檔案外包服務機構人力資源特點探析

周莉莉+張偉斌

【摘要】本文通過對檔案外包服務機構人力資源特點的探析，旨在通過我國檔案外包服務機構更加清晰地了解檔案外包服務機構的人員的特點，從而更好管理檔案外包服務機構。檔案外包服務機構具有知識技能的專業性、業務能力的綜合性、工作內容的實操性、人員調配的靈活性這四個特點，通過深入的解析促進我國檔案外包服務機構發展，從而促進我國檔案事業的發展。

【關鍵詞】檔案；外包；服務；人力資源；特點

作為勞動力密集型、智力密集型的服務產業，人力資源的質量和知識水平的高低很大程度上決定了檔案外包服務機構產品和服務的質量，也即深刻的影響力、市場競爭力和業務開展能力。挖掘人才、管理人才以及利用人才，不僅是檔案外包服務機構發展的動力源泉，還是檔案事業穩定發展的關鍵。因此對檔案外包服務機構人力資源的特點的探析十分有必要。

在探析檔案外包服務機構人力資源特點時，我認為十分有必要對檔案外包服務機構進行定義。

檔案外包服務機構是認識研究對象及其相關事物的基礎。經對相關資料的查閱與分析，筆者對檔案的相關服務機構的定義進行了梳理，其中：

張根凱認為“檔案服務機構是立足于檔案系統實際，充分利用檔案資源，專門從事檔案技術咨詢服務、檔案裝具及用品供應、檔案代保管等檔案事務的社會性服務機構。”

根據黃霄羽的研究成果分析，其對檔案中介機構的概念界定即檔案中介機構應是檔案行政管理部門與社會之間的溝通橋梁和聯系紐帶，具備理論上的中介性特征，在實踐中發揮為政府與社會提供居間服務的功能，并能直接為客戶提供專業性、商業化的檔案管理服務的企業或組織。

杜小汀認為“檔案外包服務機構是指由專業的檔案服務機構充分發揮自身的專業優勢與資源，以合約的方式從企業獲得權限許可，深入企業進行檔案管理，從而克服企業檔案管理人員素質偏低，檔案整理水平低下等問題，在降低運營成本的同時提供優質的檔案利用服務，優化企業決策，強化企業本能核心工作。”

本文的主要研究對象是檔案外包服務機構，是為企業提供檔案整理為主、其它一系列服務為輔的勞動密集型的專業的檔案外包服務機構。

現代社會主義市場經濟理念與模式的建立、發展和深化以及我國社會經濟轉型的實際需要，決定了現代市場經濟參與主體的人力資源管理必須從傳統的人事管理模式向現代的規范化、科學化管理模式進行轉變。檔案外包服務機構是獨立于任何其他社會組織之外的專業的檔案管理專業服務機構，其人力資源管理也必須順應這種發展形勢的要求，才能夠在市場競爭中存在并獲得發展。對于檔案外包服務機構而言，其人力資源管理的現代化規范模式的具體內容和技術方法取決于其人力資源及其管理工作本身所具有的特點。

作為勞動密集型產業中的智力密集型服務類行業，受制于業務類型的專業特點約束，一般的，檔案外包服務機構規模不大，其人力資源構成既有固定人員又有非固定人員。現階段，大部分檔案外包服務機構的組織核心成員規模趨于精練，同時又保留了大量的流動性勞動力。其固定人員一般從事各類管理工作和高級技術工作。不僅如此，檔案外包服務機構的業務開展過程又決定了其勞動形式的分散化和人力資源管理結構的扁平化。檔案外包服務機構業務活動和人力資源管理的這些特征使得其人力資源構成上具備了不同于其他機構的特點。因此，與其他行業相比較，檔案外包服務機構人力資源有鮮明的特點，具體如下：

