高校檔案管理的社會化職能及實踐措施

王瑩

【摘 要】 本文認為，當前需要從整體上發揮高校檔案管理的社會化職能。其職能包括：助推社會主體的發展、實現社會化辦學目標。措施則包括：充分理解企業對檔案信息的需求特點、具體掌握企業技術和管理創新的短板、高校多部門協同對科研檔案資源進行整合、開展線上信息交互線下人員往來活動等四個方面。

【關鍵詞】 高校；檔案管理；社會化職能；措施

隨著各類高校積極融入當地社會經濟發展之中，如何有效挖掘高校的檔案資源便成為了教育界、實業界所關注的課題。從高校檔案的分類來看，其主要涉及教學管理檔案、科研管理檔案、行政黨務文件檔案、人事檔案等，由此當前需要從整體上發揮高校檔案管理的社會化職能。那么又如何來理解“社會化職能”呢。簡單而言，便是指通過對高校檔案資源進行整合，使之服務于當地的社會經濟發展。如高校在開展校企合作教學時，可以通過對科研檔案的管理來助力企業技術創新；再如，高校通過人事檔案管理，來為當地精準扶貧提供人力和智力支持。這里需要指出的是，高校各類檔案具有各自的職能范疇，而這些都是由檔案信息特點所決定的。為了更好的對本文主題展開討論，這里選擇高校科研檔案管理為考察對象，來進行社會化職能分析和措施構建。

一、深刻認識高校檔案管理社會化職能的意義

具體而言，可以從以下三個方面來認識突出檔案管理社會化職能的意義：

1、提升高校辦學質量

目前高校都逐步強化了職業化教育的辦學理念和辦學實踐，而增進高校教育的職業化特質則需要與企業展開深度合作。然而，由于高校與企業分屬于不同的組織類型，且受到不同體制環境的影響，使得校企合作更多體現在形式建構領域，而在深度互動和互利雙贏上卻做得不夠。為此，通過挖掘高校的科研檔案資源來助力企業的技術創新和管理創新，便能在雙贏的基礎上提升高校的辦學質量。

2、助力地方經濟發展

高校所在區域的地方經濟發展，主要依托于產業經濟的發展推動。如，物流產業、旅游產業、電子商務產業等。通過調研發現，許多地方產業發展存在著各自為陣的發展態勢，而未能在循環經濟視角下獲得范圍經濟效應。為此，通過利用高校的科研檔案資源、專家檔案資源，便能在智力和人力支持下幫助地方產業經濟走上一條綠色、健康的發展道路。

3、培養共生環境生態

盡管高校在隸屬關系上存在著不同的類別，但其在具體的區域內辦學，必然會受到該區域社會經濟政治環境的影響，而且在拓展高校辦學空間的潛在要求下，高校管理層也需要主動與地方政府接觸。可見，培養環境共生的生態，對于高校而言是至關重要的。高校通過突出檔案管理的社會化職能，便能為實現環境共生建立起良好的社會聲譽。

二、高校檔案管理的社會化職能分析

結合本人的工作體會，可以從以下兩個方面進行分析：

1、助推社會主體的發展

實現高校檔案管理的社會化職能，不能只見物不見人，其根本仍在于轉換高校檔案管理思路，并在高校管理層的牽頭下積極建立與社會各類主體的聯系。本文以科研檔案管理為視角，那么社會主體也主要指向了企業。正如上文所提到的，通過將高校科研檔案資源在知識產權保護的基礎上，與企業技術創新、管理創新實踐相結合，則能為企業帶來知識紅利。但這里也需要明確，即高校檔案管理若要切實助力社會主體的發展，其本身也需要進行信息重構。

