提高高校基層教務干事管理工作效率的探討

張婭+張亞軍+汪曉男+謝秀紅

摘要：為了培養“知識、能力、人格”三位一體的創新型人才，提升學校教學教務工作水平和人才培養質量，高校學院基層教務管理隊伍建設和工作效率的提高須得到重視和改進。本文分析了當前在高校二級學院教務干事隊伍中存在的一些問題，從隊伍建設、自身認同、改革創新和激勵體制等五個方面探討了在新形勢和信息化背景下學院教務干事如何提高效率和加強同學生的溝通交流。

關鍵詞：工作效率；培養質量；教務管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）23-0011-02

一、引言

2015年10月，國務院正式印發了《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，對高校以及學科建設明確提出了“雙一流”的任務要求。2016年2月教育部印發《教育部2016年工作要點》的通知，要求加快世界一流大學和一流學科建設。在“雙一流”的重點任務中，有建設一流師資隊伍和培養拔尖創新人才這一點。除了擁有一支優秀的教學科研教師隊伍外，培養造就一支高效、高素質的管理隊伍，為教師和學生提供優質服務，也是學校綜合發展不可或缺的一個因素。因此，面對工業革命給高等教育帶來的新挑戰、創新人才需求給高等教育提出的新要求、以質量為核心的高教改革帶來的日趨嚴峻的競爭局面、招生改革新政下給高校帶來的招生就業壓力，為了培養具有社會責任感、較強創新能力和實踐能力的創新型人才，只有深化改革，努力提高教育教學和學校管理質量，才能實現有關的教育教學目標。教務管理工作是高校管理工作中直接面向學生的最基礎和核心的一線工作，隨著教育改革、招生人數增加、學生規模逐漸擴大，同時由于城市功能定位和學校的發展多校區出現導致學生分散，在這種新形勢和信息化背景下，基層教務干事如何提高效率和加強同學生的溝通交流，是有必要思考和探討的問題。

二、加強隊伍建設，提高整體素質

長期以來，由于對教務干事工作認識的不足，認為教務干事的工作簡單，只是一些一般性的事務性工作等，所以在教務干事的選用上要求不高，使得教務干事隊伍具有來源渠道龐雜、素質參差不齊、人員結構不合理、知識結構參差不齊等特點。實際上教務干事是直接面對學生的，負責學生的選課咨詢、轉專業和畢業審核等工作，需要了解整個專業的培養目標、培養計劃和課程設置等，并在學生需要時提供建議參考，同時教務干事一般也是學生學業指導中心的一員，因此，高素質的教務干事隊伍對學生的發展是有利、有幫助的。而“十二五”規劃以來，特別是黨的十八大以來，教育普及程度快速提高，人力資源開發邁上新臺階，隨著我國教育總體發展水平的提高，高校行政人員的受教育程度也將逐年提高，構建高素質的教務管理隊伍是切實可行的。以北京化工大學為例，教務干事隊伍中有多半以上具有研究生學歷，系統地學習過教育學、心理學和計算機等方面的知識。高素質的隊伍具有較強的協調組織溝通能力、文字與口頭表達能力、政策理解能力、計算機操作能力、信息處理能力、專業培養方案等理解能力，可為高校提高行政管理服務水平、培養高質量人才、實現學校目標奠定堅實的基礎。

三、加強自身認同，熟悉崗位職責

教務干事要負責學生的學業警示、學籍處理、畢業資格審核、學生注冊、學生證補辦、學籍卡成績單存檔等事情。既要跟學校教務處、學院領導有工作交集，又要面對學生的各種問題，同時還要跟學院老師打交道，工作非常繁雜辛苦，千頭萬緒。這些工作看著都是細小的事情，但是每一件卻是教學進程中不可缺少的，牽涉到學生的整個大學四年的學習生活以及教學正常進程。在很多人眼中，卻認為這些工作都是細小的事情，沒有什么技術含量，毫無精彩可言，是誰都可以干的。這些偏見也折射出教務干事的職務地位和社會地位不高，得不到重視，崗位低，待遇差，在職稱評定、職務晉升方面也面臨困難，工作被認同度不高，發展空間不大。因此，在崗位聘任中，應聘的人數也是很少，有的甚至無人應聘。這些反過來嚴重挫傷了教務干事隊伍的積極性，使得他們一有機會就毫不猶豫地轉到別的崗位，從而也造成了教務干事隊伍的不穩定，新來的教務干事也需要時間和過程去熟悉教務管理工作。教務隊伍的不穩定，勢必會對學校學院的正常教學秩序帶來一定的影響，造成管理工作的混亂和動蕩。事實上，教務干事的工作不僅僅是上傳下達，而是與學生有密切接觸，通過自身的工作可以幫助學生提升心理品質，端正學習態度，制定學習計劃，合理選課，避免臨近畢業出現學分不夠等問題。因此，教務干事在選擇這個崗位的時候，首先自身要有認同感，要認識到自身崗位的重要性，有較強的責任心。如果把這個崗位工作當螺絲釘的話，復雜的高校管理機構離不開許許多多螺絲釘的連接和固定，正是各個崗位的有機組合，才使得高校管理工作正常有序運行。在認同崗位的基礎上，干事要熟悉自己的崗位職責和教務管理制度，知道每一個教務管理事務的辦理流程，這樣在為學生辦理業務和提供咨詢的時候才能做到精準到位，保證學生大學四年平穩度過。

四、加強管理培訓，勇于改革創新

在高校的管理工作中，教學教務管理是與學生緊密聯系最多的工作，是高校管理中最基礎、也是最重要的環節，教務管理水平不僅體現著教務管理工作本身的效率，而且往往直接影響著高校的整體教學質量和管理水平。此外，事物都是在發展變化的，面對知識經濟日新月異的發展和教務管理工作的重要性，教務干事要具備終身化的持續學習能力，通過加強培訓，提高自身的素質能力和業務水平，增強管理人員的執行力和履職能力。學校通常會提供培訓機會，一般有面授學習培訓和在線學習培訓等方式。比如我校在線培訓中依托的高等教育管理干部培訓平臺，就有很多關于教學管理、學生管理和應急管理等方面豐富的培訓資料。教務干事人員要珍惜有關的培訓機會，積極參加學校組織的管理講座或研討會，多跟其他教務員交流，提高自己的工作能力，更好地為師生服務。隨著經濟的發展和高校大規模的擴招，高等教育已經從精英化教育轉向大眾化教育，教務干事面對的服務對象龐大。此外，很多大學都是多址辦學。面對人數眾多和跨區辦學的實際情況，如何保證教務管理的高效到位，如何提供優質服務，及時解決學生的問題就成為管理人員要思索的問題。在信息技術發達的今天，首先可以通過微信、qq等交流工具建立班干部、輔導員、教務教學管理人員等相關人員參與的溝通交流群，這樣可以突破時間、空間的限制，及時把有關政策通知傳達給學生，并同時對學生進行相關指導；此外，盡管學生手里都有學籍管理規定，但有些具體的流程，比如成績復議、休學等的辦理可能并不是很清楚，就會導致學生比較迷茫，要么拖著不辦理，要么往返很多次，為了避免出現這種情況，可以把學生在大學生活中可能碰見的一些辦理流程整理出來，存儲在學生自己的手機里或班級群的群文件中，這樣學生能夠做到心中有數，可以及時準確地解決自己面對的問題。總之，可以根據學校的具體情況和網絡信息技術，不斷創新自己的工作方式，以學生為中心，提高教務管理服務的效率和質量，高效做好自己的工作。