知識技能的專業性。傳統上，組織中的檔案管理工作由其綜合行政部門負責。但是，獨立于一般組織之外的專業的檔案外包服務機構與組織內部檔案管理部門不同，其服務的對象不是特定的專門對象，而是面向全社會的專業需求。檔案外包服務業務中的檔案管理體系建設、專業技術咨詢與支持、檔案管理制度設計、檔案價值鑒定和分類整理以及檔案條目的著錄與價值挖掘等都具有非常強的專業性。受到這些業務專業技術特點的要求，檔案外包服務機構從業人員不僅需要具備豐富的檔案專業知識和檔案管理專業技能，還需要熟練地掌握有關檔案外包服務業務整個流程的業務知識、專門技術、管理技能和服務能力。只有如此，檔案外包服務機構才能夠為其服務對象提供有市場價值的檔案管理各項專業服務項目，滿足市場的要求，保證其自身的存在意義和價值。

業務能力的綜合性。檔案外包服務機構的服務是面向全社會的，其服務對象的行業范圍和專業領域是十分廣泛復雜的。廣泛的檔案外包服務業務所涉及的工作對象是各行各業的各種信息類型、存儲格式、載體形式、表現方式和專業內容的文件、檔案、信息資料及其管理工作和信息內容開發工作。因此，檔案外包服務機構從業人員，無論是從事檔案管理有關體系的頂層設計和專業技術咨詢服務的高級技術人員，還是從事項目運行管理和技術實施的中層管理人員，抑或是從事檔案管理基礎業務的基層操作人員，不僅要深入學習掌握專業知識技能，還都必須不同程度地掌握所面對的服務對象專業領域有關的知識，都需要用面向對象的思維方式來具體處理每一個服務對象提出的每一特殊需求。

工作內容的實操性。雖然我國檔案事業采取統一領導、分級管理的基本模式，各級各類檔案專業管理部門也為檔案及其管理工作提供了大量的參考標準和技術指導。但也是鑒于檔案外包服務業務的多樣性和涉及領域的廣泛性，不僅要求從業人員必須掌握大量的知識和較強的專業技術能力，還要求其通過經受長期的專業實踐培養獲得豐富的專業實踐經驗。檔案外包服務機構從業人員工作內容的實操性主要表現在兩個方面：一方面表現在檔案價值鑒定和分類整理過程中，因為在檔案價值鑒定和分類整理過程中必須面對的大量具體問題需要通過豐富的實踐經驗來幫助作出專業判斷；另一方面表現在檔案外包服務業務要求從業人員，尤其是基層操作人員，長期反復從事一系列必不可少的操作性工作，如分類、整理、著錄、裝訂等。

人員調配的靈活性。檔案外包服務結構為市場提供的產品是服務產品，和許多管理服務類中介機構一樣的，這一行業特性和業務類型就決定了檔案外包服務機構必須進入服務對象的組織內部開展業務活動。同時，一般的檔案外包項目具有業務周期短、項目團隊規模不定而業務內容靈活的特點，且隨著業務進展的不同階段所需要的人員規模、知識技能、管理經驗和技術專長會有所不同。所以，從檔案外包服務機構業務活動的局部來看，在其具體的外包項目業務活動開展的過程中存在較為頻繁的人員調動；從檔案外包服務機構經營管理的全局來看，同時開展的多個項目之間人員調動也較為靈活多變。

作為勞動力密集型、智力密集型的服務產業，人力資源的質量和知識水平的高低很大程度上決定了檔案外包服務機構產品和服務的質量，也就深刻地影響了其市場競爭力和業務開展能力。通過對檔案外包服務機構人力資源特點的分析，有助于挖掘人才、管理人才以及利用人才，不僅是檔案外包服務機構發展的動力源泉，還是檔案事業穩定發展的關鍵。

【參考文獻】

[1]張根凱.檔案服務機構的完善與發展[J].檔案天地，2001（12）：21.

[2]黃霄羽.檔案中介機構應當正名[J].檔案學通訊，2012（5）：93-96.

[3]杜小汀.淺析我國企業檔案管理外包業務[J].蘭臺世界，2014（17）：67.