2、實現社會化辦學目標

貫穿本文的中心思想便是，突出高校檔案管理的社會化職能將實現雙贏的目標。那么雙贏在高校這一側便體現在，促進高校借助社會辦學資源來提升人才培養質量。之所以能夠實現這一目標歸因于：首先，高校檔案管理的社會化助力社會主體發展，進而社會主體將愿意與高校建立在教學上的深度合作；其次，高校通過與社會主體間建立起基于檔案信息交互的人員往來，便能優化師資隊伍的知識結構；再次，通過與當地社會經濟發展建立深度互動，來倒逼高校專業設置和教學體系的優化和整合。

從以上兩個方面所做的職能分析中可以看出，需要在辯證視角下來理解高校檔案管理的社會化職能。而且，實現高校檔案管理的社會職能，構成了高校開放式辦學的重要支撐力量。

三、實踐措施

根據以上所述，以科研檔案管理為例，實踐措施可從以下四個方面來進行構建。

1、充分理解企業對檔案信息的需求特點

高校在實現檔案管理的社會化職能時，其本質也屬于供給側結構性改革。眾所周知，高校科研檔案內容主要以公開發表的論文、已申報的專利，以及課題結題等信息為主。這些信息分屬于不同的學科范疇，且所基于的問題導向也不盡相同。因此，無法直接與企業的需求結構相對接。因此，高校專業所在院系的教學團隊，應與企業接觸充分理解企業對檔案信息的需求特點，然后再針對專業教師的科研檔案信息進行資源重構。

2、具體掌握企業技術和管理創新的短板

在與企業進行接觸時，還需要掌握企業在技術創新、產品研發，或者組織架構調整的長期愿景和近期所遇困境。只有在問題導向下來進行檔案信息資源重構，才能提升高校檔案管理的供給側優勢。為此，這里就需要夯實企業一線調研的績效。所以建議，高校應組建校企聯席會議制度，并在該會議召開的地點分別設置在高校專業所在院系和企業方。通過這種長效機制做保障，不僅能優化科研檔案供給質量，還能引導教師建立符合實踐需要的研究方向。

3、高校多部門協同對科研檔案資源進行整合

在對高校科研檔案資源進行整合時，需要發揮多部門協同的工作優勢。在組織建設上，需要將專業所在院系、科研處、圖書館、學報編輯部等部門納入其中，在職能定位上則需要重點發揮院系、科研處的職能。圖書館依托自身的電子檔案信息采集能力，可以為科研檔案電子資源重構提供技術支持。而且，之后所開展的檔案信息線上交互活動，也需要借助圖書館的信息平臺來實現。學報編輯部借助自身的職能優勢，可以為具體的科研信息提供文獻梳理工作。

4、開展線上信息交互線下人員往來活動

為了實現檔案社會化管理對高校人才培養的助推作用，這里還需要開展線上信息交互和線下人員往來的活動。不難知曉，在本文以上的論述中已經提及，這里需要強調的是：高校在實現其它類別檔案管理的社會化職能時，應深刻理解檔案信息背后人力資源的主體作用，且正是依靠了這種主體作用才真正實現了檔案管理的雙贏目標。

總之，從時間維度來看，建立良好的高校檔案管理體制，將使高校從中獲得經濟和社會價值。關于這一點，可以從客戶關系管理中來理解。在高校未來的檔案利用服務工作中，還需要增強對“權變理論”的認識。

四、小結

隨著各類高校積極融入當地社會經濟發展之中，如何有效挖掘高校的檔案資源便成為了教育界、實業界所關注的課題。從高校檔案的分類來看，其主要涉及教學管理檔案、科研管理檔案、行政黨務文件檔案、人事檔案等，由此當前需要從整體上發揮高校檔案管理的社會化職能。本文認為，其職能為：助推社會主體的發展、實現社會化辦學目標。措施則包括：充分理解企業對檔案信息的需求特點、具體掌握企業技術和管理創新的短板、高校多部門協同對科研檔案資源進行整合、開展線上信息交互線下人員往來活動等四個方面。

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【作者簡介】

王 瑩（1986.2-）女，漢族，本科學歷，天津理工大學中環信息學院館員，研究方向：檔案管理.