浙江高校留學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查及對(duì)策

謝鳳麗

【摘要】隨著我國(guó)文化興國(guó)戰(zhàn)略的提出，越來越多的來華留學(xué)生已經(jīng)成了我國(guó)教育事業(yè)的重要組成部分。浙江省為了響應(yīng)國(guó)家的號(hào)召，在2011年啟動(dòng)了“留學(xué)浙江行動(dòng)計(jì)劃”，目前就全國(guó)留學(xué)生所選擇的留學(xué)城市來看，浙江省位居全國(guó)第三，僅次于北京和上海。但外國(guó)留學(xué)生的檔案管理水平還處在原始和混亂的狀態(tài)，由于浙江省各高校之間在收集和管理外國(guó)留學(xué)生檔案管理規(guī)則方面還沒有成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，也沒有溝通形成一套行之有效的科學(xué)的管理方法，所以本文研究浙江高校留學(xué)生檔案管理就恰逢其時(shí)，順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，此研究也充滿了現(xiàn)實(shí)意義。最終希望借助于本次研究，能夠?yàn)橄嚓P(guān)的研究學(xué)者提供一些可供參考的內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】高校；留學(xué)生檔案；管理

在教育部提出“擴(kuò)大規(guī)模、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、保證質(zhì)量、規(guī)范管理”的原則指導(dǎo)下，越來越多的留學(xué)生選擇了來華留學(xué)，我國(guó)的留學(xué)狀態(tài)也呈現(xiàn)出“規(guī)模穩(wěn)步擴(kuò)大、學(xué)生結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化、生源國(guó)別日益良多”的發(fā)展勢(shì)態(tài)。浙江省自2011年實(shí)施“留學(xué)浙江行動(dòng)計(jì)劃”以來，目前已經(jīng)取得了顯著的成果，2015年，浙江省就已經(jīng)有25658名外國(guó)留學(xué)生。留學(xué)生檔案是外國(guó)留學(xué)生在我國(guó)高校學(xué)習(xí)期間產(chǎn)生的具有保存利用價(jià)值的文字、圖像的記錄，也是他們?cè)谌A學(xué)習(xí)期間最重要的憑證和依據(jù)。那么如何合理保管就成為了我們今天的研究課題。

一、留學(xué)生檔案的相關(guān)內(nèi)容

來華留學(xué)生檔案的內(nèi)容一般包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。其中，紙質(zhì)檔案里包括入學(xué)申請(qǐng)表、身份證件（護(hù)照）復(fù)印件、外國(guó)來華人員來華簽證申請(qǐng)表（JW202表）、漢語水平考試（HSK）成績(jī)單、最高學(xué)歷證書復(fù)印件、成績(jī)單、學(xué)籍變動(dòng)申請(qǐng)或?qū)徟砗蛯W(xué)校要求的其他相關(guān)材料等；電子檔案里是通過“來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)”所記錄的外國(guó)來華留學(xué)生的基本信息。由此可見在來華留學(xué)生檔案里的資料是十分重要的，如果不能合理保管，一方面是對(duì)留學(xué)生的檔案不合理的開發(fā)和利用，另一方面如果造成大量留學(xué)生檔案流失，那損失不可估計(jì)。

二、浙江高校留學(xué)生的檔案管理現(xiàn)狀

在2008年教育部頒布的27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》中確定外事類檔案包含“學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國(guó)際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料”。在這一制度的頒布下，我國(guó)的留學(xué)生檔案管理工作開始走入正軌。但是就目前浙江高校對(duì)留學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀來看，仍存在以下幾個(gè)問題：

（一）管理制度不健全。由于我國(guó)的留學(xué)生檔案管理工作還處在摸索階段，所以浙江省的各高校之間也沒有針對(duì)高校留學(xué)生管理檔案聯(lián)合制定出相關(guān)實(shí)施可行的管理辦法，對(duì)于材料的歸檔、相應(yīng)機(jī)構(gòu)人員的管理等等，都還沒有制定出一套成熟完整的留學(xué)生檔案管理制度。

（二）檔案材料不完整、不規(guī)范。由于留學(xué)生的生源國(guó)別比較多且復(fù)雜，加之經(jīng)常出現(xiàn)有學(xué)生轉(zhuǎn)系、休學(xué)、復(fù)學(xué)、降級(jí)等等情況，所以在整理留學(xué)生檔案的過程中就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)留學(xué)生個(gè)人檔案資料不全的現(xiàn)象。在留學(xué)生檔案管理的過程中，發(fā)現(xiàn)由于留學(xué)生工作所涉及的部門比較多，在開學(xué)初期經(jīng)常出現(xiàn)統(tǒng)一要求下的資料、內(nèi)容和載體不同的情況，加之開學(xué)初期，留學(xué)生工作的紛繁復(fù)雜，就很容易出現(xiàn)資料整理不規(guī)范，分類方法不科學(xué)等現(xiàn)象頻發(fā)。

三、完善浙江高校留學(xué)生的檔案管理措施

（一）建立健全相關(guān)的管理制度。制度是實(shí)現(xiàn)所有工作良好發(fā)展的基礎(chǔ)，一套合理完善的制度能夠規(guī)范工作的有效實(shí)施。使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做到有法可依，有章可循。針對(duì)浙江高校留學(xué)生檔案管理制度不完善的情況，浙江省的相關(guān)高校應(yīng)該聯(lián)合針對(duì)此現(xiàn)象，制定出一套比較完備的留學(xué)生檔案管理制度。根據(jù)浙江省高校留學(xué)生的分布情況，適時(shí)調(diào)整，更新檔案管理，制定一套適合浙江省應(yīng)用的《留學(xué)生檔案管理規(guī)范》；同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)指導(dǎo)相關(guān)工作人員的管理工作條例，開拓進(jìn)取，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)等。

（二）結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立靈活的檔案管理。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)越來越廣泛地應(yīng)用到了學(xué)校的日常教學(xué)體系當(dāng)中，在面對(duì)紛繁復(fù)雜的留學(xué)生檔案管理工作時(shí)，學(xué)校應(yīng)該成立專業(yè)的留學(xué)生檔案管理部門，同時(shí)要求相關(guān)學(xué)生工作者充分發(fā)揮和運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息科學(xué)技術(shù)，完善浙江高校當(dāng)中出現(xiàn)的留學(xué)生檔案管理問題，建立靈活機(jī)動(dòng)的分類方案，在開學(xué)初期學(xué)生工作者負(fù)責(zé)接收好留學(xué)生的檔案后，及時(shí)運(yùn)用信息技術(shù)，在國(guó)家規(guī)范的要求下，編制相關(guān)科目，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中建立電子表格，方便錄入和查詢留學(xué)生的檔案信息。最終實(shí)現(xiàn)充分利用和結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立靈活的檔案管理工作，解決浙江高校出現(xiàn)的留學(xué)生檔案管理工作混亂的局面。

四、結(jié)束語

本文主要就浙江高校留學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查及對(duì)策進(jìn)行了相關(guān)的分析與探討，首先針對(duì)留學(xué)生檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了簡(jiǎn)要的闡述，而后主要針對(duì)浙江高校留學(xué)生的檔案管理現(xiàn)狀展開了深入探究，并進(jìn)而提出相關(guān)的改善策略。最終希望通過對(duì)本文的分析研究，能夠給予相關(guān)的研究學(xué)者一些更具個(gè)性化的參考與建議。

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