淺析大數據時代檔案數據信息資源整合與共享

徐郁萍

【摘要】大數據是在云計算和物聯網技術之后新出現的一種技術，對企業業務模式以及業務流程產生了深遠影響，并且已經成為時代發展的必然趨勢。本文運用SWOT分析法，分析了檔案部門在大數據時代開展檔案信息資源整合自身的優勢、劣勢，以及面臨的外部機遇和挑戰，以便運用大數據時代的數據挖掘技術來推進檔案信息資源整合的進程。

【關鍵詞】大數據； 檔案管理部門； 數據信息資源整合與共享

大數據是由規模較大、結構復雜以及類型眾多的數據構成，利用云計算對數據處理及分析的巨大優勢，對數據信息資源進行整合與共享，不斷形成一種智力資源，提升知識服務能力。2015年，我國提出《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，為進一步加快檔案數據信息資源的整合與共享，不斷發揮檔案管理部門的巨大作用，實現以信息化為核心的檔案管理提供了遵循。大數據時代的到來，檔案管理部門應當意識到檔案數據信息資源管理的大數據特征，通過不斷改進目前的檔案管理方式以應對大數據對檔案數據信息資源共享到來的機遇與挑戰。本文將通過使用SWOT方法探究大數據背景下檔案館數據信息資源整合與共享所面臨的優勢、劣勢、機遇與挑戰，以求能夠為檔案館的相關工作做出有益的探索。

一、大數據時代中檔案數據信息資源整合與共享SWOT分析

（一）優勢。1.檔案館的技術優勢。目前，檔案館已經將傳統的檔案數據信息整合成了數字化的檔案資源，并通過檔案網站以及數據庫的方式基本上實現了“一站式跨庫檢索”等檔案共享的功能。此外，檔案館為了保障信息交換的安全性，不斷引入諸如“身份認證”等多項技術，在一定程度上保障了檔案數據信息資源在整合和共享過程中的安全性。在大數據時代，檔案館建立了電子檔案閱覽室、檔案云平臺網絡等順應時代潮流的新技術、新功能。在“檔案云平臺”中，用戶可根據自身需求查閱政府信息公開文件、檔案數據信息資源以及檔案館館藏等。2.檔案館具有良好的檔案保管條件。在2014年8月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，其中要求檔案管理部門應當不斷建立及完善“人、物、技”等三位一體的防御體系，不斷確保檔案的安全管理。在這種大背景下，某些地區的檔案館已經順應大時代需求，建立了智慧館庫，這主要是以物聯網、云計算、大數據為技術支撐，對檔案館進行智能一體化的設計方式，完成對檔案數據信息資源的統一保管，實現檔案管理工作的網絡化、科學化及智能化。

（二）劣勢。1.檔案數據信息資源整合與共享觀念較低。由于存在著傳統思維的影響，較多檔案管理部門在數據信息資源共享方面的積極性較低，形成了“信息孤島”的現象。這種“重藏輕用”的思想仍然左右著檔案管理部門的工作，這往往導致檔案管理部門不積極主動參與檔案數據信息資源的整合與共享工作。此外，全國各地檔案管理部門只強調檔案信息資源的網絡設施及設備的投入，并未能順應大數據時代背景下的檔案數據信息資源工作，致使未來檔案數據信息資源整合與共享工作陷入未知的境地。2.檔案數據信息資源整合與共享工作缺乏統一的技術整合規范標準。目前，在檔案數據信息資源的整合中，國家并未從頂層設計中出臺具有規劃性、統一性的檔案數據信息資源的整合與共享標準，對這項工作的制約較大。這是由于在檔案數據信息資源的標識、查詢、整合、共享中，若沒有統一的標準及規范，則無法進行全局性的規劃與設計。大數據背景下，檔案數據信息資源整合與共享工作具有技術密集型特征，因此，這項工作將會涉及到一系列的技術性問題，對其提出了更高的要求。如果規劃標準缺失，將會無法推動這項工作的順利實施。

