基于知識管理背景下檔案管理信息化的建設分析

柴莉偉

【摘要】社會發展已經進入知識信息化時代，傳統的檔案管理系統已不能滿足社會的發展需要，信息化的檔案管理建設工作被人們廣泛關注。本文首先介紹了檔案管理信息化的重要性，然后針對檔案信息化建設在知識管理背景中存在的問題提出了有效的優化措施。

【關鍵詞】知識管理背景；檔案管理；信息化

檔案管理工作是企業以及國家工作的基礎和重點，在新的社會發展階段，檔案管理也要與時俱進地進行創新，打破傳統管理方式的局限。采取有效措施加強檔案管理信息化建設，不僅能夠優化工作質量，而且還能提高工作效率。由此可見，本文探究知識管理背景下檔案管理信息化建設具有重要意義。

一、檔案管理信息化建設的重要性

檔案管理信息化建設工作，指的是以政府為主體，先進技術為工具，針對多樣性的檔案信息而進行的有效整理，并將分類信息以數據化的形式進行共享。系統化、科學化的檔案管理，能夠優化檔案搜集機制，提高檔案信息查找的便捷度，同時，能夠增強相關單位的經營管理水平。此外，還能合理配置信息資源，促進檔案管理相關部門持續、健康發展。

二、檔案管理在知識管理背景下的信息化現狀

（一）管理意識淡薄。檔案管理信息化建設，需要所屬部門給予一定的物質支持和技術支持，同時，部門領導還要相應地強化檔案管理信息化意識。但是，大多數部門和單位在實際工作中，在此方面的認識存在片面化傾向，缺乏經濟支持的檔案管理，其信息化建設進程將會停滯不前。

（二）管理人才匱乏。部分單位檔案管理人員多數是未經過專業培訓的，非專業檔案管理人員在工作的過程中，對信息化技術操作不夠熟練，對新科技的接受能力較低，一定程度上阻礙了信息化建設步伐，導致檔案管理工作陷入無序的發展狀態。

（三）管理標準不規范?，F如今，我國檔案管理工作并未得到規范性、標準性的制度或者條例支持。長此以往，檔案管理中經常存在一些問題。并且，部門間進行檔案管理時，經常獨立運行，缺乏溝通和配合，這不利于信息化建設目標的順利實現。

（四）管理形式傳統。雖然我國已經進入了數字知識信息化時代，但是大部分單位仍以紙質形式進行檔案管理，信息化檔案資源較少。這不僅會延長信息化建設時間，而且還不利于檔案信息的快速分享。

三、優化檔案管理信息化建設的基本措施

（一）強化重視程度。要想真正實現檔案管理的信息化，部門領導者首先要強化在這方面的重視程度，堅持管理理念與時俱進。與此同時，還要全面、客觀認識檔案管理工作，避免出現片面、主觀評價檔案管理這一現象，對于相關制度要及時補充、完善，給予工作人員鼓勵性評價和支持。除了做到上述要求之外，還要針對單位的實際發展情況，提出系統性的管理標準，以此作為工作者的檔案管理依據，實現工作內容優化。并且要定期為員工組織外出實踐學習活動，使員工在實踐活動中，不斷提高管理意識，豐富管理經驗。

（二）優化管理團隊。檔案管理人員是促進工作有序、順利進行的主體，要想實現管理團隊的全面優化，就要針對工作主體進行重點優化。首先，工作人員在知識管理背景中，要不斷豐富自身的知識儲備，擴大自身的知識含量，同時，還要提高對先進技術的運用能力，以此增強自身的信息技術水平和專業水平。此外，還可以轉變人才招聘方向，從大學生中聘用適合檔案崗位信息化管理的人才，當大學生成功入招之后，單位要對其進行系統培訓，為這類人才提供較多的實踐機會，通過實踐，使學生在校學習的理論知識與實踐檔案信息化管理有效結合。

（三）健全管理系統。建立整體的、專業的、協調的檔案管理信息化系統，不僅能夠滿足檔案信息化建設需要，而且還符合社會發展要求。系統完善之后，多樣性的檔案信息能夠打破時間、空間限制，可以隨時隨地地進行信息交流、傳播和共享。因此，這將大大提高部門單位的工作效率，縮短工作時間。檔案管理在信息化建設的過程中，要充分結合市場變化情況以及單位內部發展情況，同時，還要尊重部門領導以及員工的建議，在此基礎上，制定具體、合理的管理制度，完善管理體系。當管理系統以及體系完善之后，檔案實際管理中，要嚴格按照所規定的相關標準進行工作，避免出現管理不規范現象。

（四）豐富管理形式。傳統檔案管理紙質化，已不能及時滿足企事業單位的發展需要，并且不利于社會的持續進步。為此，要豐富檔案管理形式、建立數字化數據庫、構建一體化數據平臺。對于原有的紙質檔案進行統一化處理，將統一后的檔案進行詳細分類，并將其運送到檔案館進行集中化存儲。傳統管理模式革新、信息化檔案管理，能夠為社會發展提供便利，能夠有效優化查詢質量，提高查詢速度。對于檔案管理信息化程度較高的部門進行紙質檔案管理時，可以直接省去檔案存儲這一環節，從而降低該部門的管理成本，提高經濟效益。

四、結語

綜上所述，知識管理背景中通過強化重視程度、優化管理團隊、健全管理系統以及豐富管理形式等措施進行檔案管理信息化建設，這不僅能夠優化檔案管理效果，還能促進檔案管理事業健康、有序發展。與此同時，它還有利于優化檔案管理部門的工作質量，有利于提高信息查詢服務水平以及工作效率。

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