南寧市中小學學生資助檔案管理的調查與思考

蔣冬梅

【摘 要】本文以南寧市中小學（含中職學校）為例，通過問卷調查，總結分析得知中小學學生資助檔案管理的現狀，參考其他省市的學生資助檔案管理辦法，結合南寧市實際，提出應加強學生資助檔案管理工作隊伍建設，加強資助檔案管理專業知識培訓，制定統一的資助檔案管理細則，從而推進學生資助檔案管理規范化。

【關鍵詞】南寧市中小學 資助檔案 規范化管理

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2017）04B-0014-02

學生資助是國家“關注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。在開展中小學學生資助管理工作的過程中，形成了大量檔案材料，這些材料是國家開展學生資助工作最直接的記錄與憑證，是國家改善民生、加強社會建設的有力見證。隨著國家學生資助工作的深入開展，學生資助檔案已然成為中小學檔案中新的組成部分，同時也是重要的組成部分。對中小學學生資助檔案管理規范化的研究和探索已成為檔案工作者新的研究任務之一。

一、南寧市中小學（含中職學校）學生資助檔案管理現狀

我們設計了“南寧市學生資助檔案管理情況調查問卷”，并面向南寧市各縣（區）資助管理人員、縣（區）教育局及各學校的檔案員、兼職檔案員開展問卷調查。通過對調查結果的統計和分析，發現南寧市中小學（含中職學校）學生資助檔案管理有以下幾個亟待解決的問題。

（一）缺乏學生資助檔案專職管理人員。經調查統計，資助工作中各學段配備專職檔案員的占 12.2%，資助工作人員占 53.1%，兼職檔案員占 18.6%，其他占16.1%，其中幼兒園沒有配備檔案員及資助人員。在南寧市，大部分中小學（含中職學校）的資助辦設在政教處（學工科）或教務處（科），僅配備 1 名資助工作人員，沒有配備專職的資助檔案管理人員。資助工作人員只負責資助業務工作，不負責資助檔案的整理，將資助檔案以散材料的形式移交給檔案室，增加了檔案室的工作量和工作難度。

（二）缺乏學生資助檔案管理意識。主要表現為：學生資助業務工作完成以后，沒有將形成的資助檔案資料整理后移交檔案室。調查結果顯示：按年度（學年）整理，次年主動移交的占 34.6%；按年度（學年）整理，不移交的占 54%；未整理，堆放在資助辦的占 6.2%；未整理，堆放在雜物間的占 5.2%。

由此可見，超過 60% 的中小學在完成資助業務工作后，把學生資助工作材料僅視為“材料”，而不認為是“檔案”。通常只是把資助工作材料按照評估迎檢的方法和要求進行匯總整理，形成備檢材料，以備上級資助辦、審計部門驗收檢查。

（三）缺乏學生資助檔案管理專業知識。學生資助檔案在形成和管理的過程中一般經由兩類人員管理。一是資助工作人員。現有的大部分資助工作人員存在重資助業務、輕檔案管理的思想，忽視檔案工作。他們多次接受資助工作的培訓，熟悉、精通資助業務，但沒有經過專門的檔案培訓，缺乏資助檔案管理的專業知識，導致資助檔案收集不齊全、整理不規范。二是檔案工作人員。檔案工作人員具有豐富的檔案管理專業知識和工作經驗，但對資助業務工作不熟悉甚至不了解。在資助檔案管理工作中不能準確鑒定資助業務工作資料是否具備歸檔價值，不能準確劃分資助檔案保管期限。同時，由于資助檔案出現的時間短，上級檔案部門和教育行政主管部門尚未出臺專門的資助檔案管理細則，在近幾年的檔案業務培訓中，并未涉及資助檔案管理的內容。

（四）缺乏統一的學生資助檔案管理細則。學生資助檔案是學校檔案的新類別，出現的時間較短，廣西尚未制定統一的管理細則。各中小學校學生資助檔案的歸檔范圍及保管期限不一致，整理方法和要求不統一，容易造成檔案材料收集不齊全、遺漏，保管期限劃分不科學、不規范、雜亂無章，破壞了資助檔案材料之間的有機聯系，嚴重阻礙了檔案整理工作的順利開展。

二、學生資助檔案管理規范化對策

（一）加強學生資助檔案管理工作隊伍建設。一個完整的學生資助檔案管理工作隊伍應該由三類人員構成。一是學生資助業務工作人員。隸屬于學校資助辦。負責完成資助業務工作后，按照資助業務工作的流程和要求收集資助檔案材料，為資助檔案管理工作打下良好的基礎。并在資助檔案管理工作中對檔案工作人員提出合理化的建議，如確定分類、保管期限、卷內文件排序等。二是兼職資助檔案管理人員。隸屬于學校資助辦。負責按照檔案整理的工作要求對資助檔案進行初步整理，并按年度（學年）向學校綜合檔案移交資助檔案，保證資助檔案完整齊全、歸檔及時，做好資助業務工作人員和學校綜合檔案員的助手。三是綜合檔案員。即學校綜合檔案室的工作人員。主要職責是按照檔案管理工作的原則和要求，接收資助檔案，并編入學校綜合檔案，做好資助檔案的整理、保管和提供利用工作，充分發揮資助檔案的作用。

