淺談石油開采企業(yè)采購(gòu)的作用

于品端

摘要：現(xiàn)代管理理論認(rèn)為，采購(gòu)是以最有效的方式在合適的時(shí)間，以合適的質(zhì)量、合適的數(shù)量與合適的價(jià)格提供所要求的供應(yīng)，并負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理，從而對(duì)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：石油開采企業(yè)；采購(gòu)；價(jià)值鏈增值

一、采購(gòu)在價(jià)值鏈中的職能

傳統(tǒng)的采購(gòu)（Purchasing）定義一般指“指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取服務(wù)或產(chǎn)品作為企業(yè)資源，以確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)”。采購(gòu)的過(guò)程包括收到材料請(qǐng)購(gòu)單、與供應(yīng)商的談判、下訂單、接收所訂購(gòu)貨物、付款等。

現(xiàn)代管理擴(kuò)充了采購(gòu)的定義，更多的用“Procurement”一詞代替“Purchasing”；即由組織的某單元執(zhí)行的過(guò)程，該單元可以是獨(dú)立的職能部門，也可以是供應(yīng)鏈中的一部分負(fù)責(zé)采購(gòu)或協(xié)助用戶采購(gòu)；要求以最有效的方式在合適的時(shí)間，以合適的質(zhì)量、數(shù)量與價(jià)格提供所要求的供應(yīng)，并負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理，從而對(duì)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略作出貢獻(xiàn)。

一般石油開采企業(yè)，主要從事原油及天然氣的勘探、開發(fā)和開采活動(dòng)，最終的產(chǎn)品是開采出來(lái)的原油，將原油賣給下游企業(yè)，從而獲得利潤(rùn)。價(jià)值鏈中支持性活動(dòng)部門包括企業(yè)基礎(chǔ)實(shí)施的財(cái)務(wù)部門、行政部門，人力資源部門，采購(gòu)部門等；基本活動(dòng)部門也是油企的核心部門包括地質(zhì)勘探部門、鉆井部門、生產(chǎn)部門。

二、采購(gòu)過(guò)程

采購(gòu)從需求部門的請(qǐng)購(gòu)單開始來(lái)“識(shí)別需求”并“定義需求”，這就要求請(qǐng)購(gòu)單上的需求信息準(zhǔn)確明了，如果是貨物需求，詳細(xì)定義需求的數(shù)量，產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)，必要時(shí)隨附圖紙及數(shù)據(jù)表等技術(shù)資料；如果是服務(wù)需求，則需要詳細(xì)定義工作范圍，以及服務(wù)完成后需要提交的報(bào)告及其他材料的要求。除此之外，還需要注明產(chǎn)品及服務(wù)需要的時(shí)間，交付時(shí)間對(duì)于采購(gòu)也是一個(gè)重要因素。

當(dāng)采購(gòu)收到需求之后，以自己的專業(yè)技能“識(shí)別需求”，對(duì)需要加以分析。

采購(gòu)“識(shí)別需求”之后，將在市場(chǎng)上搜尋識(shí)別潛在的供應(yīng)商，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估即“評(píng)估供應(yīng)商”，對(duì)其相關(guān)資質(zhì)及業(yè)內(nèi)經(jīng)驗(yàn)業(yè)績(jī)進(jìn)行考察。如果通過(guò)考察則可以進(jìn)入詢價(jià)或招標(biāo)清單。當(dāng)采購(gòu)收到所有報(bào)價(jià)之后進(jìn)行評(píng)定和比較，并進(jìn)行澄清和商務(wù)談判，以獲得更多的權(quán)利。根據(jù)談判結(jié)果進(jìn)入到“制定合同條款”的階段。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部審批流程批準(zhǔn)之后，合同被授予供應(yīng)商，確保供應(yīng)商簽署合同，使之生效。接下來(lái)進(jìn)行的是合同的具體執(zhí)行階段以及后續(xù)的供應(yīng)商管理階段。

三、采購(gòu)的作用

石油開采企業(yè)由于其專業(yè)性強(qiáng)，運(yùn)營(yíng)成本高，作業(yè)風(fēng)險(xiǎn)高，同時(shí)所需求的產(chǎn)品和設(shè)備具有非標(biāo)性（經(jīng)常會(huì)有專門為某一項(xiàng)目針對(duì)某一區(qū)塊的特點(diǎn)甚至某一口井特別定制的設(shè)備或工具及材料），采購(gòu)單價(jià)高，技術(shù)復(fù)雜。從而使采購(gòu)的作用更為特殊，對(duì)采購(gòu)的要求尤其高。