（三）機遇。1.政策的利好性。在“十二五”規劃期間，《全國檔案事業發展“十二五”規劃》要求實施公共檔案數據信息資源的整合與共享項目，不斷打造“一站式”的檔案數據信息資源整合與共享服務平臺，為社會提供優質的檔案服務。此外，在“十三五”規劃期間，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中，要求初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。各級國家機關、團體、企業事業單位檔案應當建立更加齊全的檔案資源，完善以服務群眾為中心的檔案資源體系。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》有三個特點：一是把檔案信息化作為檔案管理現代化的核心內容。二是更加重視檔案在經濟社會發展中的基礎作用，一方面《規劃》提出檔案的業務指導、監督、移交接收要向更寬廣的領域延伸拓展，另一方面《規劃》把檔案的開放開發放在了更加突出的位置，對檔案館的服務能力也提出了新的要求。三是在檔案安全方面強調繼續開展館庫建設、保障檔案實體與信息安全、推進異地異質備份等工作。2.大數據形式下數據挖掘技術的不斷提升。隨著大數據時代的不斷到來，越來越多的數據信息資源是以半結構化和非結構化數據進行存儲。基于瀏覽器或者搜索引擎檢索信息的能力是極其有限的，無法適應時代的發展。大數據時代，通過Web文本挖掘技術，可有效提升檔案數據信息資源的檢索效率，利用Web2.0對數據信息資源進行聚類分析，將零碎的檔案數據信息資源進行整合完善，發揮其最大的使用價值。此外，Web2.0還可分析用戶的檢索痕跡，使提供的檢索內容不斷精確、完善，不斷優化用戶的檢索效果，提升了效率。在用戶檢索的過程中，系統還將會根據用戶的檢索痕跡，自動推送用戶可能感興趣的檔案數據信息資源，供其參考。

（四）挑戰。1.檔案數據信息資源整合與共享技術手段較為落后。在我國，檔案數據信息資源的服務方式主要是以館藏介紹、目錄查詢等為主，與國外發達國家相比，還存在著較大的差距。盡管我國非常重視檔案的數據信息資源整合與共享工作，然而未能從頂層設計中出臺相應的法律法規、宏觀調控以及相關制度來推動這項工作的完成。此外，由于各地的檔案管理缺乏全局性的規劃，這進一步制約了我國檔案數據信息資源整合與共享的工作。2.檔案數據信息實施精準管控難以實施。動態性、交互性是大數據時代中數據的必要特征，這導致數據難以進行精準管控。然而互聯網上的數據信息資源是檔案資源的重要組成部分，由于這種類型的數據信息資源具有較大的動態性、自由化及隨意性，這給檔案管理部門的資源管理工作帶來了較大的困難。此外，在大數據時代，網絡作為檔案館及用戶之間的橋梁，檔案館可通過其網站向用戶進行數據信息資源的輸送，而用戶可提供網站與其進行參與互動，實現了良好的雙向溝通。因此，對于檔案館來說，能夠實現這種繁雜、動態性強的交互，將會面臨更多的挑戰。3.檔案館應當不斷克服大數據時代所面臨的安全問題。由于檔案數據信息的種類較多，檔案管理部門應當明確檔案數據信息資源的存放情況。比如，哪些數據信息資源需要加密存放，哪些資源可以對外公開。盡管，目前檔案管理部門已經開啟了“身份認證”系統，但這并不能有效地對用戶的行為進行約束。大數據時代，數據信息資源變得更加開放，而這對檔案數據信息資源構成了較大的威脅，例如可能存在著黑客的非法入侵、電腦病毒等進一步威脅著檔案資源的安全。此外，在云環境下，云安全問題進一步加大了檔案資源的管理難度。

二、大數據時代中檔案數據信息資源整合與共享的發展趨勢

（一）加大人才培養力度。在大數據時代下，檔案數據信息資源的管理發生了較大的變化，這對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。檔案管理部門應當充分意識到人才培養的重要性，加大對檔案管理人員的培訓力度，為檔案管理人員樹立一種危機意識、競爭意識。利用自主學習、專家講壇等多種方式培訓檔案管理人員的各種技術，順應大數據時代中檔案數據信息資源管理的各種技能需求。通過在實踐中不斷完善檔案管理人員的人才隊伍，為大數據時代中檔案數據信息資源的整合與共享奠定堅實的基礎。

（二）建立統一的檔案數據信息資源管理體系。檔案數據信息資源的整合與共享在統一的整體中又包含了兩個層面。隨著信息化發展的提升，數據信息資源的重復建設浪費了較大的人力、物力及財力，因此，為了打破這種局面，應當加強各地區檔案數據信息資源的整合與共享工作，不斷打破“各自為政”的格局。盡管檔案數據信息資源的整合與共享仍處于一個探索的階段中，需要通過科學的運作方式、有條不紊地規劃及制定未來的發展規劃。

（三）制定統一的檔案資源管理標準。在大數據時代中，檔案數據信息資源的多樣化已成為常態化，若要完成對各地區檔案數據信息資源的整合與共享，則需要構建統一的檔案資源整合標準體系，完成對不同數據信息資源的整合與共享管理。這其中包括了業務系統的協議標準、各種數據的統一存儲格式等，以統一、規范的形式對檔案資源進行整合與共享。

三、結語

通過上述研究表明，在大數據時代中，檔案管理部門應當依托自身的優勢，抓住外部的發展機遇，順應國家及時代的發展要求，進行檔案數據信息資源的整合與共享，實現檔案資源的應有價值。

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