而且也可以比傳統管理模式更能節省紙張。

以上幾方面就是筆者認為的微機及其相關技術在公文管理工作中相比于傳統管理模式的優點。

二、微機在信息交流中的應用

與公文管理相同，微機也可用于信息交流管理工作，而且對于信息交流工作的實時傳遞，更能保證其時效性。在如今，微機及其相關技術的應用在信息交流方面，主要有以下兩種形式，其一是通過可移動數據盤來交流信息，其二是利用互聯網絡以電子郵件的方式，直接進行信息交流。因為信息交流主要是利用第二種方式，所以筆者在此主要介紹利用微機互聯網絡在信息交流工作的應用。

在信息交流越來越要求高效性與時效性的現今，傳統的信息交流形式，不僅效率與速率低下，而且還有遺失、泄密的隱患。所以，信息交流處理的微機網絡化已是大勢所趨。以下筆者分析微機網絡在信息交流工作中的各方面應用及其優點。

（一）減少工作量，提高工作效率與質量。微機網絡，簡單地說，就是將分散的微機終端、外圍設備、工作站等各類設備通過其之間的線路相互連接在一起，能夠實現通信的一個系統。微機網絡的建立，極為有利于加快信息交流的速度，發文單位利用微機將所需送達的公文通過微機網絡發送給收文部門，收文部門收到信息后就能做出回應，若公文需再轉發，可將原件視情況另外加上其它信息并再次利用微機網絡轉發向其它部門，此項功能使公文管理部門大大減少了文件轉發的工作量。

微機網絡系統的保存功能能將所接收的公文予以保存，使其以后可以調閱。微機系統能夠設置成在無人操作時可以自動進行接收記錄及存儲模式。通過微機網絡的發送功能，能把信息發到極遠的接收部門，同時發送系統還可以設置為“需要回應”，請接收部門在收到信息后反饋接收信息。而對于某項保密信息，微機網絡發送系統能利用加密方式，當接收部門在收到信息文件后需要應答正確的密碼才能收到保密信息文件。

微機網絡在能進行文字信息交流的基礎上，還可以進行諸如圖片、聲音等信息的傳遞與交流，而且在微機網絡技術高速發展的今天，此類功能一定會進一步發展完善。由于網絡不受時間、地理等方面的影響，所以其可以做到不限時通信和不限距離傳遞，而且極大程度上削減了書面工作，甚至可以做到不用紙張進行信息的交流與傳遞，避免了書面文件的錯別字、紙張的丟失與損毀，大大提高了辦文的準確率和效率。

（二）傳真技術快捷方便。傳真技術屬于微機網絡技術的一種，其在公文信息處理與交流工作中的作用是現代辦公中所不可或缺的。傳真技術就是通過掃描的方法，利用微機網絡或電話線，把書面信息包括文字及圖像等信息發送到接收地，該種信息傳遞方式具有快捷、方便、收發同時等優點，因此被廣泛應用于公文處理與信息交流工作中。利用傳真機發送和接收信息文件時，傳真機需要連接電話線，以此作為與對方的信息連接路線。當本方要發送信息時，把所需傳送的文件放在傳真機，再撥打對方的號碼，若接收方需要接收信息時，本方再將信息傳送，信息就送達到接收的傳真機。隨著科學技術的發展，以后的傳真機將可以把傳真、微機和通信技術更完美地結合起來，向著智能化、高效化發展，所傳遞的信息量也必將會有更大地提高，在信息交流處理工作中將發揮更為巨大的作用。微機在信息交流工作中的應用，簡化了傳統信息交流模式下很多繁瑣的工作環節，極大程度地減少了發送方及接收方的工作量，在信息交流工作中，增加了以微機為物質基礎的新型網絡。使用微機網絡進行信息交流，大大提高了信息工作的時效性，（下轉第180頁）（上接第188頁）賦予了信息交流工作新的活力。

三、微機的應用在公文管理和信息交流中存在的問題

微機系統本身設計問題。微機系統本身設計問題主要包括以下幾方面：某些系統的數據庫設計方面存在不合理，使反應速度緩慢，降低公文處理速度。某些系統操作流程繁瑣，部分功能脫離實際需要。某些系統功能過于單一，遠遠落后于實際需求。

微機系統實際應用中的問題。公文管理部門對微機系統的使用管理不到位，極大地增加了公文的處理工作量，使用效率低下，極不利于及時有效地發揮其應有的作用。

微機系統的維護問題。微機系統的管理部門對系統進行升級或對系統其它模塊進行調整后，常常會在較長時間內大大影響系統的穩定性，因此影響到其它系統部分的運行，進而降低系統的實用性。

四、結語

利用微機處理公文和信息交流，還要注意一個互相配套、協調的問題，這就要特別強調工作的標準化與規范化同時要注意提高的工作人員微機操作水平，使微機能真正發揮其應有的作用。近年來微機及其相關技術發展很快，所以，相關工作人員更要不斷學習新技術，迎接信息社會的到來。以上是筆者對關于微機在公文管理和信息交流中的應用的一些淺見。