高校網上預約報賬系統的不足與改進

羅劍平+李雄軍

從傳統現場報賬向網上預約報賬系統的轉換，在促進高校教學、行政、科研等工作和諧有序開展的同時也存在一些不足。圍繞這些不足，提出改進高校網上預約報賬系統的若干建議。

一、高校網上預約報賬系統替代傳統現場報賬的必然性

隨著高校各類經費的增長、本科與研究生的擴招、新老校區兩地辦學，報賬難已成為高校財務部門面臨的突出難題。傳統現場報賬方式，對報賬老師遞交來的報銷單，財務人員現場要做審核、手工錄入報賬信息、制作憑證、憑證審核、直至支付等環節的工作，而報賬老師則在一旁等待并依次將報銷單或憑證傳遞至各環節，因而參與了報銷的全過程。傳統方式的優點是，報銷單有問題，財務人員與報賬老師當面溝通解決，或調整票據或增加簽名；缺點是報賬高峰期排隊時間大大延長，一方面，極大地浪費了老師的寶貴時間，另一方面，工作強度大，給相應制作會計憑證的財務人員帶來極大困擾，且易在制單中出現失誤。另外，報賬高峰期，因為時間緊張而激發財務人員與報賬老師雙方的急躁心理，遇到問題容易發生爭執卻不利于問題的解決。

網上預約報賬系統，推進了高校財務信息化建設工作，對內與國資處、科研院、研究生院、學工處等其他校園數字化平臺相銜接，對外與國庫集中支付系統、銀?；ヂ摴芾硐到y相匹配，是現行較為先進、科學的報賬方法，較好地解決了上述難題。

首先，它發揮網絡世界不受工作時間和實體辦公空間限制的優勢，報賬老師可根據需要在任意一臺校園網終端預約，進行申請、錄入、打印等操作，相關領導簽字后，遞交到財務處，打印的報銷單及相關單據初審通過后，就不再參與后續報賬流程。此舉改變了傳統現場報賬下財務人員在審核、手工錄入報賬信息、制作憑證、復核憑證、支付等業務時，報賬老師只能無謂等待，省去了財務人員手工錄入報賬信息等方面的工作時間，而報賬老師也可利用下班后的空閑時間錄入報賬信息，所以是雙贏；其次，制單會計人員可以在相對安靜的會計環境下制作會計憑證，減少失誤，審核后在財務系統中制作憑證，再到復核處審核，遞交出納處支付，進行內部的傳遞工作，完成剩余工作流程。同時，報賬老師可以通過該系統，及時了解項目經費收支動態和最新結余情況；再其次，科目預算的適度剛性化。財務系統可以對各科目預算的進行一定的額度控制，一旦報賬老師填寫的金額超過相應科目預算的一定比例，則不能通過，從而從源頭上實現了對各類經費支出的適度控制；最后，報賬過程全程可追溯。高校網上預約報賬系統里留下了各類操作人員的痕跡，每一張報銷單從申報到報銷，全程可追溯，資金流向也十分的清晰，無論對于學校財務的稽核監督、審計還是對于教師項目的結算與學校各部門的決算都帶來極大的方便，從而提高管理效率、提升財務系統對高校管理的服務能力。

二、高校網上預約報賬系統運行中存在的不足

1.目前，大部分采用網上預約報賬系統的高校還沒有改變財務制度層層把關的現場簽名問題，報賬老師網上填報報銷單，但仍需相關負責人的線下現場簽名。由于新老校區或者各分校區來回奔波，僅僅尋求相關負責人的現場簽名，就耗費了報賬老師的寶貴時間。而相關負責人，有時僅僅因為要給報賬老師簽名而專門在辦公室等待，從而也是時間、精力的浪費。

2.高校網上預約報賬系統啟用后，大部分高校依然保留了傳統的現場報賬方式，由此引發兩種方式之間的矛盾，帶來兩種方式科學統籌的新矛盾。由于以下原因，一些老師樂意采用現場報賬，而這些老師的這種選擇又倒逼財務部門多開現場報賬窗口，使更多的老師樂意采用現場報賬，如此使網上預約報賬系統的效能不能充分發揮。一方面，高校預約報賬存在初審環節且由專職財務人員審核，而專職審核財務人員由于只負責審核，無形中強化了其審核壓力，使其審核趨嚴；另一方面，網上預約報賬到款時間晚于現場報賬且不能拿到現金，而現場報賬能現場到款且可以要求現金報賬。

