淺談人事檔案信息化管理

王春娥

摘 要： 在一個企業當中，對員工信息起到載體作用的就是人事檔案，人事檔案不僅將員工的詳細信息記錄的十分清楚，還能起到考核員工能力以及工作態度的作用。因此人事檔案管理對于企業的發展是極為重要的，隨著網絡化及信息化技術的不斷發展，人事檔案管理也逐漸向信息化過渡，和傳統管理方式相比，信息化管理模式效率更高，相關企業必須加強對其的重視。

關鍵詞：人事檔案 信息化 管理

中圖分類號：G275；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0018-01

一、前言

近幾年，我國的計算機技術以及信息技術得到了飛速的發展，計算機已經廣泛的應用社會中的各行各業，使用很多行業的業務水平得到了快速的提升。將計算機應用在檔案行業中，就能在很大程度上改善傳統檔案存在的弊端，并能夠在很大程度上讓企業人事檔案的管理效率以提升的狀態所存在，這對于企業人事部門工作的順利推進極為重要。因此相關企業必須加強重視，積極的采取措施對信息化檔案管理措施進行推進，為企業可持續發展創造條件。

二、傳統人事檔案管理概述

1.基礎工作管理淺述

通過調查我們能夠發現，大部分企業人事部門在進行傳統檔案的基礎工作時，主要存在三個問題，一個是：“偏”，這里所說的“偏”是指人事檔案中涉及到領導者組織能力以及實際的業績比較少，反而更多的側重干部的歷史狀況。第二個問題是：“老”，也就是說檔案中歷史問題反應的比較多，但是對實際的情況的分析比較少。另外一些干部在最近一段時間的思想動態、學術水平等涉及的比較少，這就會導致相關的工作人員不能充分的了解干部的發展情況，不具有時效性。還有一個問題是“假”，就是說一些工作人員在記錄檔案的時候，隨意的捏造事件，這些事件沒有經驗認證，造成檔案的真實性受到很大影響。

2.傳統人事檔案分類工作淺述

盡管在1990年我國的政府就已經對檔案進行了明確的分類，但是部分企業在對檔案進行分類的時候并沒有嚴格的按照這個分類進行，這就造成相關的工作人員對檔案進行整理或者是使用的時候不是十分便捷。另外，在過去的一段時間中，相關工作人員受到陳舊觀念以及人力、物力、財力的制約，對人事檔案進行管理的時候主要使用的方式就是記錄紙版檔案信息，由于這個工作是完全由人力完成的，因此如果有人要想使用檔案，在尋找和翻閱的時候都要親力親為，不僅耗費的時間和人力比較多，具有的效率也不高，最重要的是查詢檔案的準確度得不到保證，所以說改善傳統的人事檔案管理已經成為當前社會的發展趨勢。

三、人事檔案信息化管理存在的優勢

1.對信息進行輸入的時候更加便捷

使用信息化技術對人事檔案進行管理的時候，能夠在很大程度上減少人們的勞動。在這種情況下如果委員會中出現人事調動，相關的人事檔案記錄人員使用計算機就能實現人員的登記管理。這種方式不僅記錄的比較及時，還能使檔案的準確性得到充分的保證，在很大程度上避免了傳統檔案管理中缺檔斷檔的現象。

2.使用信息化對人事檔案進行管理能夠實現搜索功能

使用信息化的方式對人事檔案進行管理便于工作人員對其進行搜索，員工對其進行管理的時候就會更加便捷。另外，如果委員會中的干部要對委員會成員進行人事處理，就能通過計算機對每一個成員的能力進行了解，進而制定出適合員工發展的培訓計劃以及工作內容，讓委員會中的人員配置更加的合理。其工作效率也能得到充分的保證。

3.信息化管理具有一定的保密功能

還有一點十分重要的是信息化的管理方式具有一定的保密功能，之所以這么說是因為使用信息化方式對人事檔案進行管理能夠實現加密處理。但是這要求人事檔案的管理人員具有一定的計算機基礎，只有這樣才能讓人事檔案得到良好的加密處理，避免人事檔案受到黑客的攻擊而泄露。這種保密功能在很大程度上保證了委員會成員的權益，有效地避免了一些惡意人員獲取到其聯系方式而做一些不符合法律規定的事，讓委員會成員的人身財產安全受到威脅。

四、結束語

從上面文章的描述中我們就能夠知道，信息化管理已經成為當前社會一種新的發展趨勢，隨著社會的不斷發展，人事檔案的信息化管理受到了更多人們的重視。相關管理人員對人事檔案進行管理的時候應該善于抓住時機，并且注重使用現代化的科學技術，進而讓人事檔案資源得到充分的利用。另外，工作人員還需要進一步對檔案的信息化管理，讓人事檔案更好地為人們服務。

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