公路工程建設電子檔案工作的思考

魏建軍

摘 要：由于信息技術在全社會的應用，檔案信息管理也向著上電子化的方向發展，對于檔案工作來說，這是一次里程碑式的改變。另外由于檔案載體的更換，對檔案信息化的要求越來越高，而實現這一目標的途徑是建立和完善電子檔案體系。

關鍵詞：公路工程 電子檔案 建設

1、電子檔案管理與傳統檔案管理的特征分析

1.1電子檔案與傳統檔案管理共性分析

（1）在電子檔案與傳統檔案發展中，二者之間存在基本的原理共通性，其中，電子檔案是傳統檔案中的產物，在一定程度上，可以將傳統檔案與電子檔案整合到一起，并且充分將信息技術作用發揮出來。電子檔案與傳統檔案相比較，具有較高質量的管理水平與技術水平，可以有效提升其管理效率。但是，電子檔案與傳統檔案管理方式存在較大的共通性特點。

（2）電子檔案不可以孤立存在，與傳統檔案管理之間，存在較大的聯系，主要因為傳統檔案信息較為真實，具有一定的準確性優勢，是社會實踐數據的體現。而電子檔案管理受到網絡安全性影響，存在較為嚴重的安全隱患，難以提升信息的真實性與可靠性，需要傳統檔案管理資料為其提供準確數據。

（3）電子檔案管理方式在實際發展的過程中，可以建立出基本信息技術體系，提升檔案信息容量，在各類信息實際儲存的情況下，可以有效的對電子檔案進行存儲。同時，電子檔案儲存方式較為便利，可以有效對實體的檔案信息進行記錄，能夠增強其管理效果。

1.2電子檔案與傳統檔案管理差異分析

（1）管理方式存在差異。電子檔案與傳統檔案的管理差異還存在較大的差異。電子檔案的管理是通過計算機與互聯網開展相關工作，在一定程度上，可以提升檔案存儲的有效性與便利性，增強其發展效果。傳統檔案管理需要利用紙質方式開展管理工作，難以提升傳統檔案管理有效性，無法提升檔案管理工作質量。

（2）保管方式存在的差異。電子檔案管理與傳統檔案管理的保管方式有所不同，在實際發展的過程中，電子檔案保存方式是將硬盤與電子光盤作為載體，在長期存儲的情況下，硬盤與光盤也會逐漸老化，對其進行技術的更新處理。而傳統的檔案管理是利用紙張開展管理工作，難以保證檔案信息的安全性，經常會出現丟失的現象。

（3）歸檔措施有所不同。電子檔案歸檔與傳統檔案歸檔方式不同，電子檔案歸檔是利用光盤等開展歸檔工作，減少其中尋找的錯誤信息，提升電子檔案信息的準確性。傳統檔案歸檔方式較為復雜，需要對各個科目等進行查找，會增加檔案管理工作量，難以提升其工作效率與工作質量。

2、加強電子檔案管理的重要意義

2.1對電子檔案進行有效管理可以提高工作效率，節省大量的人力物力

傳統檔案管理的難度較大，檔案工作需要管理人員堅持原則，認真負責，由于紙質檔案易失易破碎等特點，在管理過程中投入大量的人力物力和財力，但是損壞仍然不可避免。隨著計算機和網絡技術的普及和發展，檔案管理的質量和檢索速度顯著提升，工作效率提高，人力物力的投入減少，尤其對檔案管理實施電子化后，工作效率顯著提升。

2.2電子檔案管理的加強，對提高服務質量具有促進作用

檔案管理的目的明確，即為了使用者提供高效、高質服務。為了實現這一目標，要加強對電子檔案的管理，使資源信息電子化，促進服務質量不斷提高。電子檔與紙質檔案相比，最大特點是把實物資料信息化變為現實。大量的原始檔案可以集中起儲存在計算機中，通過網絡傳播，使用者在查閱時可以利用現代技術進行篩選，提高工作效率。

