淺談新形勢下人事檔案管理工作思路

張浩+伏凌燕　+張桂玲

摘 要： 隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對檔案工作也有了更高的要求，本文通過對目前檔案工作管理現(xiàn)狀的分析研判，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的一些問題，并根據(jù)這些問題，有針對性的提出了以后檔案管理工作的新思路，以提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：人事檔案 檔案管理 發(fā)展思路

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）05-0031-01

人事檔案是在組織人事工作管理活動中形成的，經(jīng)過組織的審查或者認(rèn)可，并且記錄和反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄。也是個人經(jīng)歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長過程的真實寫照，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它既反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷和職務(wù)或技術(shù)職稱，同時又反映個人的社會關(guān)系和獎懲等情況。它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。人事檔案管理工作做為一項基礎(chǔ)工作，在人力資源開發(fā)、人才預(yù)測和人才政策制訂等方面具有十分重要的作用，為人事調(diào)動、人員聘用、轉(zhuǎn)正定級、干部提拔、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升以及離退休、養(yǎng)老、醫(yī)療保險手續(xù)辦理等提供幫助。

一、目前人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

近年來隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，社會的進(jìn)步，人員類型的多樣變化，檔案管理也衍生出了很多類型，我國也越來越重視人事檔案的管理。根據(jù)現(xiàn)狀，我國人事檔案主要由干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三大類組成。

干部的人事檔案管理，一般由有檔案管理權(quán)限的各單位自行管理，由其獨立收集、整理、執(zhí)行，信息來源單一，僅關(guān)系到本單位下屬人員。干部檔案管理制度是比較傳統(tǒng)的管理方法，管理權(quán)限分屬組織、人事、行政辦公室等部門管理；工人檔案管理一般由勞資部門來管理，而學(xué)生檔案由學(xué)生工作部門或當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行膩砉芾怼?/p>

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和人事制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，而長期以來的“重人事、輕檔案”的陳舊觀念也束縛了檔案工作的開展。目前，干部人事檔案管理工作主要存在以下幾個問題：

1.對人事檔案重要性認(rèn)識不足

目前，人們對人事檔案的認(rèn)識還比較膚淺，對檔案的重要性意識淡薄。中新網(wǎng)曾經(jīng)對2068名人員進(jìn)行調(diào)查，49.3%的被調(diào)查者認(rèn)為“工作中注重的是能力，人事檔案沒用”，12.33%的被調(diào)查者則表示“無所謂”，緊緊只有38.64%的人認(rèn)為“擇業(yè)自由，但是檔案也很重要不能遺棄”。被調(diào)查者中近半數(shù)的人認(rèn)為檔案并不重要。而“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象也從一定程度上說明了人們對人事檔案的重要性認(rèn)識不足。

2.人事檔案管理人員少、素質(zhì)不高且缺乏服務(wù)意識

人事檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，應(yīng)該由專業(yè)人員進(jìn)行管理。但是目前很多單位的人事檔案工作人員配備并不是那么樂觀，大多是兼職檔案管理員。人事檔案管理人員并不是科班出身，甚至沒有進(jìn)行過崗前培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)偏低，真正專業(yè)對口，年富力強(qiáng)的同志并不愿意從事檔案工作，即使檔案專業(yè)的畢業(yè)生，也因其工作繁瑣、單調(diào)、枯燥、乏味避而遠(yuǎn)之，更遑論研究開發(fā)人事檔案的熱情了。

3.人事檔案本身質(zhì)量不高，可信度降低

人事檔案載體較為單一，僅限于紙質(zhì)檔案，屬于靜態(tài)的文字材料，信息不夠直觀全面，無法反映人的全貌。人事檔案內(nèi)容主要反映個人履歷、學(xué)歷、職稱、政審材料、黨團(tuán)材料等方面的材料較多，而對于個人性格、特長、誠信、業(yè)績、學(xué)術(shù)成果、科研水平等方面的材料比較欠缺，重視程度不夠。但人事檔案本身又具有動態(tài)的特點，當(dāng)事人各方面的情況隨著時間的發(fā)展在不斷發(fā)生變化，時刻在譜寫著自己的人生，但一些單位的檔案工作人員并不能及時補(bǔ)充新材料，造成檔案缺乏反映最近的崗位執(zhí)行情況和業(yè)務(wù)進(jìn)展等，甚至還存在人事檔案內(nèi)容失真的現(xiàn)象，年齡越填越小，工齡黨齡越填越長，學(xué)歷越填越高，導(dǎo)致人事檔案本身的可信度下降，可利用價值低下。

二、人事檔案管理工作思路

通過前面的分析，我們清醒的認(rèn)識到人事檔案工作中存在的問題，結(jié)合當(dāng)前檔案管理水平和實際，理清發(fā)展思路，探索人事檔案管理的新方法新道路。

1.培養(yǎng)和提高人們對檔案重要性的認(rèn)識

在提高人們對檔案重要性認(rèn)識中，首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識，因為任何一項工作都離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。首先要通過報刊、電視等新聞媒體制造輿論等，宣傳人事檔案的作用以及相關(guān)的法規(guī)政策，重點宣傳人事檔案與個人的關(guān)系，讓人們首先對人事檔案有一定的了解。通過專業(yè)人員的專題講座，進(jìn)一步強(qiáng)化人們對人事檔案重要性的認(rèn)識，了解人事檔案的作用，是組織選人用人的依據(jù)，激發(fā)人們關(guān)心人事檔案，增強(qiáng)檔案意識。

2.努力提高人事檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案工作人員起主導(dǎo)、支配作用，是人事檔案工作的主體，而干部人事檔案管理工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及到檔案的收集、整理、鑒別、歸類、保管、利用等繁瑣的工作環(huán)節(jié)，因而人事檔案管理人員要具有較高的政治素質(zhì)、過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及良好的保密意識。隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代化也是人事檔案工作的發(fā)展趨勢，這就要求檔案管理人員要加強(qiáng)科學(xué)文化知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，隨時更新自己的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢。人事檔案工作人員還要具有敬業(yè)精神，工作中要不怕苦不怕累不怕繁瑣，堅持原則，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。

3.提高人事檔案材料的質(zhì)量并維護(hù)其可信度

人事檔案材料內(nèi)容比較廣，而且隨時都在進(jìn)行動態(tài)變化，所以要對檔案及時進(jìn)行補(bǔ)充和完善，對檔案材料采取集中性收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合的原則，確保檔案資料收集的齊全和完整。針對人事檔案內(nèi)容“千人一面”的現(xiàn)象，要注意收集補(bǔ)充個人個性材料，不同的崗位側(cè)重點不同，為以后職稱晉升、崗位變動等決策提供依據(jù)。

總之，人事檔案是每個人一生不可缺少的一部分，人事檔案工作也是人事管理工作中不可或缺的基礎(chǔ)性工作，也是組織進(jìn)行人才選拔、人事調(diào)動等的依據(jù)。因此，我們要努力做好人事檔案管理工作，提高檔案的利用率。

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