高校行政辦公自動化系統的設計方法

摘 要在高校中，行政辦公是一項內容較多、涉及范圍較廣的工作，為在現有基礎上，進一步提升行政辦公效率，可應用辦公自動化系統。基于此點，本文首先對高校行政辦公自動化系統的基本設計原則進行分析，在此基礎上對高校行政辦公自動化系統的設計方法進行論述。

【關鍵詞】高校 行政辦公 自動化系統 設計

1 高校行政辦公自動化系統的基本設計原則

高校行政辦公自動化系統設計既要采用先進的科學技術，又要滿足高校行政辦公需求，始終堅持以用戶為核心進行系統設計。為實現上述目標，在對系統進行設計的過程中，應當遵循以下幾點原則：

1.1 實用性原則

系統設計不能盲目求新、求大，避免造成建設資金浪費，增加高校資金負擔。而是要在系統設計中關注實用價值開發，做到精益求精，同時兼顧常用功能，在滿足功能需求的基礎上最大限度地節約投資，降低系統建設風險。

1.2 安全性原則

安全性是系統設計的最基本原則，由于高校的大部分行政辦公資料屬于機密性文件，所以系統設計要保證高校資料和數據的安全，有效防范惡意攻擊，通過設置訪問權限、備份內部數據、采用身份認證與數據加密技術，從而避免出現核心資料丟失、篡改、損毀等問題。

1.3 穩定性原則

系統對穩定運行的要求較高，所以在系統設計中，必須建立起穩定的數據庫，保證日常辦公正常開展，各項系統功能得以順利實現，避免因數據庫不穩定而出現數據丟失問題。系統設計的穩定性還體現在能夠支持大規模用戶的同時使用，在同時使用中不出現系統癱瘓或運行故障。

1.4 先進性原則

先進性主要體現在對先進科學技術的運用，在系統設計中，要融入先進的思想，采用先進的技術架構，使系統能夠達到運行速度快、兼容性好、結構化程度高的要求。同時，還要增強系統的可擴展性，在系統運行一段時間后，能夠根據行政辦公的業務拓展需求，增加相應的功能模塊，實現對行政辦公信息的綜合處理。

2 高校行政辦公自動化系統的設計方法

2.1 功能模塊設計

2.1.1 個人辦公模塊

系統不僅要處理日常事務，還要處理其他事務，在這些事務處理中，由不同部門的不同執行人進行處理，這類工作即為任務（Task）。在個人辦公模塊除了需申請的業務之外，其他事務處理均可歸為任務。每項任務的執行，其流程會有所不同，執行人也不同，并且執行過程帶有一定重復性，某些環節也可采取并行處理的方式，或直接跳過不予執行。該模塊的具體執行情況如圖1所示。

2.1.2 公文發文模塊

該模塊主要包括以下三個方面：

（1）發文處理，規劃和處理高校領導及相關職能部門負責人需解決的公文發布問題。

（2）收文管理，對上級主管部門和分管部門下發的公文進行集中處理，及時登記和維護收到的公文，可向各部門提供公文查詢功能。收文管理可全面監控收文的全過程，保障收文流程有序開展。

（3）公文處理，由公文管理員利用公共操作模塊對收發文進行處理，或由終端用戶利用公共操作模塊對需處理的文件進行處理。

2.1.3 管理模塊

該模塊是對部門、用戶、角色、領導、系統設置、日志、授權的綜合管理模塊。對于用戶管理而言，主要負責增加新用戶賬號密碼、授予用戶權限、修改用戶權限。定期刪除不存在的用戶賬號信息，但是該用戶的員工信息仍然被保留在檔案管理模塊中，只是該用戶無法登陸操作系統。角色管理與職權管理決定了員工對系統的操作權限。對于角色管理而言，主要對用戶所在部門進行角色定位，保存相關部門崗位信息。對于職權管理而言，主要負責修改和刪除用戶職權。

2.2 接口設計

系統在建立服務器時可采用Web Service Software Factory工具，利用該工具實現客戶端與數據庫的數據交換，具體的接口設計包括以下三層：

2.2.1 服務接口層設計

該層中的服務契約用于定義業務交換過程中的服務模式，確定傳遞內容，而服務適配器則視為一個實現服務模式的容器，保證順利實現服務契約的各項功能。

2.2.2 業務層設計

該層主要處理數據訪問層與服務接口層的數據業務，根據業務性質的不同，可分為業務邏輯處理與業務實體處理。

2.2.3 數據訪問層設計

該層主要對數據類型與數據訪問的轉換邏輯進行處理，數據訪問層與數據庫存在緊密聯系，需實現與數據庫之間的交互操作。

2.3 安全性設計

2.3.1 物理層安全設計

對物理設備進行安全防范，將該系統中所有軟硬件設備均納入到物理安全防范中，用以監控設備的運行狀態。

2.3.2 網絡層安全設計

對訪問該系統的用戶進行身份認證；加密處理公文傳輸的信息數據；實時監測入侵系統的非法行為；安裝并及時更新殺毒軟件。

2.3.3 系統層安全設計

該系統選用Windows7作為操作系統，對操作系統進行安全配置，加強對操作系統的安全性防護。

2.3.4 應用層安全設計

加強對應用軟件和數據的安全防護，尤其是DNS、電子郵件、Web服務等應用軟件，要對其安裝殺毒軟件，避免病毒造成系統安全威脅。

2.3.5 管理層安全設計

在該層中對所有部門和人員進行安全控制，嚴格分配各部門與操作人員的權限，采用數字簽名技術，對所有人配置獨一的數字簽名，避免非法用戶入侵系統獲取操作權限。

3 結論

綜上所述，本文在簡要闡述高校行政辦公自動化系統設計原則的基礎上，從功能模塊、接口及安全三個方面對該系統的設計方法進行分析。目前，本文所設計的這套系統已在某高校進行應用，系統的運行較為穩定，未出現故障問題，該系統的應用，使高校的行政辦公效率獲得進一步提升，由此可見，系統具有一定的推廣使用價值。

參考文獻

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作者簡介

郟丹紅（1989-），上海建橋學院。研究方向為行政管理。

作者單位

上海建橋學院 上海市 201306