3.由于預約憑證模板內容的維護、更新不及時，造成自動生成的會計憑證頻繁出現差錯，會計人員需大量進行修正，導致財務系統沒有達到所預期的高效運行狀態。高校財務系統涉及教學、行政、科研等多個方面，是報銷涉及面廣、報賬內容復雜的大系統；針對網上預約報賬系統接入報賬老師的錄入信息時，現在還沒有注意到不同資金來源單位在管理方面的要求不一樣，報銷項目、報賬的科目也不盡相同。因此，導入預約憑證模板還比較單一，沒有實現應有的多樣化和精細化管理。

4.高校網上預約報賬系統對報賬老師的財經制度知識要求較高，也需要報賬老師花費一些時間來熟悉該系統。網上預約報賬系統對票據整理、分類匯總及相應的數據錄入是有要求的，不像現場報賬可由財務人員現場進行微調。因而，網上預約報賬對報賬老師的財務知識要求較高。網上預約報賬系統里面的各個步驟，比如算錯匯總數據如何更改、預約時間如何修改、預約失敗如何處理等問題也需要報賬老師花費時間來熟悉，一些報賬老師覺得比較麻煩，不愿意耗費寶貴的時間來熟悉而執意采用傳統的現場報賬方式。

5.高校網上預約報賬系統也帶來一些新的安全隱患。財務數據屬于機密信息，對某些犯罪分子來說也更有價值。高校網上預約報賬系統對內與國資處、科研院、研究生院、學工處等其他校園數字化平臺相銜接，對外與國庫集中支付系統、網上銀行相匹配，其受到黑客程序、網絡病毒或網絡詐騙攻擊的途徑也相應增多，因而高校財務網上預約報賬系統的運行需要更加注意安全性、保密性。

三、高校網上預約報賬系統的改進

1.系統內啟用數字簽名。數字簽名技術已經較為成熟，在資金不出校外的情況下，在高校網上預約報賬系統里加入審批系統環節，而一名教師也因之可選擇審批人、經辦人等多種角色，在不同角色下有不同的權限。網上預約報銷單可設計為自動推送至下一個審批人，審批人的審批也可以根據需要在家里隨時通過校園網登錄預約報賬系統完成審批工作，從而解決報賬老師在新老校區或者各分校區來回奔波尋求相關負責人現場簽名的難題和相關負責人因為要給報賬老師簽名而專門在辦公室等待的不便，實現報賬過程真正的全網上實現。對于資金進出校外的報銷或走賬，為保證資金安全性，建議暫時不啟用數字簽名。

2.積極引導教職工使用網上預約報賬系統。只有網上預約報賬系統成為全校教職工的首選，才能發揮其最大的功效。對于不習慣不愿意的報賬老師，不能強迫，但需采取有效措施積極進行引導，從制度上對網上預約報賬系統進行適度的傾斜。例如，現場報賬窗口要逐步縮小，而不能因為報賬高峰而增加，這樣又回到以前的老路上去，喪失了財務信息化改造的意義。

3.及時做好預約財務系統相應模塊的維護和更新工作。針對不同資金來源單位在管理方面的要求，并基于政策性和實效性，報銷的項目、報賬的會計科目也不同，預約憑證模板的導入需要多樣化。同時，進一步做好不同項目經費的模塊前置工作，做好導入財務系統會計科目的維護，有效避免自動生成的會計憑證頻繁出現差錯的現象，大幅提升網上預約報賬的效率和精細化管理水平，促進高校財務管理工作。

4.強化網上預約報賬系統和網上填報的培訓。報賬也是一門需要花費精力學習的技術。高校內學科眾多，許多學科確實跟財經類專業相差甚遠。加強對網上預約報賬系統的宣傳與培訓，包括操作流程的演示、網上填報報銷單的培訓與輔導、必要的現場指導等。同時，編制網上預約報賬小貼士，將報賬老師必須掌握的票據整理、分類匯總及相應的數據錄入用簡練形象的語言歸納之，讓所有教職工都掌握；進一步編制校內財務報賬手冊，以簡練的語言、生動的圖像向所有教職工宣傳更廣泛的財務知識，同時注意把大的財務會計法律條文隱藏在手冊背后，使教職工掌握必備但無需精通的報賬知識，報賬老師可以知其然而不需要知其所以然，會使用就好。

5.更加注意安全與保密。在現有的安全措施，包括防火墻技術、虛擬網技術以及在高校校園網專網運行的基礎上，健全網絡日志、加密口令、數字證書等安全措施的落實，強化教職工的保密意識，強化網絡監控，隨時防范可能的網絡攻擊和病毒感染。同時，完善財務系統的內部控制制度。各類人員設置相應的權限和密鑰，形成相互監督、相互制約而又集成協同的操作體系，防范各類人員的道德風險。

（作者單位：西安電子科技大學）