資助檔案管理工作隊伍可結合學校的實際進行配備。按照資助工作的內容和特點，學校資助辦可設在政教處（學工科）或教務處（科），按照在校生人數配備 1 至 2 名資助業務工作人員。資助種類少、業務工作量小的，可由資助業務工作人員兼任資助檔案管理員，同時負責資助業務和資助檔案的初步整理工作，如普通中小學等；資助種類多、業務工作量大的，可專設 1 名資助檔案管理員，負責對資助檔案進行初步整理，協助資助業務工作人員和學校綜合檔案員的工作。

（二）加強資助檔案管理專業知識培訓。普及和強化資助檔案管理專業知識的有效方法是加強資助檔案管理專業知識培訓。通過培訓，增強資助檔案管理意識，強化資助檔案管理專業知識，提升資助檔案管理水平。

資助檔案管理專業知識培訓的最好方法是由上級檔案部門和資助業務部門聯合舉辦，如南寧市檔案局和南寧市中小學資助管理辦公室聯合舉辦，也可以由南寧市教育局主辦，邀請南寧市檔案局的專家做講座和指導。

培訓內容要以資助檔案管理專業知識為主，輔以資助業務知識。通過介紹資助業務知識，幫助檔案工作人員理清思路，理解領會資助檔案管理專業知識。培訓要把理論知識培訓和實地參觀交流結合在一起，每次培訓可安排一次優秀檔案館（室）的參觀交流，邀請優秀檔案館（室）的館員來進行交流，傳授經驗，以提高檔案工作人員的實踐操作水平。

培訓時間應保持每學年（年度）一次，這樣既能保證資助檔案管理專業知識隨時更新，又能解決資助檔案管理工作隊伍因更換人員引起的業務交接不到位問題。

（三）制定統一的資助檔案管理細則。具體如下：

1.確定收集范圍。學生資助有免學費、國家助學金、自治區政府教育獎學金、南寧市政府教育獎學金、大學新生資助、師范生生活補助等幾類，不同的資助形成的檔案材料不同。學生資助檔案的收集范圍應該根據資助種類確定，不同的資助項目確定不同的收集范圍。收集范圍主要有各項學生資助業務的政策文件、學生申請及各種證明材料、公示材料、審批文件、資助業務工作各環節的報表、賬冊等。

2.劃分保管期限。學生資助工作是國家“關注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一，涉及國家財政資金的使用和管理，因此，學生資助檔案的保管期限應設定為永久和 30 年兩種。在對資助檔案材料劃分保管期限的過程中，應結合學生資助工作的要求，根據資助工作環節來劃分。學生申請及各種證明材料、審批文件、各種報表、賬冊等重要的資助檔案劃分為永久；公示材料劃分為 30 年；上級下達的政策文件因是普發性文件，建議劃分為 30 年。

3.明確整理要求。學生資助檔案每學年（年度）移交一次，應在本學年（年度）結束后 3 個月內歸檔。

采用“學年度（年度）—資助業務種類”分類法進行分類、整理。每一類資助業務檔案的卷內文件按照“業務工作環節—材料形成時間”方式進行排序。

以件為單位進行整理，一份文件、材料為一件。每件檔案的裝訂順序、裝訂方法和要求與文書檔案相同：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；復文在前，來文在后；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前、復印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其他文種版本在后（特殊規定除外）。使用棉線裝訂，卷內材料裝訂時要去掉金屬物。采用“三孔一線”的裝訂方法。

編號方法與文書檔案相同。案卷內文件材料有書寫內容的頁面均應編制頁碼，以有效內容的頁面為一頁；已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。單面有內容的，頁號編寫在右下角；雙面有內容的，頁號編寫在正面的右下角和背面的左下角。

4.制定管理制度。建立健全學生資助檔案管理制度是學生資助檔案規范化管理的有效保障。在學生資助檔案管理工作中，我們應以《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》《南寧市中小學檔案實體分類辦法》《南寧市中小學檔案歸檔范圍與保管期限表》《南寧市中小學檔案整理辦法》以及《南寧市檔案管理辦法》等有關法律法規為依據，結合學生資助工作實際，制定適用的《資助檔案管理制度》《學生資助檔案立卷歸檔制度》《資助檔案保管制度》《資助檔案保密制度》《資助檔案查（借）閱管理制度》《資助檔案利用制度》《資助檔案銷毀鑒定制度》《資助檔案移交制度》等有效制度。

【參考文獻】

[1]吳春巖，籍芳芳.高校學生資助檔案立卷歸檔芻議[J].蘭臺世界，2015（35）

【基金項目】南寧市級課題“學生資助檔案規范化管理對策的研究——以南寧市中小學校為例”

（責編 劉 影）