中職學校人事檔案管理工作開展的探索

張惠玲

摘 要：中職院校首先需要對人事檔案管理工作予以高度重視，才能夠在工作中探索到更好地管理路徑，才能夠讓中職院校的人事管理工作更加高效。基于此，本文就中職學校人事檔案管理工作開展進行分析研究，希望可以為中職院校人事檔案管理質量的提升提供借鑒。

關鍵詞：中職院校；人事檔案；管理工作

前言：在諸多的資料管理類工作中，人事檔案管理工作具有較強的政策性與專業性。檔案管理水平，在一定程度上也代表著學校的管理水平與教學質量，對于學校技能人才培訓的要求，起著決定性的作用，特別是在人才的開發、引進以及使用過程中，具有舉足輕重的作用。伴隨著中職教育管理體制改革的不斷深入，各個學校在人力資源方面的競爭愈演愈烈，只有做好了人事檔案管理工作，才能擁有各類的高素質人才，才能在激烈的競爭中占據優勢地位。

一、中職學校人事檔案管理重要性

隨著時代的發展和變化，中職院校一方面注重在教學質量上予以不斷探索，以期能夠更好地傳遞具有實用性的知識，另一方面也非常注重人事工作的開展，注重人事管理的夯實。而真正促進中職院校人事管理工作予以高校進行的重要基礎，便是人事檔案管理工作的開展。通過人事檔案管理的優化，可以讓院校對于人員產生宏觀性的認識，能夠讓院校在人事安排上更加合理，也有助于更好地培養具有專業性的人才，從而促使院校能夠更進一步，無論在教學質量還是在人事優化方面的得以更大進步。

二、中職學校人事檔案管理現狀及存在問題

1.工作制度不健全，落實不到位

部分中職學校對相關管理人員的崗位職責沒有進行明確的規定，相關的管理規章及制度缺乏完整性、具體性、系統性，導致制度不健全的情況時有發生。有些中職院校則是相關的制度健全、完備，但是對相關的人事檔案管理工作缺乏重視，致使在現實的工作中，許多制度都沒有得到落實，對檔案管理工作的規范發展產生了一定的影響。

2.材料收集不齊全，整理不規范

各單位的管理人員對國家的有關的法律法規與政策，缺乏足夠的認識，沒有予以高度重視，在關于執行理解的程度水平方面，也存在著許多差異。此外，部分中職院校的有關管理人員也不固定，經常發生更換的現象，這就導致各個中職學校，在檔案材料的收集和整理方面，缺乏嚴重的完整性、系統性與規范性。

3.新建材料多，失真情況嚴重

在人事檔案中，確保材料的真實，這是院校生存的前提條件。然而，在實際的人事檔案管理工作中，履歷表中所填寫的信息不真實現象時有發生，這就極容易導致檔案材料的失真，部分單位為了發展與競爭，普遍存在著新建檔案的現象，使中職學校人事檔案的部分功能被削減，無法實現對人員考察的全面性。

三、加強中職學校人事檔案管理的措施

1.建立檔案管理制度，健全管理模式

在中職學校的人事檔案管理工作中，對于《檔案管理責任追究制度》、《干部檔案管理制度》等有關的制度，在建立的同時要不斷進行完善，使中職學校的認識到人事檔案管理工作重要性，做到有章可循、有章可依。在有關檔案登記方面，必須要做到規范化和系統化，人事檔案管理的工作，必須依據相關的管理制度，嚴格依據對檔案保管期限及歸檔范圍方面的有關規定來開展人事檔案的管理工作。與此同時，對于現行的人事檔案管理制度，也要注重加強其規范化建設工作，不斷推進與深化人事檔案管理制度工作的改革，使人事檔案管理制度不斷朝著具體化、系統化、科學化、合理化的方向發展，促使認識檔案管理制度更加的完善，在服務體制的轉變方面，要注重突破傳統的服務體制，使服務體制朝著以人為本的方向發展，使人事檔案管理建設工作朝著規范化、制度化、科學化的方向發展。

2.及時跟進，做到檔案的齊全完整

在中職學校人事檔案的收集方面，一定要注重定期開展收集工作，與此同時，也要不定期的開展人事檔案的整理，并注重將二者結合起來，在人事檔案的收集過程中，要不斷加強相關的監督和管理，確保人事檔案收集管理的正常、有序、規范的開展與進行，對于人事檔案的收集范圍也要進行進一步的明確，只有這樣，才能使人事檔案的完整性予以保障，有利于推進人事檔案管理建設的動態化發展。此外，計劃的指定也非常重要，結合收集計劃對一些相關資料進行收集，這些資料包括工資普調、表彰獎勵、職稱評定、年度考核材料等等。為了方便組織人事部門對檔案查閱工作的開展，對于零散的材料，要不定期對其進行收集整理，對于相關的信息要做到及時地掌握，在對這些信息進行歸檔之前，必須注重開展相關的鑒定工作，鑒定工作一定要認真嚴格進行，杜絕工作人員的掉以輕心，只有這樣，才能保證材料的客觀性、具體性與真實性，才能為相關查閱工作提供切實可行的依據。此外，要定期對材料的登記與傳遞制度進行檢查，使監督機制不斷的完善，使檔案材料的完整性得到保障。

3.加強信息化建設，提高檔案利用率

隨著信息技術的不斷發展與進步，信息技術已經進入到各行各業，已經滲透到人們的工作和生活中去，并發揮著越來越重要的作用。這就要求中職學校的人事檔案管理方面，必須認識到信息化管理的重要性，要不斷深入認識與加強，中職業學校人事檔案管理信息化建設，利用規范的電子文本，將使用率高及文本格式相似的個人信息進行保存，認真做好檔案資源的整合與區別工作。要充分利用各種的終端設備，為使用者提供自動化的服務，滿足他們的需求，注重共享機制建立的階段性與層次性。與此同時，要不斷提高自己的服務意識與能力，利用人才信息資源，加大對人才的開發與利用，使人事檔案信息發揮應有的作用，在促進學校人事制度改革的同時，為人才的評聘工作提供重要依據。

結語：

伴隨著社會時代的不斷發展與進步，中職學校的人事檔案管理工作也必須緊跟時代發展的步伐，對管理觀念進行不斷更新與轉變，對建立極具現代化的檔案管理模式，并不斷探索更好地管理形式，注重把握其特點，注重有關經驗的總結，使檔案的管理水平得到真正意義上的提高，使檔案管理工作發揮更重要的作用。

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