2.3加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

由于社會的發展和進步，對檔案的使用要求體現出多樣化的特征，不但要查閱原始文件資料，還需要查看圖像或視頻，顯然傳統的紙質檔案已無法滿足需求，退出歷史舞臺只是時間的問題。電子檔案替代傳統檔案是發展的必然趨勢，這是由于電子檔案所具備的強大功能所決定的，可以滿足不同使用者的多元化需求。

3、公路工程建設電子檔案工作應對措施

3.1建立電子檔案全過程管理制度

公路工程建設所涉及到的部門、人員眾多，形成的檔案資料也非常的多，在這一過程當中極易形成數據丟失等情況，因此必須建立健全一套明確電子檔案責任，統一收集、整理、處理以及歸檔的制度，對電子檔案的建立、分類、內容等有明確的說明以及解釋。在整個過程中，增加電子檔案檢查步驟，對于一切準備歸檔的文件進行進一步檢查，尤其是對那些曾進行借閱、重新編輯的電子檔案要進行全面的檢查，對不符合原來存檔內容的，要求相關人員做出解釋，并采取一定的有效措施，如事先備份等，以保證在數據丟失、修改等不可追溯的情況下，保證檔案的原始性。同時，要求同一個公路工程建設涉及的部門、人員使用同一個電子檔案處理系統，對存儲的載體、格式等也要做出準確、清晰的說明，及時檢查、核對數據庫保存下來的數據。

3.2加大投入，不斷強化公路電子檔案管理工作的手段和能力

公路工程建設過程當中，應當對現代化設施、相關技術資料、檔案管理系統軟件等必要的物品進行采購，同時做好各單位電子檔案管理人員的系統知識以及操作的培訓，使其對檔案的收集管理能力得到不斷的加強，更好、更快的熟練操作系統，在這一過程中要樹立起“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的理念，不斷提高工作效率，從而保證電子檔案的原始性以及真實性。

3.3加強電子文件的安全性管理

首先對于電子文檔本身，對于需要借閱等的文件要進行文檔保護措施，構建一套安全保障的系統體系，對于借閱人員以及部門做好詳細登記，防止由于意外等對文檔造成破壞、修改或者丟失。其次做好軟硬件的安全管理，遵守國家關于保密工作的相關規定，杜絕相關的計算機直接或間接的與公共信息網絡連接，減少被黑客或者病毒攻擊的可能性。同時在有關的計算機系統上要及時安裝有效的殺毒，防黑客的軟件工具等，做好電子文檔的備份，采取數據加密、來源跟蹤等有效的安全機制，確保文檔在整個使用過程中環境都是安全的。

3.4完善電子文件一體化管理系統

公路工程建設過程中，有關部門以及人員在保證統一使用的電子檔案系統與自身局域網達到高度共融的狀態下，進一步完善電子檔案的一體化管理，使得電子檔案工作過程中，不僅能夠提前介入每一項電子文件的生成。還能夠保證在整個的過程中都能夠按照國家規定的檔案工作的原則和要求進行。整個一體化系統必須能夠保留文件的完整性以及清晰度，提高電子檔案考察以及審核的工作效率，同時在整個系統構建的過程當中，必須要有相應的電子檔案管理者共同參與，使整個系統具有更強的實用性。

4、結語

公路工程建設作為一項周期長、投資量大、涉及環節眾多的系統工程，形成的數據檔案也非常的多，只有對相關的數據檔案進行真實有效地記錄才能夠更好地保證工程的質量鑒定，為后期可能產生的諸如合同糾紛、工程事故鑒定等問題提供有效的法律依據。因此必須保證電子檔案的原始性、真實性以及安全性。雖然目前電子檔案的使用還存在著一定的問題，但是只要采取積極的應對措施，一定能夠逐步進行克服，從而讓電子檔案更具有效性。

參考文獻

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