從運(yùn)營(yíng)層面上來(lái)說(shuō)，采購(gòu)的任務(wù)包含如下幾方面：

（一）對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)控、通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研，識(shí)別潛在的供應(yīng)源。采購(gòu)部門除了采購(gòu)的職能，還兼具有尋源的職能。日常采購(gòu)中，石油開采企業(yè)都是歡迎更多的有資質(zhì)的能以合理的價(jià)格提供質(zhì)量滿足要求的貨物和服務(wù)的供應(yīng)商。總之，采購(gòu)會(huì)夠通過(guò)多途徑識(shí)別供應(yīng)源，為企業(yè)的物資及服務(wù)購(gòu)買提供更多的選擇。

（二）通過(guò)招投標(biāo)、詢比價(jià)等方式選擇并確定合適的供應(yīng)商。在進(jìn)行供應(yīng)商確定時(shí)價(jià)格不一定是唯一的因素，有時(shí)評(píng)標(biāo)策略會(huì)綜合從技術(shù)、商務(wù)、以及安全方面進(jìn)行綜合考慮，最終確定合適的供應(yīng)商；對(duì)于簡(jiǎn)單的貨物及服務(wù)可以單純考慮價(jià)格因素。

（三）在日常采購(gòu)中，與供應(yīng)商談判，并制定買賣雙方交易合同的條款和條件。采購(gòu)與供應(yīng)商的就某單一采購(gòu)事項(xiàng)的談判不只是就價(jià)格的高低談判，同時(shí)還包含質(zhì)保期、交貨期，檢驗(yàn)條款，以及免費(fèi)儲(chǔ)存時(shí)間，運(yùn)輸條款以及適合產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)陌b問(wèn)題，付款條款，稅務(wù)問(wèn)題，缺陷責(zé)任，合同的終止及保險(xiǎn)條款等。

（四）進(jìn)行訂單跟催及合同管理，確保貨物、服務(wù)的及時(shí)交付。保證石油開采企業(yè)生產(chǎn)作業(yè)、鉆機(jī)作業(yè)、工程建設(shè)等各部門工作的順利進(jìn)行。

（五）處理日常行政事務(wù)，對(duì)于整個(gè)采購(gòu)流程進(jìn)行記錄并留存文檔，除了紙質(zhì)版的文件存檔，還需要對(duì)各種電子文件如郵件往來(lái)進(jìn)行保存。以備將來(lái)審計(jì)公司的查詢和調(diào)取。

（六）對(duì)供應(yīng)商績(jī)效考核。在評(píng)估供應(yīng)商的時(shí)候，應(yīng)該聯(lián)合使用部門、財(cái)務(wù)部門以及安全部門等對(duì)供應(yīng)商所提供貨物或者服務(wù)的質(zhì)量、配合度、交付的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和發(fā)票的準(zhǔn)確率，安全管理等方面進(jìn)行記錄并分析。供應(yīng)商績(jī)效考核可以是季度也可以是半年的，或者年度考核。供應(yīng)商考核的結(jié)果可以為企業(yè)今后的采購(gòu)決策做參考和依據(jù)。

四、結(jié)論

在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和管理理論下，采購(gòu)不僅是“買東西，談價(jià)格”，而是企業(yè)整體運(yùn)作的一個(gè)環(huán)節(jié)，是整個(gè)價(jià)值鏈的不可分割的組成部分，并起到為整個(gè)企業(yè)增值的作用。隨著國(guó)有企業(yè)改革在石油行業(yè)的不斷深入，行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)也更加激烈。在這個(gè)背景下，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)增值的采購(gòu)工作也必然更受關(guān)注，采購(gòu)的重要性也將為企業(yè)管理者所重視。

參考文獻(xiàn)：

[1]英國(guó)皇家采購(gòu)與供應(yīng)學(xué)會(huì)（CIPS）著.采購(gòu)與供應(yīng)的組織環(huán)境[M].北京中交協(xié)物流人力資源培訓(xùn)中心組織翻譯.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2014，6.